城鄉(xiāng)居民社保檔案的作用及管理問題

文/寶杭

近些年，我國經濟發(fā)展迅速，老百姓的生活水平大大提高，人們對生活的質量有了更多更高的要求。隨著我國老齡化社會的到來，社會養(yǎng)老已經成為重大的社會難題。對于城鄉(xiāng)居民來說，社會養(yǎng)老保險工作也成為他們養(yǎng)老的重要保障。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險的檔案管理工作重如泰山，這關系到老百姓的切身利益，必須做好相關的檔案管理工作。

一、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案的構成與特征分析

我國近些年社會保險事業(yè)飛速發(fā)展，所謂的城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案是指城鄉(xiāng)居民在辦理養(yǎng)老保險的過程中，形成的有關文字資料，圖表聲像等信息，這些信息中包含了他們的個人信息和社會保險的相關內容，具有真實性、復雜性和易露性的特點。城鄉(xiāng)居民的社會養(yǎng)老保險檔案是居民養(yǎng)老保險的憑證，具有一定的法律效力。養(yǎng)老保險的檔案是對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險的全過程監(jiān)控和記錄，具有指導作用、監(jiān)督作用和維權作用。城鄉(xiāng)居民的社會養(yǎng)老保險檔案管理具有以下特征：

（一）涉及的內容較為廣泛。城鄉(xiāng)居民的社會養(yǎng)老保險管理與城鄉(xiāng)居民個人、家庭、社會保險的辦理機構及政府的財務管理部門都有著直接的關系，凡是與居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務相關的資料、數(shù)據、文件等都歸為檔案管理的范疇。

（二）管理信息化要求較高。隨著我國行政體制改革的深入，高效的做事效率已經成為政府的必然要求。目前網絡技術和計算機技術的普及和發(fā)展，要求社會養(yǎng)老保險的業(yè)務處理要高效化、科學化和規(guī)范化，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的高度信息化建設已經成為現(xiàn)代社會的題中之義。

（三）存儲和保存的期限較長。城鄉(xiāng)居民的社會養(yǎng)老保險業(yè)務一般是一個持續(xù)的過程，只要居民存在養(yǎng)老保險的業(yè)務辦理，就會有相關信息的保留和存儲，這些就是檔案管理的內容。參保居民只要沒有停止養(yǎng)老保險的辦理，那對相關信息的采集、數(shù)據的存儲都要繼續(xù)，所以養(yǎng)老保險檔案的管理工作是一個時間跨度很大，保存期限很長的工作過程。

（四）安全系數(shù)要求很高。城鄉(xiāng)居民的社會養(yǎng)老保險工作，內容繁雜，需要記錄的信息很多，這些信息對居民的切身利益有著極大的影響。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案的形式有紙質的，也有電子版式的，有些檔案記錄具有唯一性和不可替代性，比如個人手冊等，有些檔案具有隱私性，這些都要求在居民的檔案管理上要做到高精準，重安全，確保檔案安全妥善管理，嚴禁信息的外漏、篡改等其它威脅檔案安全管理的情況發(fā)生。

二、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的作用

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案是開展養(yǎng)老保險管理工作的重要依據，具有一定的法律效力，是處理養(yǎng)老保險工作的憑證，同時也是城鄉(xiāng)居民維護自身合法權利的有力證據；養(yǎng)老保險檔案管理工作是養(yǎng)老保險工作和服務的延伸，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的好壞影響著養(yǎng)老保險的辦事效率和服務水平，具有隱性的價值和意義；具有統(tǒng)籌全局，提高統(tǒng)籌層次的作用，由于以往的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度不完善，工作體系不健全，導致區(qū)域化差異較大，居民社會養(yǎng)老保險的信息不暢，資源封閉性嚴重，而養(yǎng)老保險檔案的建議可以大大促進信息共享，提高統(tǒng)籌的層次和服務的水平；城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案的管理可以大大促進社保工作檔案的信息化，是整合社保檔案的必要條件，我國養(yǎng)老保險的層次較多，內容不一，管理部門也是不一樣，要想優(yōu)化我國的社保系統(tǒng)，建立標準化、規(guī)范化的社保體系，提高檔案的管理水準已經是我國居民養(yǎng)老保險工作的需要和要求。

三、優(yōu)化城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的策略探究

（一）提高檔案管理意識，強化檔案基礎管理。就目前來說，雖然我國對社會保險的管理水平有了很大的提高，但是人們對社會保險的認識還不到位，在從業(yè)人員中，消極怠工現(xiàn)象時存在，對檔案管理的意識還沒有提升到與社會保險發(fā)展所適應的程度。現(xiàn)在的從業(yè)人員，對檔案管理工作不認真，認為檔案管理不重要，這些思想對其工作質量有著巨大的阻礙作用，導致檔案管理工作雜亂無章，沒有發(fā)揮檔案在社會養(yǎng)老保險中應有的作用，嚴重損害了老百姓的利益。為此，必須提高從業(yè)人員的思想意識，提高對檔案管理工作的認識，強化思想教育，讓其重視檔案管理工作。

（二）對檔案科學分類，進行有序整理。對于城鄉(xiāng)居民的社會保險工作來說，工作難度較大，內容較多。為此，要想優(yōu)化檔案管理工作，就必須分門別類，把養(yǎng)老保險的檔案進行有差異的歸檔，并有序地整理和管理。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理分類對檔案管理的重要內容和程序，對這個檔案管理來說起著主導作用。對于檔案的分類，必須有一定的科學依據和分類標準，做到繁而不亂，井然有序。一般來說，對于政策性文件檔案的管理，一般都是按照文件的出處、類型、文號及時間來分類歸檔；對于經辦機構在養(yǎng)老保險的記錄管理中，可以按照部門、時間等要素進行分類；對于城鄉(xiāng)居民個人來說，比如保險手冊、賬戶等情況就行分類；對這些檔案的整理必須有序進行，不可雜亂無章。對于檔案的有序整理，需要做到編號使用的科學性和規(guī)范性，把握保險業(yè)務發(fā)展的規(guī)律，另外還要做好動態(tài)管理，做好常態(tài)下的工作。

（三）完善檔案管理制度建設，提高從業(yè)人員素質。對于檔案管理來說，需要一定的制度支撐，對于城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理也是如此，需要規(guī)范檔案管理的流程，明確從業(yè)人員的職責，對養(yǎng)老保險的檔案建立、查閱、維護、保存等都要實現(xiàn)制度化的管理規(guī)范。對于紙質的檔案要排列有序，做好保存和維護工作，對于極為重要的檔案資料還要備份，對于電子版的檔案要注意網絡安全。對于從業(yè)人員，要求掌握基本的檔案備份、記錄、查閱、保存等知識，要維護好檔案資料，確保檔案管理的安全性。檔案從業(yè)人員要提高自身工作的積極性和主動性，認真履行職責，做好本職工作。

（四）與時俱進，實現(xiàn)檔案管理的信息化。隨著社會的發(fā)展及計算機技術的普及，為了滿足城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險工作的需要，提高自身工作水平，借助科學技術實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化和網絡化已經成為大勢所趨。檔案信息化的建設需要提高從業(yè)人員的素質，還要采取高端的硬件設備，借助檔案的數(shù)字化和網絡化，實現(xiàn)檔案的大儲存、易檢索、快傳輸、高安全和群共享，這樣會極大地促進我國城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的健康發(fā)展。