論信息管理中的檔案管理在運行管理中的效用

文/額河建管局“635”樞紐管理處 任暉

一、檔案管理的內容

對于我們平時所說的檔案管理工作又可以被稱作檔案工作。檔案工作就是是檔案館直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，同時檔案管理的工作也是國家檔案事業當中非?；A性的工作。檔案的收集、整理、保管、鑒定統計和提供利用的活動這幾大部分也就是檔案管理的主要工作。但我們也分為基礎工作和利用工作兩大部分。

在檔案管理的過程中，有幾種比較主要的檔案管理方法，一類就是邏輯分類法，而這種分類法在檔案管理當中運用的非常普遍。這是因為，檔案管理必須要按照形成時期的本來面貌進行管理，而檔案的內容一般來說都是五花八門的，并且對于檔案的需求也是多種多樣的。正是因為這樣，所以檔案管理就要靈活機動，按照一定的邏輯順序進行更加科學的管理，可是現實當中不管檔案的管理師如何靈活，都應該按照一種順序進行，在數據庫當中也要通過有限的表來反映出實體的記錄信息。

二、運行管理的作用及工作目標

運行管理作為全行業務運行的大平臺，是全行的信息流，資金流，業務流的大動脈。加強業務運行統一管理，保證安全和高效，對推動全行業務發展，實現業務集中處理，具有重要的作用。構建運營集約化，管理一體化的現代商業銀行創新性，價值型運行管理體系，是運行管理中的重要工作目標。

三、檔案管理在運行管理中的服務對象

如果要想讓檔案管理更好的進行下去，就需要首先明確檔案管理的對象。而檔案管理的主要服務的對象也就是檔案的利用者。先對檔案進行良好的管理，然后為檔案的利用者提供更好的服務。而在這個過程當中，檔案管理者的一個非常重要的任務就是要解決檔案分散、數量大、類型雜亂、孤本等情況。通過檔案管理者的準備才能使檔案最終達到比較集中、系統、優質、有規律、廣泛的目的。這樣也才能夠為檔案的需求者提供更加優質的服務。而社會對于檔案管理的滿意程度也會隨著檔案管理發展水平的不斷提高而增強。

四、運行管理中要建立新型的檔案管理

一直以來，我國的檔案管理工作還是屬于以紙質為存儲模式，長期以來都沿襲著比較傳統的管理模式。這種模式雖然是比較穩定的，但是隨著社會的不斷發展和前進，檔案的管理工作也需要不斷的進行創新和發展。而面對現代化技術的迅猛發展，現代化的管理方式也應該逐漸投入到新型的檔案管理當中。很多檔案都應該采取計算機錄入的方式，這樣不僅能做到有條不紊，還能保證安全以及方便查找。通過新技術的運用來建立一個新型的檔案管理系統。而要建立一個這樣的全新的系統首先就需要轉變觀念，讓計算機技術真正的融入檔案管理的工作當中，對于計算機技術也不再是簡單的掌握，更應該了解一些信息管理以及開發應用方面的知識，將計算機的知識充分的發揮到檔案管理的每一個環節當中。這樣檔案管理會變得非常有規律、并且非常清晰，很多信息都能做到一目了然且方便查找。但是，當這種新型的檔案管理方法也帶來了一些原有的弊端。這就是在電子檔案方面自身存在了某種缺陷，而電子檔案的真實性以及被法律的保護性也需要我們去不斷地完善。隨著科技的不斷發展，新型的檔案管理系統要逐漸的建立并完善起來，同時，檔案管理人員的素質也應該隨著提高，這樣才能提高檔案管理的創新水平，樹立起檔案管理人員的新形象。

五、檔案管理要有一定的安全性

在信息管理系統中，檔案管理一般分為紙質檔案與電子檔案，但不管檔案是以何種形式的存在，也一定要保證檔案的完整性以及系統性和安全性。而一般來說，紙質的檔案都是以案卷為最小的保管單位，由此來構成比較基本的保管條件，而這些元素包括了卷皮、卷盒、檔案裝具以及庫房這些部分。紙質檔案的安全性雖然相對來說比較高，但是弊端就是存儲量就會相對比較小一些，尤其是在日積月累的過程當中，紙質的檔案會變得越來越多，不僅給工作人員造成很大的壓力，同時也不利于日后的整理工作的進行。所以我們針對檔案管理的安全方面做出相應的措施，這樣才能保證檔案管理的完整性。

六、對檔案管理體系要進行創新

要想建立一個完善的檔案管理體系，我們就要進行創新，同時這就與電子化、信息化、科學化分不開。隨著科技的不斷發展和進步，檔案管理也應該以一個全新的方式來跟隨社會進步的腳步，因此，不管從何種角度看，電子文件的管理已經是檔案管理當中必不可少應用的方法了。今后我國的檔案管理應該沿著電子文件管理的方向不斷的向前發展，將電子文件管理進行不斷的完善。

七、結語

在企業當中，我們為了能夠清楚的看到所貢獻的價值，就不得不進行檔案管理。檔案管理在信息系統運行管理過程中，利用它的安全高效性、信息量大、集中性、系統性等特點，更加有效地在運行管理中發揮了它的效用。在本文中，對于檔案管理，我們進行了系統的分析，比如檔案管理的內容、檔案管理的新制度、檔案體系的創新等，通過對檔案管理的創新與改進，使我們能夠更加明確組織的目標，更好更快的發展下去。