試談關閉企業檔案管理工作

文/廣州廣悅資產管理有限公司 羅演萍

檔案是指公司自籌建以來及屬下各企業在其職能范圍和各種活動中形成的具有保存和利用價值的各種門類和載體的歷史記錄；檔案是歷史的真實記錄，是公司的寶貴財富。廣悅公司成立于2001年2月，其主要職責是管理廣汽工業集團屬下非正常營運企業，主要工作任務是資產處置、清理債權債務，解決企業歷史遺留問題，最終注銷關停企業的工商登記或實現國有股權轉讓退出。成立以來共接管120多家非正常生產經營的企業的檔案資料，由于接管的都是關停企業，要解決的都是原企業正常期間積累的無法及時解決的歷史問題，因此必須建立在大量的歷史檔案基礎上，可以說缺少歷史檔案，工作寸步難行。

隨著經濟體制改革的不斷深化，部分國有企業由于無法繼續經營，相繼關停，企業的關停帶來了檔案的歸屬和如何保證完整安全等一系列問題，而且，往往這類關停企業的檔案資料保存最成問題。一方面，這些關停企業大都歷史悠久，投資關系、資產關系、債權債務關系、勞動人事關系相當復雜；另一方面，隨著企業經濟下坡，工作人員對檔案資料收集整理不再重視，致使大量檔案資料出現散、亂、破損、蟲蝕等現象。

一、近年來從我司接管關停企業的檔案資料中，普遍存在著以下問題

（一）機構不健全，檔案管理混亂

企業成立以來，沒有設置專門的檔案機構和專職人員，各類檔案處于部門分散管理，保管部門每年未按要求進行規范歸檔、立卷整理工作，隨著企業效益逐年下滑，大部分企業在關停過程中沒有把檔案管理納入破產清算工作程序中，致使這些企業的檔案既沒經過系統整理和必要的鑒定，更未編制必要的檢索工具和列出清冊，不同價值的檔案混雜在一起；有的企業只是將檔案按照不同的類別裝入編織袋或紙箱中存放，基本上處于無人管理狀態，更可怕的是有部分關停企業的檔案已遭受火災、水浸、蟲蝕現象，場面一片狼籍。由于管理不善，部分企業的個人檔案丟失現象屢有發生，因此引發一系列的遺留問題。

（二）保管條件差，安全隱患大

由于大部分關停企業已處于多年的停產狀態，領導不再重視檔案工作，多年沒有投入相應的資金改善檔案室，造成檔案保管條件差，有的企業沒有設立專門的檔案室，檔案與其它雜物堆放在一起；有的企業雖設立了檔案室，但由于無專人管理，室內布滿灰塵，且沒有配備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防潮、防蟲鼠等設施，存在著很多檔案發生損壞、蟲害、霉變、褪變乃至失盜等安全隱患。由于這些檔案沒有經過系統鑒定、整理，保管條件又比較差，嚴重影響了檔案資料的安全保管和有效利用。

（三）人員變動大，檔案不規范

在檔案接收中發現，部分關停企業的檔案從沒有進行規范分類、整理、排序、編目等工作，各類檔案一捆一捆地堆放在鐵柜或紙箱中，也沒有標識清楚，造成查找困難。在接收檔案時，留守人員對檔案情況毫不知情，只是負責保管鎖匙，在辦理檔案移交接收時，企業留守人員無法提供移交清冊，因此造成接收十分困難。

綜述以上情況，建議企業不管是處于正常經營或關停狀態都必須重視檔案管理工作，領導帶頭做好檔案工作，只有做好檔案管理工作，才能確保各項工作順利開展，通過有效、準確的了解企業歷史，發展過程，才可以提供有力的依據，解決歷史遺留問題，從而真正發揮檔案的作用。

二、如何做好檔案管理工作

（一）領導帶頭重視檔案工作

每個企業應該從籌備成立開始就要重視檔案管理工作，由公司領導親自抓好檔案管理，成立檔案管理機構和配備專職人員，負責日常收集、整理企業發展全過程的檔案資料，并按規定做好年度各類檔案的歸檔、立卷、整理、編目等工作。

（二）加強檔案庫房建設

參照省、市檔案局制訂的標準，建立專門的檔案庫房，購置相應的防潮、防濕、防霉、恒溫、防盜、鐵柜等檔案專用設備，配備消防器材，每年投入資金改善和更新庫房設施，只有做好檔案庫房的基礎建設，檔案資料的保管質量才能得到有效保障。

（三）注重培訓，穩定檔案隊伍

由于關停企業和留守人員的特殊性，企業停止運作或工商銷號都會帶來檔案管理人員的大幅變動，為了確保檔案管理的服務水平，但凡檔案管理崗位的人員變動，必定在第一時間安排其他人員進行崗位培訓，并在最短的時間內做好檔案的交接手續，同時，檔案人員最好有一定的穩定性，在企業關停期間做好檔案交接的各項準備工作，確保檔案資料安全、順利地向上級單位移交。