如何做好高校學生檔案管理工作

【摘 要】本文根據2008年新修訂的《高等學校檔案管理辦法》，作者結合實際工作經驗，總結了高校學生檔案管理的內容和實際工作中的重要性，指出了目前學生檔案管理工作中存在的問題，提出了加強高校學生檔案管理工作的建議，進一步推進高校學生檔案管理方法和制度的形成。

【關鍵詞】高校；檔案管理重要性；內容；建議

一、高校學生檔案管理工作的重要性

2008年9月14日，經過長達幾年修改的新《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），由教育部部長周濟和國家檔案局局長楊冬權聯合發布，從2008年9月1日起實行。這是高校檔案工作中的一件大事，也是我國檔案界的一件大事。《辦法》第一次提出了學生類檔案的概念，并且把學生類檔案納入高等學校檔案管理的范圍，而且單獨設類，充分體現了“以人為本”的思想，十分明確地指明了學生類檔案管理的必要性和重要性。

二、高校學生檔案的內容

新的《高等學校檔案管理辦法》明確規定學生類檔案包括：高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

我院根據新的《高等學校檔案管理辦法》和學院學生檔案管理工作實際，規定了在校生的歸檔材料包括：

（1）高考材料（報名表、體檢表、政審表、高考成績、中學學籍、獎懲材料等）。

（2）入學通知書及準考證。

（3）入學登記表。

（4）軍訓鑒定表。

（5）在校期間受院級（包括院級）以上表彰、獎勵登記表及各種紀律處分決定。

（6）學生的黨、團組織材料（入團志愿書、入黨申請書、入黨志愿書、預備黨員考察材料等）。

（7）學年鑒定表。

（8）畢業生登記表、畢業生體檢表、學生成績表、就業報到證通知單（副聯）等有關材料。

（9）招生錄取大表。

三、高校學生檔案管理工作存在的問題

學生檔案管理旨在對學生在校期間。以及在畢業生追蹤調查中所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供學生檔案的查閱、借閱服務及畢業學生檔案的轉遞、管理等工作。長期以來，由于諸多原因，高校學生檔案未能得到應有的重視，致使檔案材料收集不全，質量不高。不能準確全面地反映高校學生的全貌，甚至出現檔案丟失等現象。當前高校學生檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：

（1）學生檔案不受重視，管理體制不完善。學生檔案是學校檔案的一個分支，在檔案管理二級機構中沒有配備專職人員，沒有進行必要的檢查監督和指導，學生檔案管理沒有建立完善的考核機制和相關制度，學生檔案管理工作缺乏領導重視，管理體制明顯不完善。

（2）學生檔案的收集整理不規范。目前學生檔案一般由學生管理部門（學生處）進行統一管理，而學生檔案的整理和移交由院系來完成。由于學生管理部門（學生處）和院系均沒有配備專職人員，加上學院缺乏監督檢查和業務指導，導致學生檔案在收集整理過程不規范，如歸檔文字材料紙張規格不一、書寫不規范、用圓珠筆書寫、出現錯別字、材料缺失等等。

（3）學生檔案的查閱、借閱等服務環節功能不完備。因檔案的收集不及時，整理、服務環節跟不上，容易產生相關部門相互推諉，有時學生查一個檔案跑幾天，服務質量和水平有待提高。

（4）畢業學生檔案的轉遞、管理等工作不盡完善。在國家對高校畢業生實行統分統包的時候，高校畢業生檔案通常由學校檔案部門在學生畢業離校后統一寄往生源所在地人事局或有人事任用權的用人單位，隨著高校畢業生就業制度改革，高校畢業生自主擇業，國家不再對高校畢業生進行統包統分，畢業生的檔案是由人才市場、人才交流中心待管，待畢業生落實就業單位后再將其檔案轉至就業單位。由于轉遞環節復雜，容易導致一些學生檔案丟失，給學生的就業帶來了不良影響。

四、做好高校學生檔案管理的建議

（1）首先要統一認識，加強領導。學院領導、院系領導及廣大教職工都要強化檔案意識，自覺支持和做好學生檔案工作。要把學生檔案工作納入議事日程，把學生檔案建設當作全校一項基礎性的工作常抓不懈。同時加強管理。將學生檔案管理工作納入有關職能部門的目標管理，在布置、檢查和總結學生管理工作的同時，布置、總結和檢查學生檔案工作；另一方面，學院要認真落實檔案管理所需的人員、經費、設備等問題，做到人員到位、經費到位、設備到位。

（2）加強對高校兼職檔案人員的培訓，兼職檔案人員應當重視觀念更新，練就過硬的業務技能，拓寬視野、豐富知識，從而提高入檔質量，使檔案工作經驗得到不斷的充實。

（3）加強學生檔案材料的收集，做好平時收集與重點收集和集中收集相結合，明確收集學生類檔案收集范圍，做好各部門收集協調工作。學生檔案的管理應有一個指定的歸口部門進行統一管理，院系要指定專人負責，統一要求，保證學生檔案材料的完整、齊全；文字材料紙張規格要統一，書寫要規范、字跡工整。檔案收集和整理過程中，要將檔案袋內有關材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內，材料名稱要求填寫完整。

參考文獻：

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