國有大型石油企業ECM平臺建設探悉

摘 要：針對大型國有石油企業走向全球化過程中所面臨的業務文檔管理落后、利用率低、共享困難等問題，通過對國內外相關工作現狀的研究與分析，結合國有石油企業實際，給出一種ECM平臺建設的方法和思路。重點是為解決業務文檔中非結構化信息的管理與使用，從而提升企業級文檔管理信息化水平，為更好地服務海外業務、服務全球客戶提供一定的借鑒與思考。

關鍵詞：業務文檔；ECM平臺；信息資源；國有大型石油企業

中圖分類號：F270 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）12-0039-02

引言

隨著經濟全球化的發展，中國大型石油企業迅速走向海外。據統計，中國石油企業海外事業已遍布非洲、中東、南美、亞太及中亞—俄羅斯等五大地區[1]。為了應對經濟全球化所帶來的激烈競爭，中國石油企業應借鑒企業全球化管理的先進經驗，在引入實施先進管理體系的同時，需要不斷推動企業內容管理（Enterprise Content Management，簡稱ECM）平臺的建設。目前，大型國有石油企業存儲的海量信息中，80%多的信息是非結構化信息（即本文所指的“內容-Content”），包括紙質文件、電子文檔、項目往來郵件、傳真、報告、表格、圖片、音頻和視頻文件等。有序地存儲、管理并挖掘國有大型石油企業非結構化信息即企業內容，給出相應的ECM平臺建設思路，充分地發揮ECM信息的利用價值是國有大型石油企業提高競爭力和生產力的主要手段。

一、相關工作與現狀分析

目前，國內外各大企業在整個信息資產管理方面的成效還是比較顯著的，但是，作為信息資產重要組成部分的非結構化信息的管理仍然不足。究其根源，一方面是由于信息增長巨大，海量信息的存儲和處理比較困難；另一方面是因為大量的、非結構化信息的管理比較分散，共享困難，開發使用率低。據IBM相關數據統計，全球來自交易中的信息每年增長的速度在60%以上，而其他各種相關信息的每年增長率已達到90%以上[2]。

目前，中國大型石油企業面臨的競爭方式已從單一的企業外延（如并購、兼并，擴大投資等）向企業的外延與內涵（如SAP、ECM的建設和使用）相結合轉移。當前，國有大型石油企業已經投入巨資大力發展了IT應用，初步建成了各自統一的數字油田管理系統和企業內部信息傳遞管理系統，建設且實施了ISO9001、ISO14001、全面預算管理、全面風險管理、ERP等管理體系，并經過多年的運行積累，存儲了海量的信息資源。但是，這些海量的信息資源管理分散、共享困難，形成彼此隔離的信息孤島。科學管理和合理開發企業內的海量信息資源尤其是大量的、非結構化數據信息，已成為國有大型石油企業面臨的巨大挑戰之一。

一些IT廠商針對企業非結構化數據信息管理問題紛紛推出了相關解決方案，有名的有IBM推出的ECM解決方案[2]。該方案將企業內容（即企業非結構化信息）應用于具體的業務系統中來發揮其內容的價值。

國內研究將ECM建設劃分為三個階段 [3～4]：第一個階段是以物理介質的方式進行管理，其問題是管理成本隨著時間和量的增加將成幾何級數增加，利用率很低；第二個階段是數字化管理階段，比如縮微系統，可長期保存信息資產，可部分查詢，但無法和業務系統集成，無法集中管理；第三個階段是使用數字化信息資產來改善整個企業的業務處理流程，使得所有信息的流轉實現數字化，不僅能節省大量的費用，同時也極大地提高了工作效率和工作質量。

二、面向業務文檔管理的ECM平臺建設

（一）建設意義

1.有利于推動業務文檔的信息化和數據的集中處理。在石油企業全球化、電子化的趨勢下，信息技術手段已成為石油企業新的業務增長點。通過對業務文檔的高速掃描、歸檔索引、光盤存儲、集中保管、網絡查詢和權限控制，才能逐步實現業務文檔的信息化，適應現代企業的管理需求，快捷、準確、高效地為研究和決策提供信息支撐，增強國有大型石油企業的國際競爭力。

2.有利于提高企業人員的工作效率和業務資源的共享。ECM平臺是將企業開展業務活動而生成、接收和維護的具有憑證價值和查考價值的信息（如外文電傳、工作往來郵件真、單據、報表等）進行高效和系統控制的管理平臺，其主要管理活動包括信息的形成、接收、維護、利用及處置，以及捕獲并保存業務活動及事務處理的證據和信息的過程。采用ECM平臺后，不僅可以替代原有低效的紙質資料的流轉，降低人力勞動強度，還可以將業務資料存儲、保管、查詢與使用過程的效率大大提升。另外，可制定管理措施和機制，實現在一定范圍內的管理部門、業務部門的人員查詢訪問企業的業務檔案，實現跨企業部門、跨地域，甚至跨時區的資源的綜合利用。

3.有利于提高業務文檔安全性，降低企業運行成本。通過企業業務文檔的電子化存儲與管理，能實現電子資料與文檔實物的異地存儲，既安全又方便，為業務文檔提供了可長期保存的備份，又能避免文檔實物的大量積壓，解決紙質文檔使用不便的問題，提高了企業信息處理能力，改善原有文檔保管模式。通過ECM平臺建設，還能大量減少文檔保管人員數量及工作量，降低企業人力資源需求及成本，而每天減少的打印數量、縮減的文檔實物存放空間、降低的復印設備損耗和復印紙等，都利于企業運行成本的降低。

（二）建設原則

總結國內外用戶建設電子文件管理系統的經驗，企業ECM平臺建設應遵循以下原則：

1.注重配合國有大型石油企業其他業務系統的建設。

2.注重體系架構設計與優化，減少企業維護、改造、重建的實施成本與技術難度；體系架構要符合集中管理、分布存儲、統一穩固的需求，又要滿足先進、開放、合理的理念。

3.建立能滿足不同內容格式及種類需求的平臺，讓企業這些內容信息真正“活”起來，建立起真正意義上的企業級ECM平臺。

（三）建設要點

1.把準ECM平臺管理的范疇。按照世界上發達國家和地區通常做法，可以劃作三類[4]：一類是業務系統平臺，即生成或管理業務活動數據的自動化系統，旨在為各級業務之間開展交往提供便利，這類系統更注重業務流程、版本控制等，對文件信息固化后的管理不是它的關注重點；第二類是電子文件管理系統（Electronic Records Management System，ERMS），主要針對電子文件的捕獲、識別、分類、保存、使用和處置進行有效和系統的管理活動，其關注的重點是電子文件的半現行階段，也包含該階段與現行階段、非現行階段的銜接過程；第三類就是數字檔案館系統（Digital Archives，DA），主要致力于解決數字檔案信息并具備保管數字化檔案的功能。根據一般大型石油企業的情況（基于筆者的經驗，本文所研究和探索的ECM平臺，偏重于上述ERMS和DA系統的組合是比較好的解決方案），具體可涵蓋：（1）文檔管理；（2）網絡內容管理；（3）電子歸檔文件管理；（4）文檔捕獲和影像管理；（5）基于文檔的業務驅動和合作管理；（6）工作流管理。

2.掌握ECM平臺管理的重點內容。行業中把由傳統關系數據庫管理系統處理的數據信息稱為結構化數據或結構化信息，而把包括紙質文件、電子文檔、傳真、報告、表格、圖片、音頻和視頻文件等在內的信息稱為非結構化數據或內容（Content） [2] 。通過對國有大型石油企業業務文檔的梳理，筆者認為ECM平臺所管理的內容應包括（但不局限于）：使用紙張的信件和申請表格、電子郵件和傳真；計算機產生的結算單、貨物清單和報表；電子數據表格、演示文稿和文字處理文檔；各種多媒體記錄，如項目業務（客戶服務）往來電話的數字音頻記錄或公司培訓視頻資料等。通過明確ECM平臺管理的重點內容，將對整個石油企業的內容進行統一集中的管理和再利用，并且和其他業務系統能夠進行緊密集成，從而節省運營成本，提高工作效率、服務質量和企業競爭力。

3.明確ECM平臺建設模式/流程。（1）管理內容的歸集存儲。如使用攝像機或數碼相機將業務文檔拍攝錄入或高速掃描儀進行掃描錄入，歸集后的電子文檔使用磁盤陣列、光盤庫代替紙質載體進行電子化存儲。（2）電子影像歸檔查詢。如對歸集存儲的掃描影像、文檔、E-mail、報告、音頻、視頻和 Web 內容等各種形式的海量內容信息進行管理和整合，應能夠隨需應變地提供信息。（3）企業級信息搜索。企業級信息不僅包括數據庫中業務交易信息、客戶信息等結構化數據，而且還有大量產品資料、服務記錄、往來郵件、事件處理說明、規章制度手冊、工作記錄報告等非結構化的文本信息內容；也就是說大量的企業內容信息保存在文件服務器、郵件系統、網站的網頁、內容管理服務器等系統中，格式可能是文本、XML、Word文檔、PDF及PPT文件等；對企業此類信息的搜索不同于互聯網的簡單信息搜索，在企業內部實現此類信息的搜索具有更大的復雜性；這種復雜性主要體現在此類信息分布的多樣性、信息訪問控制的安全性以及與業務應用系統的集成等多個方面。如何從企業紛繁復雜的信息資源中，找到用戶所需要的內容是ECM平臺建設流程中最為關鍵的一步，也是為企業提供更大效益、提高企業全球競爭力的關鍵一環。

結束語

本文主要針對國有大型石油企業的ECM平臺建設問題進行深入的探討。目前，針對ECM平臺建設問題首先要做的是企業內容的電子化存儲管理，然后才是針對存儲的電子文件開展管理活動；做到電子化存儲管理比較容易，難在要滿足各業務部門對電子文件的內容管理和對電子文件的靈活使用。在這一方面，業界都是依靠ERMS系統建設并重點探索其功能需求規范來主導的，而中國在這方面才剛起步，因此，希望通過本文的研究和探索，為中國大型企業開展此類平臺建設和應用提供借鑒。

參考文獻：

[1] 郭鵬，晏飛.構建國際油氣合作商務評價體系[J].國際經濟合作，2011，（3）.

[2] http：//www.ibm.com/developerworks/cn/data /[Z].

[3] 彭開懷.內容管理三級跳[J].軟件工程師，2003，（1）.

[4] 錢毅.電子文件管理系統功能需求規范定位研究[J].北京檔案，2011，（4）.[責任編輯 劉嬌嬌]