簡論水利管理單位檔案信息資源存在的問題及解決對策

文/新疆伊犁州喀什河流域管理處 史開英

水利工程檔案是水利工程建設真實的歷史記錄，是水利建設和工程管理的重要信息資源，它來源于工程建設全過程，不僅真實反映了整個水利工程建設的全部過程，對于水利建設工程的質量評定、事故分析、管理維護以及投入使用后發揮更大的經濟效益和社會效益都具有重要作用。隨著信息技術的大力發展，人們對檔案管理工作提出了更高的要求，實現水利管理單位檔案信息化管理是當前水利工作的迫切要求。

一、水利檔案信息化建設中存在的主要問題

我們應該清醒的看到，檔案信息化建設畢竟是新生事物；在檔案信息化建設的進程中，難免會出現許多困難與難于解決或未解決的問題，給傳統檔案管理帶來了不少的沖擊與挑戰，這就需要我們認真分析這些問題。

（一）檔案信息化建設程度不高

當前，全國各地檔案信息化建設程度不同，作為祖國西部邊陲的伊犁也只是處于起步階段，還沒有建立檔案信息資源共享的平臺，檔案信息化建設程度不高，主要問題有以下幾個方面:一是資金問題；加快檔案數字化建設，制約的瓶頸是資金和人才，要搞信息化，就需要配備大量的設備，開通內部局域網，連接外部互聯網，進行信息安全防護等等，都需要較大的資金投入；二是網絡技術問題；三是網絡安全性問題；四是檔案信息平臺建設能否實現資源共享的問題；五是檔案開放與保密性的問題。

（二）信息檔案管理的規范程度不高

當前，水利管理單位多數存在檔案管理規范程度不高的問題，這些不規范之處通常體現在檔案收集不齊全、檔案分類不科學、卷宗組卷不合理、文件檔號和卷宗案卷名稱不規范、備考信息不完整等等，嚴重影響了檔案信息日后的開發利用。

同時，檔案檢索效率不高也是普遍存在的主要問題。目前，水利管理單位檔案管理大多采用人工檢索的方法，電子檢索使用率不高；雖然部分檔案管理人員經過多年的工作實踐研制出不少的檢索工具，但在實際操作中并不真正使用，難以發揮檢索工具的作用，造成了不必要的浪費。

（三）檔案人員業務素質不高

當今，水利管理單位中，檔案管理人員多數還存在學歷偏低、知識面窄、進修機會少、缺乏系統檔案知識培訓。盡管有個別水利管理單位企業引進現代化設備，也仍然難以發揮最大作用，檔案管理信息化就更談不上了。

二、加快水利管理單位檔案信息化建設的對策

檔案信息化是檔案工作順應時代和社會發展要求，謀求檔案事業自身發展的本質需要，其根本目的就是“實現檔案信息資源共享、提高檔案信息利用服務水平”。這與檔案工作中落實科學發展觀、為發展經濟、構建和諧社會服務的要求是一致的。

筆者認為，加快水利管理單位檔案信息化建設需要從以下幾點入手。

（一）注重水利檔案的信息化、規范化、標準化管理

水利檔案信息化的發展及應用離不開相關標準規范的支持，必須注重對檔案信息化的標準化管理。針對檔案所有信息資源，在實施整理、鑒定、復制、調閱等相關操作時，必須嚴格遵循相關的管理制度，對檔案資源進行有效的管理。

水利檔案管理工作中，如何有效利用計算機來實現檔案信息化管理是核心與重點環節，要將水利檔案管理業務標準化作為計算機高效率的基本依據；同時，制定并實施具體的水利檔案信息化標準規范，是符合檔案信息化管理工作的需求。在實際操作過程中，要根據本單位的實際情況，制定出相應的檔案信息資源管理辦法，將數據格式標準、信息輸出標準、數據交換標準等作為管理依據，加強對電子文檔的歸檔管理。

（二）注重對水利檔案信息化安全管理

確保檔案資源的安全性是檔案信息化管理中的一個重要環節。為了保障相關管理系統以及檔案資料的安全性及穩定性，一定要在制度層面加以完善。一方面，要制定出切實有效的管理制度，實施檔案信息安全責任制度，增強檔案人員的責任意識，使其能認真遵守崗位職責，按制度辦事；另一方面，結合本單位實際，制定出詳細的應急預案。

同時，還應該注重系統安全管理，從機房管理、軟件管理、規范操作、監督監管等多方面抓起，采用先進的技術方式來確保水利檔案信息的安全性。通過構建水利檔案部門網絡安全保障系統，利用分層權限控制的措施，并實施一定的安全防范對策，進一步加強對電腦、網絡硬件設備及軟件系統的管理。

（三）分步推進信息檔案網絡化管理

在《全國檔案事業發展“十五”計劃》推出總體規劃的前提下，堅持從實際出發，制定符合要求的水利管理單位分期方案，構建完善的系統平臺，并規范管理模式，逐步實現水利管理單位內部自動化辦公。同時，要長期堅持這個過程，進一步積累信息檔案數據。

只有從實際出發，根據水利管理單位現有的資源并加以充分利用，明確階段性的目標，并通過現在水利管理單位檔案信息化的現狀，做到分步推進，最終才能實現水利檔案信息化管理。

（四）加強技能培訓，提升水利管理單位管理人員的綜合素質

人才是檔案信息化建設的關鍵，檔案數字化需要既懂檔案專業知識面、又懂信息技術的復合型人才。應該立足檔案工作發展的需要進行檔案人才結構的合理配置，把具有現代科技知識的人才吸納進來，同時要強化對現有人員的業務培訓。

水利管理單位在選配相關管理人員時，要立足于“人人皆才”、“人人皆可才”的觀念，把熱愛檔案工作、理解檔案工作重要性、有較強的工作責任心、能在實踐中與時俱進，不斷提高檔案管理水平的專業人員充實到檔案管理崗位上，這樣才能切實把檔案管好，使之更好地服務于水利檔案信息化建設工作。

[1]陳麗杰.淺談檔案信息化建設[J].華章,2011(15):254.

[2]張華,袁雄軍.加強檔案信息化建設[J].辦公自動化,2011(16):23-24.

[3]劉倩.淺談實現事業單位檔案信息化管理[J].東方企業文化,2012,(17).

[4]母曉琳.淺談新形勢下的檔案管理[J].科技創新與應用,2012,(29).