淺談電子校務背景下的高校檔案管理

文/江蘇農林職業技術學院 陸帥帥

一、高校檔案管理在電子校務發展背景下所存在的問題

（一）檔案信息資源缺乏共享

我國從上個世紀八十年代就開始推行計算機的運用，高校各個部門也都開始按照本校實際的需求在校內建立起了信息系統。高校各個部門也都根據各自職能以及工作的重點，選擇了不同的計算機技術以及相關的數據庫，這樣一來就造成很多職能部門是并行的，所建立的數據庫也都存在著很多的重復，各個部門之間的協調工作沒有得到很好的開展，這樣讓高校各個部門變成了單獨存在的個體，之間沒有信息的溝通，資源也得不到共享，這已經嚴重限制了高校電子校務的統一規劃和發展。

（二）檔案信息化落后于電子校務發展

高校要想發展電子校務，實現校務的公開，那就需要建立起更高水平的檔案管理，實現檔案信息化。檔案信息化主要包括了檔案目錄信息的數字化以及檔案全文信息數字化兩個方面的內容。從實行檔案信息化開始就一直都只是在進行檔案目錄信息的數字化，只是簡單的講檔案的目錄信息錄入到計算機內，檔案使用者只能夠進行簡單的目錄檢索，高校對于檔案全文信息的數字化還都比較落后，檔案信息與實體是分開的，這不僅不能夠遵循高校電子校務發展戰略，更會對高校信息化進程造成嚴重的制約。

（三）檔案安全問題過于明顯

高校發展電子校務，加強了學校檔案部門與其他部門以及社會外界的聯系，檔案部門的工作效率也得到了提高，可是這也將給高校檔案管理帶來嚴重的安全威脅。在網絡這種大的背景下，計算機操作系統、硬件設備以及網絡黑客等等因素都將會造成檔案信息安全缺失，發生嚴重的泄露事件。所以，高校的檔案部門一定要能夠在積極利用檔案的同時，注重網絡安全問題，避免發生檔案泄露，保證檔案原件的安全。

（四）電子檔案文件管理缺失

高校的檔案能夠將學校每項工作的歷史情況展現出來，可以說是學校職工勞動與智慧成果。高校實行電子校務系統，已經能夠進行電子化的文化處理，可是對于電子文件的歸檔以及保管問題卻逐步產生。目前，在高校檔案室所保存的只是一小部分的電子檔案文件，還有一大部分的文件都還存留在各個部門中，這嚴重制約了電子檔案信息的整合。高校應該要加快電子檔案管理，跟上學校電子校務發展的腳步。

三、高校檔案管理與電子校務相協調的發展策略

（一）加強信息資源共享

檔案系統的數據只要是來自不同業務子系統，包括學生業務、人事業務、科研業務、教學業務、電子公務業務等等，這些業務信息目前還都是各個部門分別管理，信息資源無法得到溝通，針對此，高校應該要實現資源共享，尤其是對于校園電子公務與檔案之間的對接，這應該是實現資源共享內容中的重點。高校應該要不斷推出能夠適應電子校務發展的資源共享方案，要能夠建立起健全的辦公自動化、檔案服務以及公文流轉等等系統，讓檔案的管理能夠與文件的管理進行對接，數據也都能夠進行轉換，逐步實現信息資源的共享，這將是許多高校檔案檔案工作的重點。

（二）加強檔案信息化建設

目前，很多高校的檔案還都是紙質的檔案，只有很少的文件采用了數字化的記錄方式，雖然紙質檔案管理流程已經相對完全，可是這種紙質檔案管理的手段與方法已經不再適應教育發展需求以及網絡信息化的步伐。高校必須要全面開展檔案信息化建設，要能夠將檔案的實體與信息進行分離，讓檔案管理朝著數字化、信息化發展。這不僅能夠將高校的檔案信息資源變的豐富和完備，還能夠提升檔案信息服務的深度，達到進一步優化高校檔案館藏結構的目的、可是檔案信息種類繁多，不同的信息也具有不同的價值，開發利用的時限以及保密程度都存在不同，再加上檔案數字化成本過高，所以高校檔案管理人員應該要選擇社會需求大，價值高的檔案信息進行數字化，建立起高質量的檔案信息數據庫。

（三）增強檔案安全防御能力

增強高校檔案的安全，一方面要加強技術的保障，從技術上來消除檔案管理中存在的隱患。這主要是通過權限的設置、個人身份的鑒別以及防火墻、數據庫備份等等措施，建立起防范系統；另一方面主要是通過制定嚴格地檔案管理制度。由于目前很多高校的檔案業務繁雜而且量多，并且都是有兼職人員進行負責，這樣一來就必須在整個工作的過程中建立起嚴格的適用于多個用戶的網絡版管理系統，要以嚴格地程序以及制度來確保檔案信息的安全。

（四）增加電子文件的前端管理

文件從形成到保存再到銷毀，這是一個完整的過程。高校在對電子文件進行管理時，一定要從前端控制入手，可也就是檔案文件的生成階段，在這一階段內，檔案管理人員就可以將一部分重要的檔案從高校各個部門進行匯總，整理，進行歸檔和保存，將可以在文件形成階段就能夠實現的管理功能實現，這樣就可以保證電子文件的真實性、完整性以及安全性，檔案管理的功能和質量也都能夠得到提升。

[1]侯英杰.電子校務背景下高校檔案管理的發展思路[J].蘭臺世界,2010,(02):52-53.