南水北調山東段工程征遷檔案管理探討

張東霞，張西陸

（1.南水北調東線山東干線有限責任公司，山東 濟南 250109；2.山東潤魯工程咨詢有限公司，山東 濟南 250109）

征遷檔案是南水北調工程建設過程中針對征遷工作所形成的具有保存價值的各種文件、圖紙、照片、報表、光盤等不同載體的歷史記錄，是南水北調工程建設項目的重要組成部分。南水北調山東段工程征遷檔案管理工作在嚴格按照國家和行業要求，精心組織、精心管理的同時，嚴把征遷檔案整編工作關，為下一步南水北調工程項目竣工驗收奠定了堅實的基礎。

1 征遷檔案的作用

1.1 征遷檔案是征遷與工程竣工驗收的依據

征遷檔案是征遷建設全過程的真實記錄，是征遷建設全過程的真實反映。由于征遷的過程比較漫長，而征遷驗收和竣工驗收過程相對很短，參與驗收的人員和單位不可能是征遷建設全過程的參與者，驗收人員和單位只可能通過查閱檔案來了解征遷的實施情況，判斷實施過程是否規范，是否符合流程，是否能夠達到南水北調工程建設的功能和要求，進而對征遷成績做出是否合格、是否通過驗收的評價。

1.2 征遷檔案是工程后續運營與改擴建的依據

南水北調工程建成投入使用，其使用過程也是南水北調工程持續維護的過程，必須按照設計的要求，保證其功能的正常發揮。而且隨著時間的推移，南水北調工程原有的某些功能可能有新的需求，這就需要在原有南水北調工程建設的基礎上進行改建或者擴建，但無論是改建或擴建，都必須依賴原有的設計方案和征遷檔案。

1.3 征遷檔案是解決征遷相關糾紛可靠保障

服務是檔案的特性之一，每一個征遷項目從立項到征遷驗收都有大量的檔案資料產生，這些檔案資料記錄了征遷事件的全過程，為解決相關征遷糾紛提供保障。特別是其中的技術檔案，即使在征遷項目結束之后，也可以為其它工程征遷項目提供借鑒或參考。

2 征遷檔案存在的問題

2.1 統一的征遷檔案管理機構尚未建立

一般來講，在南水北調工程開工建設伊始就應該建立統一的征遷檔案管理機構，負責征遷檔案的接受與匯總。雖然征遷檔案的整理是按照“誰產生，誰整理”的原則，將在征遷工作中形成的檔案進行收集、整理、歸檔，但是沒有統一的檔案管理機構進行指導監督，各個單位或部門形成的征遷檔案不完整、不系統。

2.2 征遷檔案整理的制度措施不夠系統

直至現在，有關部門都沒有出臺關于征遷檔案整理可操作性強的管理辦法，雖然國務院南水北調辦公室和水利部出臺了規定，但多數是針對工程檔案的，對于征遷檔案的管理規定過于原則，可操作性不強，地方政府及主管部門對于征遷檔案管理制度建設也重視不夠，特別對于檔案整理和移交缺乏系統的規定。

2.3 部分征遷檔案沒有及時歸檔

征遷檔案的收集、整理和立卷工作應列入征遷管理工作程序和工作計劃，任何部門、單位和個人對于征遷檔案都應及時歸檔。由于征遷工作是階段性的，征遷檔案材料的形成不像一般的檔案那樣有規律性。從征遷工作的幾個階段來看，大量材料的形成是在征遷及移民安置工作的全面實施階段，而此前形成的征遷材料較少而周期長。因此有些單位對前期檔案資料重視不夠，沒有及時將征遷檔案資料進行組卷歸檔。

2.4 征遷檔案資料在專業層面存在的問題

在多次征遷檔案的檢查和驗收時，歸納發現山東段南水北調工程征遷檔案在專業層面存在一些共性問題。

1）在完整性方面存在的共性問題：（1）尾工項目的文件資料、結算資料沒有歸檔；（2）請示、批復文件未閉合；（3）照片、竣工圖檔案檔案說明不完整。

2）在準確性方面存在的共性問題：（1）案卷題名不規范，案卷題名針對性不強，未能揭示卷內文件內容；（2）檔案中存在復印件，未在備考表中注明原件存放位置；（3）照片檔案互見號填寫不準確；（4）案卷目錄、案卷脊背、案卷封面三者案卷題名不完全統一。

3）系統性方面存在共性問題：（1）檔案歸類不準確；（2）檔案組卷不合理；（3）驗收資料重復歸檔。

3 建議

3.1 應有一個征遷檔案管理的良好氛圍

1）各級領導對征遷檔案管理要高度重視。應本著以“對歷史負責，為現實服務”的態度，高度重視征遷檔案管理工作，從開始就把征遷檔案工作納入工作日程，明確專人負責征遷檔案管理工作，在整理征遷檔案時，要吸收已完成驗收工程的征遷檔案的經驗，避免錯誤問題重復出現。

2）各級政府積極支持做好檔案管理工作。各級政府應安排專項資金解決征遷檔案管理所需要的基礎建設（檔案室、檔案柜等）、資料征集所需費用。在落實征遷檔案管理“硬件”的基礎上，各級政府還應對在征遷檔案管理工作崗位表現優良的干部表彰獎勵。

3）征遷各實施單位大力支持。各征遷實施單位應在組織實施征地放線、附著物清點清除、公示、辦理搬遷安置手續、專業項目遷移復建等各階段工作內容的同時，全面收集征遷的各類原始資料，保持工作進展和資料收集同步，保證征遷歸檔資料的完整性。

3.2 應該保持征遷檔案資料的真實性與完整性

由于檔案資料收集的時間比較長，以至在最后歸檔時許多文件資料的新舊程度相差大，一些單位為了達到美觀的效果，經常刻意地采用臨摹或重新制作的辦法來更新比較陳舊的資料，雖然達到了整齊美觀的效果，但卻失去了檔案的真實性，喪失了檔案應該的作用，特別是一種隱蔽征遷的原始記錄，一旦失真，將無法復原，可能帶來比較嚴重的后果。同時，檔案套數要充足，保證移交時有足夠的套數。

3.3 注重檔案管理人員業務能力培訓

為提高檔案管理的水平，檔案管理不僅要靠制度約束，同時檔案管理人員素質和責任心也很重要，要選擇專業基礎好，原則性強、責任心強的人來擔任檔案管理的工作，要加強業務技能培訓，定期邀請專家對檔案管理工作檢查指導。

3.4 注重檔案管理工作創新與發展

征遷檔案材料的形成不像一般的檔案那樣有規律性，應在征遷工作的實踐中不斷的探索，不斷地總結經驗，檔案管理人員更應不斷擴大知識面，多學習、多培訓，積極主動掌握信息化管理技術。根據多級多部門同時管理征遷檔案的特點，充分發揮電子檔案的優勢，建立檔案管理平臺，提高檔案查詢效率。