醫院物流信息系統建設與探索

武文成 王紹紅 施邦昀

為提高醫院經濟管理水平，增加醫院的物資流通效率，降低各種耗材的采購和庫存成本，醫院成立物流中心，運用科學的物流管理手段對醫院物資進行管理是現代醫院管理的重要環節。

1 醫院物流中心建設

醫院物流中心是一個將物資的采購、入庫、申領、出庫、追蹤、結算、統計與核算等各個環節有機結合起來的物資管理中心。物流中心跟蹤物資流通管理的全過程，從制作采購計劃、采購入庫、科室申領、出庫到追蹤材料的結算以及最終的核算統計。物流中心實現了醫院物資管理各環節的業務流、資金流、信息流的有機結合。

2 高效物流信息管理系統的建立

醫院物流信息管理系統是指通過對與物流相關信息的加工處理，達到對物流、資金流的有效控制和管理，并為醫院管理者提供信息分析和決策支持的人機管理系統。該系統通過對醫院的各種物流數據和信息進行收集、傳遞、加工、保存，以輔助醫院的全面管理。醫院物流信息管理系統具有實時化、網絡化、系統化、集成化、智能化等特點，時效性強。

我院物流信息管理系統是鑒于庫房管理模式的基礎上建立起來的。

物流信息管理系統的建立，不僅可以簡化物流中心工作人員的工作，而且對制作采購計劃，控制庫存成本，簡化盤點流程，方便財務核算，加強各物資請領科室與物流中心的合作，起到至關重要的作用。現在我院已經可以做到各請領科室在系統使用終端向物流中心定時提交請領計劃，并接受物流中心配送的產品。

3 有效加強了耗材資質管理和集中采購的時效性

高效物流信息管理系統的建立可以使物流中心及時掌握物資的采購、使用和庫存情況，達到耗材采購的規模化效應。耗材的規模化采購，大大提高了醫院的議價能力，并且可以避免盲目采購，提高耗材的周轉效率。我院醫用耗材采用招標采購的形式，價格透明，公開公正，集中采購，效率高，并對每一個供應商的資質進行嚴格審查，以確保醫用耗材的質量和安全性達到國家統一要求。

物流信息管理系統除了可以記錄經由物流中心入出庫的所有物資的品名、規格、數量，還可以記錄所有醫用耗材和耗材供應商的資質，包括產品生產廠商的信息、產品注冊證，注冊證有效期等。物流信息管理系統還提供了產品注冊證有效期的預警功能，以便采購人員及時通知供貨方更新產品注冊證。

物流信息系統還有效加強了耗材集中采購的時效性。物流中心的庫存管理人員在信息系統中預先設定每種耗材的庫存安全值和耗材所在的庫存位置，當耗材出現庫存不足，即庫存數量達到或低于安全值時，系統將自動產生采購提示和采購數量的參考數值，以供采購人員和庫存管理人員參考。信息系統中耗材庫存位置的設定，將大大提高耗材出入庫效率和盤點效率。

4 信息系統對高值耗材的收費代銷管理

4.1 高值醫用耗材 在醫院醫療材料支出中占的比重較大，能夠達到60%-70%。醫院在高值醫用耗材使用量大的科室建立二級庫，例如：麻醉手術室。對高值耗材采用收費代銷的管理方式，通過物流信息管理系統同時實現一級庫房代銷入庫和代銷移庫至二級庫管理。這不僅有利于一級庫房及時準確地掌握高值耗材的采購和使用情況，而且不影響二級庫房對實物使用和管理的便捷性。

收費代銷是一種商業化的銷售方式，即貨物銷售后進行結賬。收費代銷模式真實地反映了高值耗材單位價格較高等特點，代銷入庫的時候，不會增加醫院的資產，不需要在財務賬上體現；實際使用后通過專購品 “入庫即出庫” 的管理方式，在做醫院庫存物資增加的同時，計入科室支出，庫存物資隨之減少，并不影響醫院資產結存。通過這個管理功能，不僅能夠減少高值醫用耗材所占用的醫院流動資金，同時能夠在財務上真實地反映醫院的資產增減情況及各部門成本支出，為與供應商的往來結算也提供了便利，真正實現高值耗材的“零庫存”。

4.2 “零庫存”管理 所謂“零庫存”并不是指倉庫儲存數量真正為零，而是通過實施特定的庫存控制策略，實現信息共享技術的供應鏈意義上的庫存量的最小化，即不保存經常性庫存，它是在物資有充分社會儲備保證的前提下，所采取的一種特殊供給方式。實現“零庫存”管理的目的是減少資金占用量，加快資金周轉，降低庫存管理成本，以及規避市場價格的變化及產品的更新換代而產生的風險等等。

我院目前物流中心庫存管理的理想目標是實現主庫的“零庫存”及對二級庫的實時監控管理。主庫與二級庫之間的貨物運輸采用專門電梯和通道，或錯開病人的就診高峰期。二級庫的管理主要依靠各個病區護士長的日常管理，物流中心可每月派人對二級庫存進行抽查盤點，起到監督和提高耗材利用率的作用。高值耗材的管理流程如圖1所示：

圖1 高值耗材管理流程

物資流通的全過程如下：(1)科室可以在網上提交需求計劃，并可以查詢每月支出情況；(2)物資器械管理部門收到需求計劃后，進行匯總整理，自動產生定單，發送給有資質供應商；(3)庫房管理人員在物資到貨后，進行驗收，并做代銷入庫(一級庫或者二級庫)，還可以在庫房之間進行移庫處理(移入和移出庫房需要進行雙向確認)；(4)科室可以根據實際需要進行借用或實際領用消耗；(5)庫房和物資管理部門在物資支出消耗后，通過系統自動生成科室物資支出匯總和明細表，與財務及供應商對賬。科室、庫房、采購、供貨商之間形成了一個閉合的信息網絡及閉環式的管理系統。

4.3 使用條碼管理 施行條碼管理是閉環式管理的基礎。目前我院使用的大部分高值耗材，尤其是植入人體的材料，是直接從國外進口或合資廠商生產的，這部分產品出廠時已配有原產代碼，我院準備使用其原產代碼，便于其原產廠商、生產時間、維保情況的追溯。另一小部分國產高值耗材沒有原產代碼，為提高管理效率，可以為其配備相應的院內碼。我院高值耗材全部按照物價局定價收費，并安排專人將發票與HIS收費系統中的收費狀況進行比對，大大減少了誤收費漏收費的可能性。

5 信息系統對低值醫用耗材的條碼管理

隨著國內醫療水平的不斷提高，目前，醫用耗材占醫院成本支出約15%-20%左右，我院低值醫用耗材約占全部醫用耗材的30%-40%，可見低值醫用耗材的消耗量相當大，采購次數也相當頻繁。低值醫用耗材全部由主庫的庫房管理人員驗貨后，采用條碼掃描入庫、出庫。管理技術可靠性高，采集信息量大，并具有唯一性。我院低值醫用耗材的條碼采用院內編碼，以保證信息采集的準確性和完整性。條碼信息主要包括材料編碼、材料名稱、規格型號、物資類別、供應商及生產廠家等。

運用條碼管理，可以實現與醫院HIS的聯機，為醫院耗材和財務管理者提供科學準確的管理數據。為今后高值耗材的入庫及跟蹤管理積累經驗。

6 小結

醫院物流中心的成立，不僅有利于醫院物資耗材的科學管理，為實現“零庫存”的理想狀態打下堅實的基礎，而且大大提高了醫院流動資金的利用率，使各種物資耗材所占用的流動資金的比率不斷降低。高效的物流管理還將在降低物流成本的同時，為病人和一線醫療臨床科室提供更優質的服務。