高校人事檔案的管理藝術(shù)發(fā)微

我國(guó)現(xiàn)階段高校人事檔案管理模式是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下建立起來(lái)的、既陳舊又不健全的管理模式。它嚴(yán)重妨礙我國(guó)人才的合理配置，是與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不相適應(yīng)的。為改變這種狀況，首先應(yīng)從高校人事檔案的歸檔內(nèi)容、材料分類及整理方式等方面進(jìn)行改革，以便于高校人事檔案的利用、查閱和進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理。因此，探索出一條高校人事檔案管理的新路子大有必要，而構(gòu)建高校人事檔案管理中心、推進(jìn)高校人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，來(lái)解決人檔分離等問(wèn)題，是高校人事檔案工作走向現(xiàn)代化管理藝術(shù)的必由之路。

高校人事檔案檔案改革管理中心改革開(kāi)放以來(lái)，各行各業(yè)都有了根本性的變化，檔案界也不例外。高校檔案實(shí)行了各類檔案統(tǒng)一管理，而且haod制訂了各類檔案的管理規(guī)范，從收集、分類、整理、編號(hào)等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了改革，既便于管理，又方便利用。

可是人事檔案作為檔案中的一個(gè)重要門(mén)類，長(zhǎng)期以來(lái)一直由人事部門(mén)管理，在檔案管理的重大改革中，人事檔案管理還沒(méi)有受到任何沖擊，造成了人事檔案管理相對(duì)滯后的狀況。

一、現(xiàn)階段高校人事檔案管理的現(xiàn)狀及弊端

人事檔案是綜合記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、品德、業(yè)績(jī)才學(xué)和工作表現(xiàn)，并以個(gè)人為單位組織起來(lái)的文件材料，是黨政組織、企事業(yè)單位了解、選拔和使用人才的重要信息源。現(xiàn)階段我國(guó)高校人事檔案管理模式是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下建立起來(lái)的、既陳舊又不健全的管理模式。現(xiàn)行的人事檔案管理制度是可行的，但是隨著改革開(kāi)放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立發(fā)展，社會(huì)有關(guān)各高校事業(yè)單位關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)和整改等，使大量的失業(yè)、擇業(yè)人員涌入市場(chǎng)，流動(dòng)人口增大，人事檔案調(diào)動(dòng)頻繁，再加上一些用人單位和個(gè)人對(duì)人事檔案的作用認(rèn)識(shí)不夠，造成無(wú)檔或死檔。

現(xiàn)階段我國(guó)人事檔案管理存在的弊端主要表現(xiàn)以下幾方面：人事檔案隸屬混亂；人事檔案管理極其分散；人事檔案管理不規(guī)范；沒(méi)有建立平時(shí)立卷的制度；人事檔案管理人員素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平低下；人事檔案管理?xiàng)l例不健全，即原有的人事檔案內(nèi)容陳舊貧乏，不能及時(shí)反映個(gè)人學(xué)歷、職稱等方面的變化和工作業(yè)績(jī)情況等。

以上人事檔案存在的問(wèn)題，將嚴(yán)重地阻礙我國(guó)高校人事檔案事業(yè)的發(fā)展，妨礙了我國(guó)人才的合理配置，極大地影響人事檔案的真實(shí)性和權(quán)威性，對(duì)全面建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制是極為不利的。鑒于我國(guó)現(xiàn)階段人事檔案存在的種種問(wèn)題，在電子時(shí)代的今天應(yīng)思索出一條人事檔案管理的新路子，使我國(guó)人事檔案的管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、統(tǒng)一化、完善化、法制法。

二、高校人事檔案的整理

隨著改革開(kāi)放的深入，許多檔案都不同程度地對(duì)社會(huì)開(kāi)放，起到了極大的作用，取得了社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。而人事檔案歷來(lái)不對(duì)檔案的本人開(kāi)放，這是不正常的。人事檔案中有許多內(nèi)容是由本人產(chǎn)生或與本人切身利益關(guān)系密切的材料。除了需要保密的部分外（不過(guò)這類材料將會(huì)越來(lái)越少），應(yīng)對(duì)本人開(kāi)放，增加透明度。這樣有利于一些矛盾的解決和社會(huì)的安定，以前為了政治運(yùn)動(dòng)的需要在人事檔案中裝入不符合事實(shí)的材料而產(chǎn)生的冤假錯(cuò)案的教訓(xùn)是深刻的。如果仍然按照原來(lái)的整理裝訂方法，就不利于人事檔案的查閱、利用與開(kāi)放。

人事檔案的整理、裝訂也要進(jìn)行必要的改革。最好是按每份材料裝訂，而按類別排列的方法組卷。這樣，誰(shuí)需要哪份材料或哪類材料都可以靈活提取，使用很方便。同時(shí)也能更好地針對(duì)查閱人員和控制使用范圍，起到保密作用。但由于材料按份裝訂而不是按卷裝訂，所以每份材料除了填寫(xiě)卷內(nèi)目錄外，還應(yīng)編排檔號(hào)、分類號(hào)及序號(hào)。這樣可以避免材料排列的混亂和遺失，也方便借閱的登記，同時(shí)也便于按份輸入計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理。

三、構(gòu)建高校人事檔案管理中心的優(yōu)越性

高校構(gòu)建人事檔案管理中心是我國(guó)檔案界專家為重組人事檔案管理又一個(gè)新的理念。從國(guó)外經(jīng)驗(yàn)看，隨著電子化工業(yè)向信息化社會(huì)發(fā)展，許多國(guó)家也先后設(shè)立了高校人事檔案管理中心，其優(yōu)越性體現(xiàn)在以下方面：第一，構(gòu)建高校人事檔案管理中心可以集中管理各地區(qū)的人事檔案，有利于科學(xué)地管理人事檔案。通過(guò)利用人事檔案信息資源進(jìn)行人力資源的整體配置和合理開(kāi)發(fā)，在“人檔分離”為主要特征的人事代理制度的基礎(chǔ)上可以隨時(shí)做到“檔隨人走”，使人事檔案隨人員有序流動(dòng)，有利于保障人事檔案的完整性與安全性。第二，構(gòu)建高校人事檔案管理中心可以縮小我國(guó)人事檔案管理的外延，豐富人事檔案管理的內(nèi)涵，便于推廣人事檔案科技管理水平。第三，建立高校人事檔案中心可以科學(xué)的、系統(tǒng)的管理檔案，讓專職專業(yè)技術(shù)人員科學(xué)地管理人事檔案，使人事檔案能真實(shí)客觀地反映個(gè)人經(jīng)歷、品德、才學(xué)和工作表現(xiàn)，是樹(shù)立人事檔案權(quán)威性及管理水平的又一新舉措。第四，我國(guó)正從一個(gè)法制不太完善的國(guó)家走向一個(gè)全新的、法制健全的國(guó)家，而建立高校人事檔案中心來(lái)管理人事檔案，可防止別有用心的人篡改人事檔案，也可以防止一些不法分子上網(wǎng)破壞人事檔案，這樣便于維護(hù)高校人事檔案的安全。第五，建立高校人事檔案管理中心，有助于國(guó)家人事信息網(wǎng)的建設(shè)。各級(jí)各地可嚴(yán)格按照國(guó)家制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)劃，對(duì)高校人事檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)，建立各種人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，人們據(jù)此上網(wǎng)查閱高校人事檔案，這樣可以避免人事檔案在各單位之間的流動(dòng)，減少人事檔案?jìng)鬟f失誤的可能性。

四、高校人事檔案發(fā)展的趨勢(shì)

建立高校人事檔案中心的最終發(fā)展趨勢(shì)是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理。在我國(guó)加入世貿(mào)的今天，構(gòu)建國(guó)家人事檔案中心是一種適應(yīng)發(fā)展需要的新理念。電子上網(wǎng)是社會(huì)進(jìn)步的標(biāo)志，人們可以通過(guò)觸摸屏幕或拖動(dòng)鼠標(biāo)來(lái)查詢網(wǎng)上信息，這不僅操作簡(jiǎn)單，利用方便，而且能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享。利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)傳輸檔案信息，不僅能使用戶享受到現(xiàn)代化的數(shù)字信息服務(wù)，同時(shí)也促使具有悠久歷史傳統(tǒng)的檔案編研工作跟上時(shí)代的步伐，與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)同步發(fā)展，使其適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。網(wǎng)絡(luò)在發(fā)達(dá)國(guó)家檔案領(lǐng)域中應(yīng)用相當(dāng)廣泛，人們通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢資料是國(guó)外電影中常見(jiàn)的鏡頭，如某死者不知其姓名、住址，通過(guò)死者照片上網(wǎng)查詢，便可知該死者的一切信息資材。網(wǎng)絡(luò)以其快捷、便利的優(yōu)點(diǎn)成為世界各國(guó)實(shí)現(xiàn)信息交流和資源共享的手段。建立了我國(guó)各級(jí)各地高校人事檔案管理中心后，可以對(duì)各種高校人事檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)、編研，并利用現(xiàn)代化的手段在全國(guó)構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的人事檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，為人才市場(chǎng)提供更加公開(kāi)、公平、公正的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，促進(jìn)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制更加完善。利用者通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)入人事檔案網(wǎng)頁(yè)后，經(jīng)登錄辦理相關(guān)手續(xù)后，允許進(jìn)入網(wǎng)站的相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)檢索，閱讀所需的人事檔案信息或通過(guò)留言、電話、電子郵件等與人事檔案中心聯(lián)系，高校人事檔案中心可以通過(guò)郵政傳遞為利用者提供檔案復(fù)印件或檔案證明，以達(dá)到利用人事檔案的目的。由此可見(jiàn)，網(wǎng)絡(luò)查詢高校人事檔案以其快捷、便利等特點(diǎn)全方位的為用戶服務(wù)，它是人事檔案為社會(huì)服務(wù)的必然結(jié)果，也是高校人事檔案管理今后的發(fā)展方向。

總之，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展人事檔案利用服務(wù)是高校人事檔案工作實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化的途徑之一，也是高校人事檔案工作走向現(xiàn)代化管理藝術(shù)的必由之路。

參考文獻(xiàn)：

[1]中組部.關(guān)于干部檔案管理的規(guī)定[Z].1991.