高等院校圖書、情報、檔案一體化管理初探

摘 要： 隨著時代的發展，科技的進步，高等院校圖書、情報、檔案一體化管理成為信息時代的必然要求，人們希望足不出戶便可得到同行業、相關行業的國內、國際大量信息，查到必要的、詳盡的、權威的信息資料，而圖書、情報、檔案這三者之間相互融通，互為補充，如果能夠在同一平臺出現，則定會給受眾帶來便利，更有助于這些資源的利用和推廣。高等院校有將三者統一管理的先決條件，應該帶頭實施。

關鍵詞： 高等院校 圖書 情報 檔案 一體化管理模式

近幾年，高等院校圖書、情報、檔案一體化管理初露端倪，探討這種管理模式的文章也經常見諸雜志，但真正實行這種管理模式的院校還不多。下面筆者就這種管理模式提出自己的想法，與同仁共同探討。

一、圖書、情報、檔案一體化的意義

1.現代社會是一個高度信息化、網絡化、資源共享的社會，各高等院校在管理上尤其是在信息管理、資源共享方面要走在社會其他行業的前面，圖書、情報、檔案三者之間既有著內在的聯系，又存在著互補關系，在科學研究、理論創新方面有著共同的參考、咨詢、管理作用，如果能夠在一個部門或者一個平臺上共享三者資源，就會為學者、研究人員、教師、學生提供極大的便利，院校科研管理部門、各院系、各研究部門也可以利用此平臺對科研項目、研究課題、發表論文進行更好更有效的管理。

2.實現圖書管理、情報管理、檔案管理的技術手段現代化。現代化的技術手段就是指以計算機為基礎的數字化、電子化、網絡化，形成信息采集、信息管理、信息傳輸、信息讀取的自動化，提高圖書管理、情報管理、檔案管理的管理水平，由人工管理變為自動化、信息化管理，將可以公開的局部信息變為公共信息資源，滿足不同用戶的特殊需求，使信息資源可以得到充分傳播和共享，而且可以實現24小時的不間斷服務，滿足不同受眾的各種要求。

二、圖書、情報、檔案一體化的可行性

1.各高等院校都具有圖書、情報、檔案的資源，只是被分散在各個部門管理：圖書由圖書館管理，情報由院校情報所或雜志編輯部管理，檔案則由各部門、各院系管理，只要能夠把這些散在的資源有效的組合起來建成一個集成信息網，建立信息資源庫和客戶端，就可以做到技術上的一體化管理。

2.高等院校的圖書館已經具備了較為完善的人才體系和管理體系，但情報和檔案管理卻被分散在各個部門，管理人員專業水平良莠不一，參差不齊，部門檔案管理人員大部分是兼職，各院校完全可以圖書館人才體系為基礎，再遴選一些有情報管理能力和檔案管理能力的人員，將管理體制做適當調整，即可組成完備的高校圖書、情報、檔案一體化的管理體系，并可建立一支精明強干的有管理能力、有專業技術能力的管理人才隊伍。

3.高等院校的圖書館已基本具備計算機管理、網絡管理的基礎條件，要實現實現圖書、情報、檔案一體化，在圖書館基礎信息管理技術手段上只要增加兩個子系統，改善信息平臺即可。

4.高等院校的圖書、情報、檔案是相關的信息，均為知識的載體，具有同源性，他們的受眾大體相同，主要針對的是學者、教師、學生，他們的目的就是查閱文獻，資料，檢索最新科技信息。這些工作如果能在一個平臺上得以實現，就會省去很多不必要的繁雜手續。每個圖書館的圖書、情報都有局限性，如果我們利用互聯網的互聯互通，就可以打破區域限制、部門制約，使受眾享受到豐富的資源，節省寶貴的時間，提高情報利用率。

三、圖書、情報、檔案管理一體化的必要性

1.圖書、情報、檔案管理一體化是信息時代的必然要求，隨著網絡技術的發展，信息的大容量、數字化、資源共享、多學科滲透、傳輸的快速、尖端科技的推廣，越來越被廣大學者、教師、學生所重視，他們要求在一個平臺上能夠快速找到他們所需要的各方面材料而絕不僅僅是一兩個局部的材料。他們要對某一個研究課題進行篩選、對比、分析、而后確定研究方向；他們要對歷史資料做對比、分析，而后得出自己的結論；他們要對自己所學課程進行整理、分析而加深記憶，因此，僅憑一本教科書、幾本參考資料已經遠遠滿足不了他們的要求。他們要和國際對接，就要涉獵多方面的知識豐富自己的頭腦，這是時代的要求，也是創新的要求，是學生走向社會的要求。

2.圖書、情報、檔案管理一體化可以節約資源，減少浪費。高等院校的某些圖書、情報、本是各個院系可以共享的，但由于條塊分割造成各部門自己訂閱，往往造成大量的重復訂閱，不能達到共享的目的，浪費了資源和經費。

3.圖書、情報、檔案管理一體化便與行政和技術管理。一些情報、檔案管理人員分屬各個部門管理，而每個部門都沒有把這項工作像對待教學一樣充分重視起來，各念各的經、各唱各的調，管理很不規范，而且信息化管理要求這些情報、檔案管理人員要有較強的專業知識，而現實卻正好相反。他們專業性不強，技術管理能力較差，又有很多人是兼職，沒有學習深造的機會，也沒有與同行交流的機會，再加之部門領導對這方面管理不重視，可管可不管，因此不能全心全意投入到此方面工作中，給情報、檔案的管理造成困難。如果實行一體化，一個部門管理，從整體出發，兼顧各方面的特殊性，則既便于行政管理，調動圖書、情報、檔案管理人員的積極性，提高他們的自身素質，又可以有充分的精力、時間提高他們的業務水平。這樣既使其技術管理水平得以提高，建立一支高效的專業化人才隊伍，又能建立新的服務理念和服務架構，為廣大師生員工提供更好的服務。