對企業檔案開發與利用的幾點認識

文/安惠敏

充分發揮企業檔案資源的優勢，根本目的就是實現企業檔案的開發和利用，充分發揮企業檔案的作用，使檔案造福于人類，推動社會全面進步。因此，對企業檔案開發利用價值的研究，一直是檔案界研究的重要課題。全面、深刻地認識這個問題對檔案學理論研究和檔案工作實踐都有十分重要的意義。

一、檔案的保護與開發

檔案是人類歷史上傳承至今具有重要歷史價值、藝術價值、科學價值、文化價值的記錄。面對巨大的文化財富，從不同的角度看，往往會有不同的認識。站在檔案工作者的角度上看，檔案是文化的傳承與延續，妥善地保護檔案對于客觀認識歷史、開展宣傳教育等方面都有著重要的意義。由于檔案的歷史性、時代性，同時又由于檔案具有特殊性，也使其在歷史變革與時代沖擊時更容易遺失。對它的保護才顯得更加的急需和緊迫。

企業檔案是前人留給今人和后人的一份寶貴財富，在企業檔案的保護過程中，應當鼓勵各方對檔案活用，多手段全方位地開發檔案的實證價值和情報價值，使檔案在回顧歷史、提供證據等方面發揮應有的作用。合理的開發會促進企業檔案事業的傳承發展。

二、企業檔案開發利用價值必要性的認識

我國檔案界在檔案利用價值方面的認識在不斷提高，并逐步在一些基本方面取得了與美國檔案學家謝倫伯格達成共識，特別是對檔案憑證價值的認識基本一致，至于檔案還有哪些價值，如何認識，還有不同看法，如一部分同志認為：檔案還有借鑒參考價值。還有一部分同志認為：檔案還有信息價值或稱情報價值。我認為，無論檔案是信息價值，還是參考價值都是指檔案給人們提供了認識和處理問題的信息，供人們認識和處理問題時借鑒參考。這個價值是客觀存在的，因為檔案為人們提供了可供借鑒參考的檔案信息或情報，產生了指導工作的依據和借鑒參考的作用。另外，檔案還有幫助記憶的價值，檔案作為人們進行各種社會實踐活動的原始歷史記錄，是人們進行社會實踐活動時直接形成，反映大腦意識活動和由意識的支配而產生的社會實踐活動的真實記錄。

三、企業檔案開發利用的性質、特點

企業檔案開發利用的性質特點，是檔案利用價值區別于其他事物的性質方面的特點，對于這個問題，檔案開發利用價值的性質特點有以下幾個方面：客觀性、真實性、準確性、可變性和廣泛的社會性。

企業檔案開發利用價值的客觀性。首先，檔案開發利用價值是客觀存在的、真實的，這是被無數事實證明的。它不僅可以被識記、保留，而且可以被再現。又如檔案的憑證價值，也是客觀存在的，真實的，因為檔案是人們進行社會活動中直接形成的原始記錄和第一手材料，保留著原載體和事跡。又如借鑒、參考價值，也是客觀存在的，因為檔案真實地記錄和反映了人們進行各種活動的經驗教訓和教學技術知識，可為別人借鑒參考，所以檔案的開發利用價值是客觀存在的、真實的。其次，檔案價值的客觀性，真實性也是建立在檔案材料客觀存在的真實性基礎上的，因為檔案材料作為辦事工具，是當時因辦事的需要而產生的，是直接記錄事物的原始材料，保留有原跡，當然是真實可靠的，客觀存在的。

所以，企業檔案開發利用價值的客觀性、真實性、準確性就是指檔案價值是客觀存在的、真實的，準確的。存在這一價值的基礎是檔案記錄，反映的事實和記錄反映事實的檔案材料都是客觀存在的，真實的。檔案材料和檔案記錄事物的客觀性和真實性，決定了檔案利用價值的客觀性、真實性、準確性。認識檔案開發利用價值的客觀性、真實性、準確性有十分重要的意義。對于利用者來說，可以提高對檔案利用價值重要性的認識，增強對企業檔案利用價值的信任，及對檔案的依賴作用。

其次，對企業檔案工作者而言，可以增強自己的職業責任感，千方百計地維護檔案原件、原跡的長期存在，不受損失，不做有害于檔案原材料的事；不能任意篡改檔案；不能以假亂真。將真實、準確的檔案材料嚴密保存，用可靠、科學、真實的記錄留給人們今后借鑒。

四、實現企業檔案開發與利用

企業檔案的開發和利用是檔案工作的重要價值所在。利用者在查詢信息時主要追求對特定信息需求的滿足，并不在意這些資源的類型、利用方式和保管地點等，對他們而言，資源內容的豐富性、可用性、全面性、系統性和易用性是最重要的。因此，在檔案信息資源開發利用中，我們應堅持傳統開發方式與現代化開發方式相結合，堅持獨立開發與合作開發相結合。只有走多元化、多層次、多模式檔案信息資源開發道路，才能提高信息資源開發的深度和廣度，為用戶提供豐富、全面、系統、易用的信息。

傳統開發方式與現代化開發方式相結合。傳統開發方式如編研檔案、舉辦檔案展覽等至今仍可沿用，仍會有不錯的開發利用效果。與此同時，為適應現代信息技術和檔案信息化建設的發展，必須利用現代化開發方式對館藏檔案信息資源進行數字化，并與電子文件檔案信息資源整合，提高檔案信息資源開發的深度和廣度，推出利用者歡迎的種類多樣的數字檔案信息資源。通過完善檔案門戶網站，建立各類專題檔案信息資源數據庫和個性化、功能完善的檔案信息查詢服務系統等，使檔案信息資源能夠突破時空的限制，在更廣泛的范圍內以多種形式提供給利用者利用，滿足各類利用者的需求，以取得更好的開發利用效果。

加強檔案館與這些信息資源機構的溝通與聯動，突破信息資源機構界限，既可以在更大程度上集中相同主題的信息資源實現專題信息資源的聯合開發，又能促進不同主題的互補信息資源的聯合開發。檔案館與圖書館、博物館、科技信息研究所等信息資源機構合作開發信息資源最重大的意義在于能夠實現全社會信息資源的整合、共建和共享。發揮信息資源的整體優勢，最大限度地滿足各方面利用者的多元化信息需求。

五、檔案在開發利用中的保密與公開度

盡管我國開放檔案政策已施行多年，已經有大量的檔案信息資源通過開放提供給公眾利用，但如今檔案信息資源的開放程度仍然很低。大量可公開的檔案信息資源由于種種原因未能開放供公眾利用。

企業檔案作為重要的信息源之一，在經濟社會發展中起著重要的作用，在我國的現代化建設事業中是不可或缺的。本質上，企業檔案不僅是記載歷史發展軌跡的真實原始資料，也是詳實地反映政府或不同機構工作概況的最原始的記錄，是不可再生的珍貴文獻資源和極為重要的信息源。由于檔案既記載著大量事關國家安全和發展的秘密信息、不同機構和部門的商業秘密或其他方面的核心秘密，以及大量的個人性、私密性的信息，同時蘊含著政府部門或相關機構在經濟與社會管理、公共服務及處理不同業務工作中產生的許多非秘密的信息。一直以來，在檔案的保密、公開及利用上，往往是寧緊勿松。即保密有余而公開不足，因而產生了檔案管理過度的現象，使檔案在我國的經濟社會發展中失去了其應有的作用。為了規范不同信息的保密與公開問題，我國先后制定了 《保密法》《檔案法》《專利法》《反不正當競爭法》《政府信息公開條例》和 《個人信息保密法》等法規，就是從法規層面上對檔案及其他信息的保密與公開作出了解釋和規定，有利于保證各類信息的安全及其公開利用。

企業檔案對于人類有著重要的利用價值，是人類寶貴的文化財富，企業檔案不僅可以幫助企業記憶，還可以作為處理問題的憑證和分析、認識、解決問題的借鑒參考，檔案不僅對形成者有用，對其他人也有用，有廣泛的社會性。我們必須從理論上認清這些問題，以便掌握其特點和規律，只有掌握企業檔案開發利用的特點和規律，才能充分開發利用企業檔案資源，更好地為企業經濟建設服務。