廣西社會保險業務檔案管理存在的問題與對策

2009年人力資源社會保障部與國家檔案局聯合發布了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力資源社會保障部令第3號，以下簡稱《規定》），從而確立了檔案管理在社會保險經辦工作中的重要地位越來越突出。社會保險業務檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。社會保險檔案是社會保險業務的真實反映，不僅關系到每個參保者的長遠利益，還關系到社會的穩定和發展。加快社會保險業務檔案電子化建設是發展社會保險業務檔案現代化管理的迫切要求，也是進一步提高社會保險經辦機構管理服務水平的現實需要。筆者近期參加了廣西部分地級市社保經辦機構業務檔案管理達標驗收工作，并深入南寧、柳州、貴港、河池、崇左等市社會保險經辦機構，調研社會保險業務檔案管理情況，召開部分社會保險經辦機構負責人、業務骨干、專兼職檔案管理人員座談會，實地查看了紙質檔案整理質量及觀摩了南寧市電子檔案業務經辦流程。在調研的基礎上，對廣西社會保險業務檔案數字化建設提出一些見解。

一、廣西社會保險業務檔案管理工作存在的主要問題

（一）社會保險業務檔案管理法規制度執行力不夠，工作發展不平衡

近年來，廣西壯族自治區人力資源和社會保障廳、自治區檔案局根據國家人力資源社會保障部、國家檔案局《規定》，結合廣西實際制定了《廣西壯族自治區社會保險業務檔案管理暫行辦法》（桂人社發〔2010〕130號，以下簡稱《暫行辦法》），為廣西全面加強社會保險業務檔案管理提供了基本保障。并根據人力資源社會保障部辦公廳關于社會保險業務管理達標驗收工作的有關部署，下發了《關于開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作的通知》（桂人社函〔2010〕1838號，以下簡稱《通知》），提出了力爭柳州、桂林、梧州、北海、百色等市部分經辦機構2012年底前通過業務檔案管理達標驗收，其他市級經辦機構在2013年7月底前通過達標驗收，2014年底前完成所有縣級以上經辦機構達標驗收的工作目標，要求各地以實現三年達標驗收目標為核心，全面提升廣西各級社會保險業務檔案管理水平，大力推進業務檔案管理規范化、標準化、信息化建設。

經過2年的努力，截至2012年底，全區14個地級市，有4個市，6個機構業務檔案管理通過了檔案管理達標驗收，8個市級社保經辦機構正在開展紙質檔案歸檔整理，力爭2013年底前進行檔案管理達標驗收。目前尚有2個市級社保經辦機構業務檔案管理工作仍處于無庫房、無專兼職檔案人員、無經費保障的“三無狀態”，未開展業務檔案整理工作。據統計，截至2012年底，廣西區內市級經辦機構積存歷史業務資料尚有10萬宗卷未整理入庫。要實現2013年底前全區地級市社保業務檔案工作實現達標驗收難度相當大。縣級經辦機構2/3以上沒有庫房，尚未開展紙質檔案整理，2014年全部實現檔案管理達標驗收任重道遠。

（二）社會保險檔案保存方式落后，管理基礎薄弱

目前，廣西各級社會保險經辦機構除了社會保險數據庫數據檔案以磁介質、光盤和移動硬盤等計算機手段定期備份保存外，大量的社會保險業務檔案、文書檔案和會計檔案仍采用紙質（線裝）保存的傳統檔案保存方式 。而參保人數眾多，社保業務檔案需保管一生，因此，檔案量巨大，占用大量庫房空間。傳統的紙張保存形式易損，有些檔案資料因查詢次數頻繁而不可避免地存在原件受損甚至遺失等情況。況且，各地業務檔案庫房普遍吃緊，有的地方社會保險經辦機構連一個固定的檔案室都沒有，各類檔案被分割保管，分室存放。一些地方雖然有固定的檔案室，但面積很小，庫房建設也大多不完全符合國家《檔案館建設設計規范》和規定，不具有防震、防盜、防火、防光、防潮、防高溫、防有害生物、防污染等安全設施，更談不上規范管理檔案，從調查情況來看，越到基層，管理基礎越薄弱。

（三）社會保險業務檔案管理手段落后，跟不上社會保險事業發展形勢的需求

雖然近年來廣西各級社會保險經辦機構已經普遍使用計算機對社保檔案進行管理，但大多數仍停留在目錄級管理階段，即對社會保險檔案按一定規律編制目錄，在查詢時先通過目錄檢索，但文檔資料本身仍以紙張形式存在，最后仍需靠手工翻閱紙張原件，并沒有解決傳統純粹紙張化文檔資料管理所固有的原件易損的難題。隨著社會保險事業的迅速發展，參保人數和覆蓋范圍的日趨擴大，社會保險業務檔案急劇增加，目前這種依靠手工操作的陳舊手段以及管理方式，遠遠不能適應社會保障事業發展的要求，這必將成為影響和制約社會保險業務檔案管理工作發展的突出問題。

（四）社會保險業務檔案信息開發利用率低

廣西社會保險業務檔案開發利用起步較遲，檔案管理方式仍停留在“初級”階段，只能簡單應付一些查詢，不能有效地綜合開發社會保險業務檔案的信息資源，檔案信息利用率低，沒有起到社會保險檔案的信息開發對推動社會保險效率應起的重要作用。

二、廣西社會保險業務檔案管理對策

隨著社會保險事業的蓬勃發展，業務檔案呈現海量增長的態勢，傳統的社會保險檔案管理的模式已經不能滿足事業發展需求，建立一套人工干預少、效率高、易查詢、易保存、運行成本低的社會保險檔案管理系統勢在必行，筆者認為，需做好以下幾方面的工作。

（一）制定廣西統一的社會保險業務檔案數字化建設規劃，明確目標，分類指導，全面推進

在調查研究的基礎上，認真做好自治區級頂層設計，用2年時間完成14個地級市社會保險業務檔案管理數字化建設，2015年逐步實現縣（市、區）級社保業務檔案管理數字化。先行建設1—3個地級市社會保險檔案管理數字化示范單位，以點帶面。重點扶持已實現社保檔案管理達標驗收合格的市級檔案館（庫）建立數字檔案，做到“扶持一個、建成一個、驗收一個”。對正在開展業務檔案管理達標創建工作的市級社會保險經辦機構，加強業務指導，促成檔案管理達標驗收合格，為建設數字化檔案夯實基礎。同時要加強市對縣（市、區）社保檔案管理工作的指導，推動廣西社會保險檔案管理工作上新水平。

（二）統一組織開發社會保險業務檔案數字化管理軟件

為避免各市社會保險經辦機構各自為政重復開發，既造成相互不兼容又浪費資源，由自治區社會保險事業局統一組織開發，推廣實施社會保險業務檔案數字化管理軟件，并為地級市檔案數字化建設提供必要的支持，解決好信息系統運行的配套硬件、平臺軟件和實施費用，確保廣西社保檔案數字化建設起點高、運行穩、效果好。

（三）建立社會保險數字檔案，實現檔案數字化管理

社會保險數字檔案，是指以計算機、數據庫和網絡為基礎，把以紙質形式保存的文字和數據、圖像、聲音等檔案資源以代碼形式記錄于磁盤、光盤等載體，依據計算機系統存取并可以在通信網絡上傳輸的電子文件（電子檔案）。社會保險數字檔案更具有存儲量大、檢索方便、安全、高效率、便于利用、管理成本低等顯著優點。社會保險檔案數字化以后，可對原紙質檔案資料真空打包存放，同時采用相應軟件對其進行數字化管理，普通查詢，可通過網絡查閱其電子文本即可，對于極個別必須查閱其紙質原件資料的再開包查閱，對紙質檔案資料實現最大限度的保護。

（四）充分利用社會保險檔案數字化管理的優勢，發揮社保檔案在經濟建設、社會管理中的作用

建設社保數字檔案既實現了將大量傳統的紙質檔案信息高速轉換成數字化、影像化檔案信息管理的質變，又為檔案信息的開發和利用創造了十分便利的條件。日益龐大的社會保險檔案以準確、翔實、完整和珍貴的記載，通過數字化管理就可以安全、高效地管理檔案信息并能滿足快速查詢的需求，提高檔案利用的效率，使其潛在價值向現實價值合理轉化，為參保人提供優質服務，為各級部門提供科學決策依據，發揮社會保險檔案在經濟建設和社會管理中的作用。