計算機辦公自動化的內涵及功能

摘 要： 本文分析了辦公自動化的內涵，說明了計算機辦公自動化的應用，并論述了辦公自動化的發展趨勢。

關鍵詞： 計算機 辦公自動化 內涵 功能 發展趨勢

1.計算機辦公自動化的內涵

隨著互聯網的快速發展，信息技術不斷得到發展和進步，各行各業的信息化程度都不斷提高。計算機辦公自動化不斷得到發展且日益深入機關企事業單位的辦公系統中，并被廣泛地運用到生產管理過程中，給現代化的辦公提供了巨大的便利，提高了辦公的工作效率，更加方便單位進行管理。

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業單位稱之為OA，即辦公自動化。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增強協同辦公能力，強化決策的一致性，最終達到提高決策效能的目的。

辦公自動化主要有兩個判斷標準：第一是要有一個信息平臺，完全可透視化是其主要特征；第二是具備一個核心系統。自動化辦公的核心系統必須以互聯網信息平臺為依據，實現單位內部網絡和外部網絡的有效連接。

2.辦公自動化的功能

2.1建立內部的通信平臺

建立組織內部的郵件系統，使組織內部的通信和信息交流快捷通暢。

2.2建立信息發布的平臺

在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業或機關內部員工之間得到廣泛傳播，使員工能夠了解單位的發展動態。

2.3實現工作流程的自動化

這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，可以規范各項工作，提高單位協同工作的效率。

2.4實現文檔管理的自動化

可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現辦公自動化以后，比如，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術文件等，只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然就能看到，從而減少很多培訓環節。

2.5輔助辦公

它牽涉的內容比較多，如會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公等，實現了這些輔助辦公的自動化。

2.6信息集成

每一個單位都存在大量的業務系統，如購銷存、ERP等各種業務系統，企業的信息源往往都在這個業務系統里，辦公自動化系統應該與這些業務系統實現很好地集成，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。

2.7實現分布式辦公

這就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式及移動辦公。現在，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為一種迫切需求。

OA的這些功能也就規定了它的存在范疇。OA是使政府和企業的辦公自動化并輔助工作人員辦公。國內實現辦公自動化應用軟件在短短10多年時間內，已經經歷了三個發展階段，實現了兩個革命性的飛躍。

3.計算機辦公自動化的要求

計算機辦公自動化，是一種新的機制和工作方式。要想更好地促進計算機自動化的發展，對單位的各方面人員提出了不同的要求，主要從以下三方面分析。

3.1領導干部和行政管理人員

辦公活動信息自動化是一種新的變革，是一種新型的機制。一方面，對單位的管理和管理工作人員提出了新的更LKumtqsCUpunDPljn+fu6wDw14+XjFxm0H6s74tSsKc=高的要求，相關領導和管理人員要適時作出管理體制的調整，充分發揮領導作用。另一方面，使用計算機辦公自動化對辦公人員提出了專業性技術和能力的要求。因此機關企事業單位的工作人員首先要加強思想上的重視和思路的調整，其次要主動吸收和學習新的計算機相關知識和技能，快速適應信息自動化辦公的體制。

3.2辦公操作人員

新的辦公系統的應用通常會引起相關操作人員的心理壓力和不適應，因此提高自身業務素質，在實際操作中，不斷積累經驗，并且協調與其他工作人員之間的配合顯得尤為重要。

3.3專業技術人員

專業技術人員是最熟悉計算機辦公自動化技術的人員，其選擇的技術方案直接關系到一個企業辦公自動化的應用成果。首先應明確單位的發展目標，然后以此為出發點設計和應用合適的技術方案，并及時解決在這過程中所遇到的問題。

四、計算機辦公自動化系統的發展趨勢

從辦公自動化發展的過程和今后發展的趨勢來講，辦公自動化已經從第一代發展到目前的第二代，并且正在向著第三代發展。從80年代中期起步的第一代辦公系統以個人電腦、辦公套件為主要標志，實現了數據統計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質方式向電子比特方式的飛躍。從20世紀90年代中期開始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術的問世，以及網絡通訊技術的長足發展，辦公自動化系統發生了第一次革命性演進；第二代辦公自動化系統以網絡技術和協同工作技術為主要特征，實現了工作流程自動化，實現了收發文從傳統的手工方式向工作流自動化方式的飛躍；第三代辦公自動化則是從以工作流程為中心的第二代辦公自動化系統提高到以知識管理為核心。以公文流轉為例，第二代辦公自動化實現了收發文和檔案管理一體化的自動處理；第三代辦公自動化在此基礎上更為文件處理的每一個環節提供了該步驟所需要的相關知識，包括在線的專家、文件背景資料及企業其他的有關信息，確保每一個使用者都能夠隨時、隨地地根據需要向專家學習、向企業現有知識學習，使員工在辦公自動化系統中的地位從被動向主動轉變，從而在提高每個員工創造能力的過程中，大大提高企業與機構的整體創新和應變能力。

辦公自動化經歷了由數據為中心到由信息為中心，現在正過渡到以知識為中心，由于目前正在廣泛被使用的辦公自動化系統仍然有大部分屬于以工作流為核心的第二代辦公自動化系統，所以研究如何使現有系統做最少的改動，如何采用最方便有效的途徑直接過渡到第三代的辦公自動化系統平臺是我們應該研究的重點；同時必須提供完善的銜接模塊使得辦公自動化系統能夠和相關信息管理系統的功能模塊之間平滑地傳遞信息，從而提高機關、企事業單位整體的辦公效率和領導的決策能力。

參考文獻：

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