淺議高校畢業生檔案轉遞務實與規范

摘 要：普及個人人事檔案和檔案轉遞相關知識，分工協作做好畢業生歸檔、整理及檔案轉遞工作務實與規范，延緩檔案轉遞程序及建立畢業生檔案轉遞網上查詢平臺。

關鍵詞：畢業生；檔案；轉遞；高校

中圖分類號：F20 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）33-0215-02

收稿日期：2013-09-25

作者簡介：趙湘渝（1963-），男，河南林州人，副研究館員，從事檔案規范化管理與方便利用模式探討研究。

目前高校畢業生就業模式是畢業生本人與用人單位直接面議、雙向選擇、多次比較后簽訂三方協議書、報學校就業指導中心確定分配派遣方案，經省教育廳批準后執行的分配就業方案。這種分配就業模式給用人單位和畢業生雙方都提供了更廣、更多的選擇機會，人才資源市場化配置的結果是人才流動更加頻繁，單位退檔、畢業生跳槽、毀約改派、鼓勵畢業生到中西部欠發達地區、外企、民企、私企等中小企業就業，允許畢業生在畢業后兩年之內有一次改派機會等促進就業政策措施，特別是高校的擴招和民辦高職院校雨后春筍般的興起，致使每年有更多的畢業生涌入人才市場，高校畢業生檔案轉遞去向由過去的清一色“單位人”，變為今天的就業單位無人事管理權而委托人才交流服務中心管理的“社會人”，這給高校畢業生檔案“安全、及時、準確、完整”轉遞到用人單位或人才交流服務中心提出了更高要求。筆者認為只有抓住了“檔隨人走”的人——即個人人事檔案的當事人要主動關注自己的個人檔案去向與動態（檔案的當事人要及時查詢并確認自己檔案是否轉遞到指定的位置），與此同時，學校方面要切實做好以下幾方面的規范工作，才能確保高校畢業生檔案轉遞任務的順利完成。

一、開展學生檔案知識講座，讓畢業生了解個人人事檔案相關知識和歸檔轉遞流程要求；學校有關部門要高度重視并精心組織相關人員通力協作，切實做好畢業生歸檔和轉遞工作

（1）讓畢業生了解個人人事檔案的相關政策法規，知悉畢業生歸檔材料的清冊內容，畢業生歸檔材料包括哪些材料，提高畢業生對個人人事檔案重要性的認識，更多地了解畢業生歸檔材料要求、檔案歸檔與轉遞流程、畢業生派遣工作程序、畢業生立卷歸檔（個人檔案）要求等的相關信息。如《報到證》應是畢業生與用人單位建立人事關系并到用人單位報到的憑證，報到證管戶口和檔案的轉移去向，即除北京和上海市外的任何一個城市上戶口落檔案。《學籍卡》是學籍認證、考學、考職、評聘職稱評定、轉正定級等的重要依據。個人檔案內相關材料的缺失會導致本人以該檔案材料為依據的個人證明等無法辦理，這會直接影響到個人合法利益的維護和正常社會經濟活動的參與。（2）讓畢業生了解機要文件轉遞檔案是怎么一回事，機要文件轉遞有哪些前提條件、要求和須知：機要局規定縣團級以上的國家機關、企事業單位必須與機要局建立了機要投遞關系后，方可為該單位投遞機要文件，否則不給投遞機要。如沒有機要投遞關系的中學就只能將機要文件投遞到他的上級機關教育局；如外企、民企、私企沒有國家人事部門規定的人事管事權，就只能將員工的人事檔案委托給當地的人才中心進行管理。機要文件查詢規定在一年內憑機要文件編號協助查詢，超過一年期限后機要局就不再協助查詢了。（3）個人檔案是組織建立，并由組織保管和使用的個人人事材料，具有查閱和憑證作用。本人及親屬不能接觸到本人的個人人事檔案。個人人事檔案在轉遞過程中，本人應當及時查詢檔案的轉遞動態，并及時到檔案轉入機構查詢和確認個人檔案是否已經準確轉入到檔案管理單位。（4）畢業生派遣工作規定兩年之內變換用人單位必須經過改派，每位畢業生兩年之內只有一次改派機會。改派必須有原單位的解約函（證明信）、交回第一個報到證、提供第二個用人單位的調檔函或勞資協議書。改派在學校就業指導中心辦理，報省教育廳批準后執行。改派后持報到證到戶口遷出地公安機關改變戶口遷入地并加蓋公章。改派后持報到證的附件通知書到個人檔案所在單位轉遞個人檔案，將通知書交給個人檔案所在單位，請求將過時的通知書取出銷毀，將新通知書裝入個人檔案并按照通知書上的轉入單位轉遞個人檔案。（5）“檔隨人走”是檔案轉遞的原則，包括人檔不能分離，畢業生上戶口時要求見該畢業生的個人檔案后，才能上戶口。深圳市人才中心要求畢業生檔案與戶口同步管理。

二、通過機要方式轉遞畢業生檔案校院分工及注意事項

（1）檔案館專職檔案員負責找好“時點”拷貝學生處就業指導中心的《畢業生派遣數據》，打印“機要轉遞四聯單”，裁切“機要轉遞四聯單”，在“機要轉遞四聯單”上加蓋公章。負責聯系省機要局上傳下達機要文件轉遞要求，了解機要接收單位的要求，確定學校畢業生檔案送到省機要局時間，訂專業車輛、定人員和搬運工人。（2）檔案館安排布置本校各二級學院歸檔、整理、移交時間、召開培訓會、下達文件、確定聯系人員建立聯系（專職人員指導監督、兼職人員）確定各二級學院的裝檔時間。（3）畢業生檔案以個人為歸檔單位，該生的所有歸檔材料都應夾在該生的《畢業生登記表》中，包括學年鑒定、思想品德鑒定表、學籍卡、體檢表、黨團材料、獎懲材料、報到證等。（4）學院分班為裝檔單元，按要求規范整理畢業生材料，并在專職檔案員的檢查和指導下完成裝檔封袋工作。（5）學院分班提取畢業生的高中檔案，檢查、清點、確認畢業班各班學生的高中檔案準確無誤后簽字驗收；然后按學號排序（小號在上，大號在下）檢查是否有誤，檢查無誤后方可與大學期間產生的檔案材料合并裝檔。（6）學院提前安排專人到檔案館粘貼機要文件信封，并負責將《機要轉遞通知單》和《機要轉遞回執單》裝入機要信封。專職檔案員負責檢查機要轉遞信息是否準確無誤！接收機要文件單位是否建立了機要文件投遞關系，機要文件信封的書寫是否符合機要文件投遞要求。（7）學院分班匯總畢業生在校期間產生的檔案材料，特別是存放在黨支部書記處的黨員材料，應當歸入畢業生的個人人事檔案袋內，學院應當安排專人負責將學院帶來的大學期間檔案材料與入學前的高中檔案合并后裝入本人的機要信封，同時對照《畢業生歸檔材料清單》檢查每一位畢業生材料歸檔情況，確認每個畢業生已經裝檔的材料名稱和份數。專兼職檔案員共同確認全部個人檔案材料裝完后，再進行檢查，經過抽查無誤后封袋轉遞。（8）學院負責將異常情況在《畢業生歸檔材料清單》的備注欄內特別注明，確認是專升本、本校保研、考上本校或外校研究生、存檔或緩期轉遞、留降級、待補考延遲畢業等情況。（9）學院根據以上情況分門別類處置畢業生檔案，按《本校專升本、本校保研和考上本校研究生清單》、《存檔或緩期轉遞清單》、《留降級、待補考延遲畢業清單》要求，分別打綑向檔案館移交以上學生檔案。（10）對正常畢業生和考上外單位研究生的檔案，按照每一張《機要轉遞清單》上的順序排列和打綑畢業生檔案等待轉遞，在等待轉遞過程中《機要轉遞清單》上的檔案發生變化，如毀約改派、要求存檔或緩期轉遞的，必須在《機要轉遞清單》上特別注明情況，處置人必須簽名。（11）檔案館負責“安全、及時、準確、完整”地將畢業生檔案材料轉遞到用人單位或檔案托管機構（畢業生檔案材料齊全，機要文件袋嚴密包封）。

三、畢業生因特殊原因需申請辦理檔案暫緩轉遞規范

畢業生延緩轉遞個人檔案程序：本人寫出書面延緩轉遞個人檔案申請書，說明為什么要辦理個人檔案暫緩轉遞理由，經學院考證、審批同意并明確給出處理意見（須審批人簽名加蓋學院公章），然后申請人持批準后的申請書到檔案館學生檔案室簽訂《畢業生檔案暫緩轉遞協議書》，最后由專職檔案員在整理歸檔完成后，在轉出該生檔案之前抽出該生檔案留下即是。

常見的延緩轉遞申請理由有：（1）用人單位要求有工作試用期3～6個月不等；（2）用人單位確認錄用該畢業生，但是進人編制指標待審批落實；（3）西部志愿者、村官等政策允許留存的個人檔案；（4）用人單位是總公司簽約給出的待遇條件較高，而實際用人單位是下屬子公司，學生報道上崗時才發現總公司簽約給出的待遇條件不能兌現而毀約改派；（5）畢業生盲目簽約或有多家用人單位表示愿意錄用后，該生毀約后改派正在辦理中，不能轉遞個人檔案；（6）畢業生報道后，用人單位體檢或試用期不合格，將畢業生和檔案退回學校；（7）畢業生簽約單位在外地離家較遠，學生父母親不愿意子女遠行致使畢業生未報道而重新派遣；（8）考生父母屬于支邊或“三線”建設工作多年，學生在校學習期間學生家長已經調往內地工作，畢業生畢業時派遣回原生源所在地而學生本人要求改派；（9）博士入學考試時間安排較晚，錄取和發出調檔函時間就更晚，這部分畢業生主動要求個人檔案暫緩轉遞；（10）學生考上博士后調檔的須在進站開題后，才能辦理檔案轉遞事宜；（11）外地生源分配到北京市或上海市工作，報道時間為1～30天，但是這兩個城市要求必須有入城指標才能上戶口落檔案，工作單位為了避免退檔和方便上戶口主動要求學校辦理檔案暫緩轉遞，以便用人單位落實進城反指標。

四、建立畢業生檔案轉遞情況網上查詢平臺，及時發布檔案轉遞信息，方便畢業生快捷準確地查詢到個人檔案轉遞信息，妥善管理所有遺留在校的學生檔案

畢業生檔案轉遞到省機要局后，檔案館專職檔案人員負責及時地將畢業生檔案轉遞數據上傳到檔案館建立的畢業生檔案轉遞網上查詢平臺；檔案館專職檔案人員負責處理毀約、改派、用人單位退檔的畢業生檔案，負責延期畢業生的檔案轉遞工作；檔案館專職檔案人員負責及時地將毀約、改派、用人單位退檔的信息上傳到檔案館建立的畢業生檔案轉遞網上查詢平臺，方便畢業生在線查詢；檔案館專職檔案人員負責所有往屆畢業生檔案的查詢，負責管理所有遺留在校的學生檔案，負責接待和處理在校和離校學生檔案方面的遺留問題。