從四維關系談高校教務秘書的溝通協作能力

摘 要： 文章從教務秘書與學校教務處、院系領導、教師、學生四個方面簡要分析了高校教務秘書工作的四維關系，在這四個維度的基礎上提出教務秘書所需的三個溝通協調能力：業務溝通協調能力、思想溝通協調能力、情感溝通協調能力。

關鍵詞： 四維關系 高校教務秘書 溝通協作能力

高校教務管理工作是一項繁雜的系統工程，要做好這項工作首先要對工作有清晰的分類，為此，本文分析了教務秘書工作與學校教務處、院系領導、教師、學生的關系，并在這四維關系的基礎上提出做好教務秘書這項工作應具有良好的業務溝通協調能力、思想溝通協調能力、情感溝通協調能力。

1.高校教務秘書工作的四維關系

1.1教務秘書與學校教務處

高校教務處和院系教務秘書是高校教務管理工作的組織者和實施者，教務處是學校管理教學工作的主要職能部門，教務處的工作狀態反映一個學校整體教學工作的狀態。院系教務秘書是高校二級教務管理機構的主體，是教學管理隊伍中最基層的教學管理人員，院系教務部門需配合并最終執行教務處各個科室所下發的工作，如教材征訂與發放、課程安排、考務工作、教學場所協調等，教務秘書具有不可或缺的橋梁作用[1]。

1.2教務秘書與院系領導

教務秘書是院系教學工作的重要管理者，在教學副院長和各教研室主任的領導下，處理日常教學行政等事務，完成學院領導交辦的一些事務。此外，教務秘書要深入教學工作第一線，了解和掌握教學工作的運行情況及教學計劃的實施情況，收集師生對教學方面的意見和建議并及時向分管領導匯報，為領導決策提供參考。教務秘書還要協助院系領導做好教學計劃、課程教學大綱的制定或修改和落實工作；協助院系領導做好教學檢查工作；協助院系領導組織教師參加精品課程建設、特色專業建設、講課比賽等教研項目的活動，是學院各個領導教學工作方面的得力助手。

1.3教務秘書與教師

教務秘書為教師提供最直接的服務，包括通知文件精神，為教師提供最及時的教務信息，如學校、院系教學工作的轉變、各個節假日的放假安排、學期教學周的安排、因重大事件影響教學的通知或通報等；處理教師緊急突發事件等如調課和停課；為教師核算教學工作量；組織和提醒教師開展教研活動，申報教研項目等；直接將教師的意見建議向上級主管領導或教務處反映。

1.4教務秘書與學生

教務秘書在日常的管理工作中，通常要與學生班干部接觸，通過班干部的配合，組織好各級各類考試工作，包括期中、期末考試和英語四六級考試及國家級、省級計算機等級考試等；鼓勵或協助組織學生參加實踐、競賽和社團活動。此外，教務秘書還需要為學生解釋培養計劃和各項規章制度，指導和幫助學生選課；為學生學習提供方便，保障他們如期完成學業；及時核查學生學分修讀情況，對應屆畢業生進行畢業資格和學位核查，對取得學分相對較低的同學提前發出警示；有時還需要配合學院學工部門接觸一些特殊的學生，如考試作弊學生，休學學生，延長學制學生等。

2.從四維關系談教務秘書的溝通協作能力

溝通是使內部密切聯系和協調一致的基本環節，是改善人際關系的重要手段。教務秘書要同時和教務處、院領導、教師、學生打交道，是四者之間溝通交流的橋梁，與學校、院系各部門、各系或教研室之間保持密切的聯系，這就要求學院教務秘書有較強的溝通協調能力，充分考慮到各方的特點和需求，保證高效率的工作，建立起互助合作的融洽關系。

2.1業務溝通協調能力

學校的教學活動要順利進行，就必須加強各個部門和人員之間的業務溝通。業務溝通的目的在于保證信息準確及時地上傳下達或平行流動，使教學活動的任務和目的順利實現。文件傳達、接待來訪、咨詢服務、請示匯報等都要求教學秘書具備良好的業務溝通協調能力，前提是教務秘書要有一定的專業知識，熟悉本系專業的教學環節、課程和專業，掌握教師授課的信息，在溝通時要迅速及時，辦事不能拖拉；溝通符號應明確易懂，具有較強的條理性，切忌模棱兩可、含糊不清；溝通渠道應暢通無阻[2]。

2.2思想溝通協調能力

處理教師的各種突發事件時，如臨時停調課、考試安排沖突，以及各種原因引起的教師教學事故等情況，作為教務秘書要靈活、機智地采取行之有效的補救措施，保證教學秩序的正常運行和教師交流時，注意語言表達方式，避免激化矛盾。這就要求教務秘書“熱心”、“誠心”、“知心”，教師有困難，盡力幫助；講真話，有誠意，遇到個別教師出言不遜、惡語傷人，在思想上要準備“容天下難容之事”，相信事實和真理。這種溝通思想的良好反應，就會在教學工作中化為潛在的動力，相反，如果教務秘書喜怒無常、冷漠、推卸責任就會導致與教師關系緊張，情緒對立，從而影響教學工作。

2.3情感溝通協調能力

與學生溝通時必須平等待人，要把自己和對方的位置放平，營造一種輕松、愉快的氣氛。這樣，感情交流才可以順暢進行，協調工作也容易取得成功。特別是對待一些特殊學生，如考試作弊學生，要換位思考，由于對方所處位置不同，看問題的角度不一樣，有可能導致意見分歧，或發生沖突。因此要通過換位思考，不能一味指責，配合學工部門使其真正認識到錯誤，達到協調的目的。此外，由于教務秘書平時接觸最多的一類學生是班干部，在布置工作當中應充分調動班干部的積極性，保證管理工作的高效性[3]。這些都要求教務秘書掌握一定的心理知識，培養自己良好的情感溝通協調能力。

3.結語

從教務秘書管理工作中的四維關系分析不難發現，良好的協調溝通能力對教務秘書有著重要意義，高校教務處應重視教學秘書的繼續培養工作，提高溝通協調能力。且高校教務秘書應不斷探索教務管理工作中溝通協調能力培養的有效途徑，這樣才能更好地為學校、領導和師生服務。

參考文獻：

[1]張魯潮.淺析高校教務管理機構的服務性[J].考試周刊，2011，79：193-194.

[2]陳瑞，方長青.新時期高校院級教學管理工作初探[J].科教導報，2012，12（上）：186-187.

[3]李園樂.淺談高校二級學院教學秘書能力結構與個人發展[J].高教研究，2012，10（344）：211.