淺談政府采購檔案管理的重要性

文/重慶市秀山縣公共資源綜合交易中心 鄧顯章

信息技術的發展對政府采購檔案管理的發展提供了完備的資源和技術保障。政府采購檔案信息化建設可以在保證政府采購檔案的安全性外，同時在檔案的接收、傳遞和儲存時提供一體化的服務，使檔案管理工作實現網絡化。因此，現階段政府采購檔案管理需要加快信息化建設，完善現階段檔案管理的重要內容。

一、政府采購檔案管理信息化建設的必要性

政府采購信息化是在以網絡為工具的前提下，用現代化的管理手段，以快捷有效地方式提供采購檔案數字化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化、檔案信息的網絡化。通過網絡的平臺，利用數字信息技術為政府采購檔案管理提供了以確保服務質量和決策的科學化，更好的提高政府的辦事效率，節省時間，最大限度的做到為人民服務。

伴隨著信息技術的迅猛發展，政府部門越來越重視采購檔案信息化作用，在已經基本建設完成的國內局域網的應用效果上來看，政府部門的辦公效率與服務水平都得到了極大的提高。實行跨地區、跨行業、跨部門的聯合采購，形成了規模的集中采購。而政府采購檔案傳統的管理模式很難適應政府采購工作的快速發展，采購檔案利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。因此開展檔案信息化，進行適當的組織機構調整、業務流程重新定義、管理方法逐步改變、檔案數據重新整合是非常必要的，也是迫在眉睫的一項工作。不僅僅是檔案管理現代化發展的客觀要求,有利于促進計算機信息處理與檔案信息管理的結合,同時也適應了社會信息化的要求。

那天，他打回電話來，說晚上不回來吃飯了，公司的同事過生日要聚一聚，恰好糖果哭得厲害，我對著電話大聲喊：“李偉翔，我天天在家累死累活的，你倒有閑心出去風花雪月……”

二、信息化環境下的政府采購檔案信息管理的應對措施

（一）要強化對政府采購檔案的管理與監控

政府采購檔案的管理工作是政府加強采購監督管理、強化內部管理和規范采購行為的一項非常重要的基礎工作。隨著改革的不斷深化、法制的不斷完善，對政府采購的要求也越來越高，改革落后的管理體制，實行跨地區、跨行業、跨部門的聯合采購，形成了規模的集中采購。而政府采購檔案傳統的管理模式很難適應政府采購工作的快速發展，采購檔案利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。因此開展檔案信息化，進行適當的組織機構調整、業務流程重新定義、管理方法逐步改變、檔案數據重新整合是非常必要的。政府采購檔案管理人員要充分意識到檔案管理知識結構的變革，積極開發檔案信息資源，把上下各個層次和各部門辦公自動化等都納入統一的檔案信息化系統管理之中，實行集中統一管理，發揮信息技術的優勢，保證檔案管理工作順暢，促進檔案管理工作水平的提高。

人耳對語音信號的相位信息不是很敏感,可以認為語音信號的相位在處理過程中不改變,因此的相位譜可用Y(m,k)的相位譜近似代替,最后對其進行傅里葉逆變換便可得到增強后的語音信號的時域表示。由此可見,在維納濾波算法中,對G(m,k)的求解至關重要?；谧钚【秸`差準則,定義增益函數G(m,k)為:

（二）實行文檔一體化管理

政府采購檔案管理部門要以文書和檔案的一致性為基本原則，從有利于檔案工作的全局出發，嚴格監控文件從生成到歸檔的全部過程，才能更好的實現檔案管理的現代化，跟上信息化發展的步伐。文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展，兩者有效地結合起來，才能實現文書運轉的高效率和檔案管理的高質量。文檔一體化利用管理系統將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體。從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，檔案部門也就擺脫

（三）在檔案信息化管理中，一定要十分重視信息的安全問題

檔案管理是一把雙刃劍,它在給人們帶來更為優質快捷的服務的,也必然會給檔案的儲存帶來更多的風險。信息化政府采購檔案信息化管理依賴于電子計算機中的硬件設備，通過操作系統和信息軟件的操作來實現其價值的，這就容易對網絡資源形成依賴或是兼容，還十分易受賓度的侵害或是黑客的攻擊，相對于原始的檔案記錄材料，檔案的信息化顯得十分“脆弱”。檔案部門應當重視并采取有效措施：一是技術方面，加強技術防范,如對電子文件進行分類隔離放置，對檔案中的數據加設密碼、裝載更新及時有效的殺毒軟件，增設防寫措施等;二是管理方面，制定嚴格的管理標準，切實加強對電子檔案安全管理制度的執行監督。做到管理的零失誤，如果說只重視技術措施這樣一個“硬指標”，而不重視管理措施這個“軟指標”的話，將會造成不可預料的嚴重后果,決不允許信息安全在檔案管理上出現紕漏。所以，保障信息安全,技術與管理二者缺一不可，共同為信息安全保駕護航。

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