事業電子文檔管理的現狀、特點及相關建議

文/廣州市纖維產品檢測院 陳麗明

電子文檔是以計算機光盤、磁盤或者盤片等化學次新材料作為記錄載體的一種文字材料，其形式包括了電子報表、電子信件、電子文書、電子圖紙等。與紙質文檔比起來，電子文檔具有形式多、體積小、容量大、便于復制和共享的優點。隨著現代網絡技術和信息技術的高速發展，計算機記錄的方式逐漸取代了紙筆記錄，而對于各事業單位在進行事業活動的過程當中產生的許許多多的電子文檔，要如何進行規范、有序、安全的管理，則是相關工作者要努力去思考、去探索的課題。

一、事業電子文檔管理的現狀

近幾年來，電子文檔的數量在飛速增長，各種信息資源也在與日俱增。而檔案信息化建設的發展速度滯緩，跟不上文檔數量增長的腳步，對電子文檔歸檔時間、歸檔制度和歸檔范圍的管理又缺乏規范性，再加上電子文檔自身存在著對硬件條件和外部環境的高度依賴的局限性等問題，導致目前事業電子文檔管理的矛盾日益突出。文檔管理的混亂，使得文檔的查找和保存工作的變得更加困難，同時也增加了電子文檔管理的復雜性。因此，對于當下事業電子文檔管理的緊要任務，是要解決文檔管理的規范性、安全性、開放性和真實性等問題。

二、事業電子文檔管理的特點

在當前辦公自動化的條件下，事業電子文檔的管理也表現出一些新的特點：

（一）文檔管理的自動化

電子文檔的管理主要通過各種辦公軟件和計算機以及網絡技術來完成，通過網絡辦公平臺來進行文件的起草、成文、審核、簽發、利用、立卷歸檔以及文件內容的電子化等管理，實現了電子文檔管理流轉程序和過程的自動化。

（二）文檔保存的數碼化

文檔保存的數碼化是指利用計算機以及網絡技術，將文字和圖形信息按一定格式轉換成符號或者數碼，再利用相應的軟硬件來進行識別、利用和傳輸。電子文檔保存的數碼化為檔案資料的保存節省了大量的資源和儲存空間。

（三）文檔傳輸的網絡化

文檔傳輸的網絡化是通過計算機和網絡將電子文檔存放在網絡辦公平臺上，便于電子文檔的快捷傳輸，也利于檔案以及文書的統籌規劃，從而實現電子文檔的科學管理和利用。

（四）文檔形式的公開化

檔案管理的工作人員利用網絡技術來對文件處理的流程進行監控，從而實現文檔流程的公開化。例如檔案管理工作人員可以利用網絡辦公平臺來對文件數據進行鑒別和歸類，這樣不僅便于各部門對文檔的整理和立卷歸檔，也利于對其歸檔工作進行跟蹤和指導，從而提高文檔處理的質量和效率。

三、事業電子文檔管理的建議

電子文檔的管理是一項復雜的系統工程，必須要加強歸檔程序的規范化的以及制定統一的管理標準，以實現對電子文檔管理、運作的同步化，通過加強管理技術，健全管理制度、落實管理責任，從而提高電子文檔管理的質量和效率。

（一）制定統一的管理標準

比起紙質文檔，電子文檔的載體形式以及記錄格式都明顯不同，因此在管理和處理的方法上也完全不同。但可以參照一些已經成形的紙質文檔管理方法，然后再根據電子文檔的實際情況和特點來制定適合的管理標準。電子文檔的管理應涉及到文檔的收集、命名、登記、防護、專利維護、安全以及歸檔堅定等內容。對于要歸檔的文檔，要保證期歸檔質量，而對于已經歸檔的文檔，要采取有效措施和制定嚴格管理制度來保證信息的真實性、完整性和原始性。

（二）明確歸檔方式

事業電子文檔的歸檔方式主要有物理歸檔和邏輯歸檔這兩種。物理歸檔就是指將經過計算機處理的的文檔拷貝到其他載體上，再移交檔案管理部門進行脫機保管。物理歸檔的方式利于對電子文檔進行長期保存；邏輯歸檔則是利用計算機網絡，將電子文檔的物理地址存放在相關檔案部門控制的服務器中，以便其隨時進行處理和利用。邏輯歸檔的方法適用于網絡環境穩定以及安全管理嚴密的單位。

四、結語

隨著信息技術的飛速發展，檔案管理工作必須要制定明確規范的管理制度，管理工作人員也要采取有效的檔案管理措施，通過提高自身素質，改變傳統的管理觀念，并努力做好自身管理技能和知識的提高和更新，掌握好計算機、信息管理以及網絡技術的基本技能，才能更好的做好電子文檔的管理工作，以適應檔案事業的發展。

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