檔案管理工作中的保密與利用

文/淄博市衛生人才交流服務中心 李曉琳

一、檔案的管理和保密

（一）從硬件保管條件上確保檔案的安全

應建有專門的檔案庫房，檔案庫房管理是檔案保密的重點。做好“防盜、防火、防光、防蛀、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體”九防工作，并配備九防等基本設施，存放檔案必須配置鐵質檔案櫥，定期做好技術管理，對運行失靈、過期失效的設備應及時報告、及時維修、及時更換。制定嚴格的檔案管理制度，檔案庫由專人負責管理,做到檔案庫房、辦公室、閱檔室“三室分開”，出入檔案庫房必須兩人以上，無關人員一律不得進入檔案庫房。檔案庫房專房專用，不得在室內辦公和堆放雜物。檔案庫房內檔案的存放位置要科學、條理，便于查找。嚴格、科學的管理檔案庫房是維護檔案安全、做好檔案保密工作的基礎條件。

（二）高素質的檔案管理人員

檔案管理人員必須遵守黨和國家各項保密制度，樹立高度的保密觀念。檔案管理人員應具有高度的責任心、事業心強，保密意識強,工作作風必須特別嚴謹。加強檔案管理人員素質建設。一是具備良好的思想道德素質。要有高度的責任心、強烈的事業心,熱愛檔案和檔案事業。二是重視本職業務，不斷提高業務素質。熟悉檔案業務知識，熟悉所保管的檔案,熟悉檔案法規。檔案管理人員不僅需要掌握檔案學理論知識,還要熟悉與掌握同檔案工作相關的理論、文化知識。要保持高度警惕性，及時檢查并堵塞保密工作中的漏洞，嚴防失、泄密事件發生。三是加強文化修養、提高文化素質。不僅具有較高的文化知識，能總結和分析工作中的經驗與問題。此外,還要有敏銳的工作能力和觀察能力。同時,還要培養檔案管理人員的服務意識,提高服務質量。

（三）加強檔案日常管理

嚴格按相應的規定辦理檔案的查閱、借用、轉入、轉出等手續。認真履行簽字登記手續,必須經分管負責領導審批,任何人無權擅自查借閱、轉出人事檔案。查閱檔案應在閱檔室。查閱時禁止吸煙，要愛護檔案，嚴禁在檔案資料上劃線、打勾、作記號、折角，嚴禁涂改和拆撕檔案。檔案利用完畢后應及時核對、檢查,發現問題,應及時查清原因,及時補救。

二、檔案的保密與利用

（一）安全監督檔案是檔案利用過程中的一項必要措施

做好檔案利用中的監督工作，安全監督能及時發現并有效地糾正、制止檔案利用過程中不利于檔案安全的各種不良行為。從而做到既能有效地利用檔案,又能充分保證檔案的完整與安全。嚴格執行制度，加強制度建設是做好檔案管理工作的重要環節。檔案利用規章制度包括檔案查閱制度、檔案借用制度、檔案復制制度等。各項檔案利用規章制度的內容應簡明、嚴密、易于執行 ,并不斷在實踐中認真總結充實和完善。

（二）采取有效的檔案安全監督措施

檔案安全管理工作遵循嚴格管理、預防為主、防治結合、確保安全的原則。在檔案的利用過程中,要根據不同利用對象的不同目的,加強重點監護,做好利用監督。要防止利用者隨意抽取、偷盜、涂改、消毀、偽造檔案內容。在利用者用完檔案離開之前,認真細致的檢查翻閱被利用過的檔案,發現問題及時解決。

三、正確處理好人事檔案的保密與利用

檔案利用是檔案利用者通過檔案利用工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。檔案利用是檔案整個過程中最終環節。檔案工作人員，為檔案所做的一切努力，包括檔案安全保密最終目標就是能服務于現代化建設，服務于國家、服務于人民群眾。檔案利用近幾年來為社會發展、人民群眾的根本利益做出了重要的貢獻。檔案利用已經從冷門行業，逐漸成為現代化建設不可或缺的力量。

保密是檔案工作者必須遵守的職責。不對外泄露檔案信息，嚴格做好檔案保密工作,才能保證檔案的安全。檔案管理人員十分重視檔案的保密。受傳統的保密觀念影響,在日常的工作中,檔案工作普遍存在著重保密輕利用，利用不足的現象。檔案需要開放利用,充分發揮其服務功能。利用必須是在保密基礎上的利用。這就要求檔案工作既要認識到保密的重要性，又要使檔案在一定范圍限制內合理地發揮自身價值,使檔案資源得到充分利用。所以,保密與利用兩者都十分重要,正確處理好兩者關系，決不可偏頗。