提升公文處理效率的 “四劑良方”

文/陳少文

隨著中央政治局改變工作作風“八項規定”的出臺，天津國華盤山發電有限責任公司對公文處理時效也作出了細致的規定。公司拓寬思路，集思廣益，開出提升效率的 “四劑良方”，收到了良好的效果。具體方法如下。

文書即時收文。1.電子公文：將Foxmail應用程序和系統內公文郵箱綁定，實現新郵件實時提示。公司文書在收取郵件一小時內完成登記目錄、系統內錄入、上傳、打印文件 （可有效核對文件內容和頁數是否存在問題）工作，并發送至總經理工作部 （負責文件處理的部門）經理擬辦。2.紙質公文：上級單位、各股東方、相關合作單位等寄送的信件 （紅頭文件、函）及傳真等紙質文件，經總經理工作部經理審核后需做收文處理的，由文書進行掃描后 （一般為TIF格式，需轉換為PDF格式，可減少文件在辦公系統中的占用空間）按電子文件流程進行。3.保密文件：可使用紙質公文處理單進行傳閱，傳閱流程如下：文書進行文件內容登記，并將文件附后，總經理工作部經理提出擬辦意見，文書依據擬辦意見請主管領導批示。主管領導批示后文書依據批示意見送相關部門進行傳閱。傳閱結束后文書將文件封存并交檔案室。

關注領導行程。文書收取文件后，依照部門職責分工先行發送至相關部門閱知，為文件辦理提供充裕的時間。密切關注領導在崗情況，及時提示在崗領導批示文件。公司領導出差一天即做授權委托。并要求公司領導利用手機遠程處理需要傳閱的文件，確保每份文件均在48小時內傳閱完畢。領導批辦件涉及多個部門且未明確主辦部門的，由批示領導分管部門負責對文件及時處理。對于緊急公文，主辦、會辦單位傳閱處理時間必須在文件內容要求的期限內完成。

在催辦和督辦領導批示和傳閱的環節，文書易產生畏難情緒，不敢也不好意思多次提示領導。建議總經理工作部經理在相關會議上對此項要求進行重申，獲得領導們的認可和重視，文書在日常工作中關注領導的狀態，利用手機信息、電話、內部騰訊通等方式委婉地進行提示，領導們都會積極配合做好此項工作。

建立公文督辦網、完善AB角授權管理。公司要求各部門經理每個工作日及時查閱OA公文流轉系統中的公文，并在規定時間內處理完畢。如確有必要將有關文件轉呈部門主管等人員，需在部門會議上及時告知。要求每個部門指定一名兼職公文督辦人員，負責督辦本部門公文業務。兼職督辦員在公司文書的提示下，督促部門人員在48小時內完成文件傳閱，并按照規范格式在辦件中填寫意見，確保每一份需辦理的文件在規定時間內優質完成。內部各層級人員離開本崗位8個工作小時以上即進行AB角授權，確保文件處理工作連貫不脫節，AB角責權清晰。

納入公司月度績效管理。將公文處理納入公司月度績效評價指標，對公文時限、辦理規范、文件流程、外出會議重要文件資料歸檔等內容進行量化管理。評價要求：1.公文傳閱——OA公文流轉系統中經文書分發流轉至部門的待辦文件，所有涉及的人員處理時間均不得超過48小時。2.公文辦理——OA公文流轉系統中需要辦理的文件，主辦部門人員需在規定的時間內提前上報文件中要求的各類信息 （如總結、報表、回執等），并在填寫辦理意見時將處理結果清楚說明，如 “已于×月×日將××上報至××公司”。示范：《冬春季節防火工作總結》已于×月×日上報至××××××處。3.發文程序——遇到緊急情況需公司領導直接進行紙質簽發的文件，擬辦部門人員兩個工作日內在OA公文流轉系統中補辦程序完畢；4.會議資料歸檔——公司員工參加上級機關或相關機構會議期間收到的公文（包括正式紅頭文件和重要材料），需在3個工作日內交總經理工作部文書處歸檔。績效管理強化了各部門人員對公文處理工作的重視程度，為提高公文處理時效奠定了堅實的基礎。