淺談開展檔案信息化建設的做法和體會

文/山東舜誠工程造價咨詢有限公司 朱霞

一、開展檔案信息化建設的基礎

《全國檔案信息化建設實施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程。為檔案管理配強專業設備、專業軟件，開展檔案人員的計算機操作培訓，始終把檔案信息化作為信息化建設的重要內容，加強檔案信息化建設的認識深入人心。

檔案庫房設計應引入先進的檔案管理理念，管理系統采用自動化的密集架管理系統，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統（BMS）直接控制；并配備專用空調設備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。整個基礎設施的不斷加強，為檔案信息化建設的進一步發展奠定基礎。

制定較為完善的規章制度，改變過去少數人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作，而且環環相扣，責任更加明確，促使人人參與。檔案部門具有檔案專業知識的專業人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機制和體制，是技術部門開展信息化建設所要尋找的理想合作伙伴。而檔案部門在開展檔案信息化建設中，設備、人員等技術力量都較為薄弱，必須依托技術部門的信息技術裝備和計算機專業人員，兩者形成一種緊密合作、優勢互補的態勢是檔案信息化建設成功的要件之一。

二、當前開展檔案信息化建設的主要不足

（一）軟件開發多頭現象還比較嚴重

存在以下現象:一是上級機關開發的軟件往往不能滿足下級機關的實際工作需要，單靠行政手段予以推廣，而下級機關為滿足本單位的工作需要自行開發軟件，其個性有余，共性不足，缺乏標準。二是一個單位運用多套系統進行數據錄入，技術上難以解決數據整合，造成操作人員重復勞動，檔案信息收集整理困難重重。存在上述現象的原因:一是缺乏詳細明確的規范化標準和實施細則，使軟件開發工作混亂無序。二是缺乏權威機構牽頭，造成軟件開發重復和浪費。就檔案信息化建設而言，要圍繞全國檔案信息化建設的目標、任務和原則來開展工作，要嚴格遵照權威機構的檔案信息化標準開發軟件、建立數據庫。

（二）部門重視程度存在不平衡

業務部門對檔案信息化建設的態度還存在可有可無的想法，在軟件開發過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測試中付出太多精力。技術部門的軟件開發隊伍不夠穩定，人力不充分，不能及時解決系統使用中發現的不足，及時加以完善。檔案管理部門因人員、經費等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導。

（三）復合型人才不足

目前，既懂技術，又懂業務的復合型人才不多，信息化建設往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設而言，要選拔和培養具備精通檔案管理專業、熟悉本單位業務流程、掌握基本的計算機管理知識，能準確提供軟件開發需求，與計算機專業人員能熟練溝通、有豐富的實踐經驗和較強的事業心的檔案管理干部。

（四）檔案信息安全保障體系還有待完善

要加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；檔案信息要轉存到檔案專用服務器，實行物理隔離。要有數據異地備份。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。

三、對今后開展檔案信息化建設的展望

（一）總體規劃，分步實施

檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個檔案現代化、信息化的指標體系。國家檔案局2002年發布《全國檔案信息化建設實施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設為核心、信息網絡建設為基礎、信息法規、標準為保障的綜合體系，是一個很復雜的系統工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學地進行檔案信息化建設首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認真分析研究，按照上級和院信息化總體目標和階段要求，著手調研、制定未來的檔案信息化建設目標和發展規劃，使檔案信息化與院信息化保持同步發展。同時，要清醒地認識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現。

（二）突出重點，務求實效

當前檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上。國家檔案局局長毛福民在2000年全國檔案工作會議上指出:“十五期間，檔案信息化建設的重點是加強電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把數字檔案信息資源建設前移至文件形成部門。對庫藏檔案的數字化要防止急于求成、片面追求結果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。國家檔案局2002年發布《全國檔案信息化建設實施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設的進程。市院條線考核、區檔案局的督導中都體現了這一要求。因此，對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應用系統，要在引進成熟軟件的基礎上，主要做好與現有辦公軟件的數據接口工作。對于檔案的信息化應用系統，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機，進一步做好需求調研工作，積極探索出基層院業務檔案信息化的新路。

（三）規范流程，強化服務

檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規范化對于不適應、不符合的堅決予以整改。要引進國際、國內檔案管理的先進方法，同時要轉變工作理念，從傳統的“保管”上升到“服務”的理念。明確信息資源關鍵在于利用，否則再好的信息化技術手段都是“擺設”。要先充分發揮局域網的快速、便捷的效能，建立內部的檔案應用服務平臺；也要未雨綢繆，結合《電子簽名法》等相關法律法規的頒布，提前考慮檔案信息化的公眾服務等功能的設計，真正發揮檔案信息化的效應。