醫院科研檔案管理的關鍵點及完善對策探討

[摘 要] 醫院科研檔案是醫學研究的重要支撐。本文分析了醫院科研檔案的特點及現有問題，探討了提高管理水平的對策，希望醫院科研檔案管理能夠成為醫院管理工作的重要組成部分，能更好地為醫學事業貢獻力量。

[關鍵詞] 醫院； 科研檔案； 檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 012. 053

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）012- 0088- 02

醫院科研檔案指醫院科研工作人員在從事醫學研究過程中產生的具備科研價值的各種體裁的信息資料。醫院科研檔案管理是醫院科研管理工作的重要組成部分，支撐醫院工作和科研的可持續發展。對科研檔案的科學管理有助于醫院科研水平的提升和醫學事業的發展。

1 醫院科研檔案管理特點

醫院科研檔案是承載醫學知識的主體，內含大量豐富的科研信息，是醫學研究活動所產生的結晶，是開展后續醫療、醫學教育、科研的重要資源，具有極高的保存價值。然而基于醫學研究的特殊性，其科研檔案具備一些特殊性。

1.1 歸檔周期長

科研檔案的歸檔周期與科研項目的執行時間相關，醫學課題立項到結束的時間相比較一般科研項目要長，一般的研究項目在2～3年，重大項目在3～5年或更長時間。針對一個項目的資料，涉及的內容隨著課題時間的長度增加而增多，資料在項目執行期間的歸檔連續性強。檔案的保存時間則更具應用的價值而不同，一般保存至少30年，重要資料則永久保存[1]。

1.2 專業性強，交叉多

醫學項目研究以專題進行研究，每個專題內容專業性強，同時醫學研究涉及面廣，往往都是多學科、多專題交叉，必須通過綜合研究、多領域多角度的去論證。

1.3 體裁不一

醫學科研資料不同一般學科，其體裁相對豐富，不僅有紙質文檔（病歷、手稿等），還有醫療過程中所產生的膠片、圖像、音像影像資料等等[2]。

2 醫院科研檔案管理現狀

2.1 缺乏檔案管理資源

在當代高速發展經濟的社會形勢下，往往會對于不能夠直接帶來經濟效益的部門，我國的企事業單位，都未給予重視，所以醫院檔案管理資源相當緊缺。沒有專門的場館和部門來對科研資料進行收集和歸檔，僅僅只是靠各科研項目組對本組的資料進行整理，其整理方式往往都是極度簡易且不科學的，對于資料的二次利用是極大阻礙。

2.2 缺乏完善的檔案管理制度

檔案的建立需要一整套制度來支持，需要在科研項目執行過程中的每一個環節同步進行，才能建立健全科研檔案。然而現在的狀況是資料在項目執行的過程中，因為記錄不完整、收集不及時、歸檔不準確等等而造成檔案缺失或內容不完整，缺乏相應的制度來對此類問題進行規范。

2.3 缺乏檔案管理意識

醫學科研項目執行過程中，工作者缺乏檔案管理意識，對于原始資料、文件、圖像等的收集意識淡薄，而導致檔案管理過程中出現阻礙，影響科研檔案的管理。部分的科研工作者只是對項目申請和提交，這一頭一尾的事情特別熱衷，而對于科研過程中的每一個細節，卻甚少關心，對于研究過程中的原始資料的積累置之不理；也有部分科研工作者出于不信任，不愿將資料移交檔案管理人員來處理[3]。

2.4 科研檔案的管理落后、利用率低

盡管現在計算機技術發達到無法想象，但是由于對于檔案管理的不重視，相應的投入也就欠缺，現行的檔案管理方案依舊是人工操作為主，計算機的應用幾乎為零。而人工操作必然帶來檔案二次利用率低下，無法高速推進醫學科研前進。

3 醫院科研檔案管理關鍵點及完善方案

針對以上一些存在的問題，為改善我國醫院科研檔案管理情況，提高檔案管理質量和效率，特提出以下幾點方案。

3.1 大力推廣科研檔案管理

檔案管理對于科研工作來說是非常重要和必要的一個環節，不僅僅是對現有資料的收集整理，更是為后續科研提供源源動力打下堅實基礎，為提升醫院實力做出貢獻。推廣科研檔案管理，不僅僅是要求醫院的各個科研小組使用檔案管理系統，更要各個科研小組的管理人員形成檔案管理意識，從思想上意識到科研檔案管理的重要性，在科研的每一個環節中都及時、準確地去記錄和收集科研資料并歸檔，才能更完整、更高效地實行科研檔案管理。

3.2 提高檔案管理投入，引進專業人才

投入資金建立檔案管理室，引進優秀的專業人才來對資料進行整理和歸檔是實現醫院檔案管理的必備條件，如果一個醫院想要建立完善的檔案管理系統，而缺乏相應的投入，是無法實現這一目標的。專門的檔案管理部門和專人管理對于整個醫院的科研工作將起著潤滑劑的作用。專業化檔案館的建立，能夠提升醫院所有科研工作者對于科研檔案管理的意識，進而更好地促進檔案管理工作的進行，而專業的檔案管理人才則從專業的角度實現檔案管理的高水平運作，確保檔案管理工作的高質量完成。

3.3 建立健全科研檔案管理制度

科研檔案管理的工作機制和工作方式需要建立健全，并不斷創新，從而使科研檔案工作充滿生機，通過合理有效的積累和完善科研檔案信息資源來實現醫院科研檔案管理的可持續發展。建立完善的科研檔案管理制度即要實現一整套行之有效的方案來管理科研資料，做到高效歸檔、高利用率，同時也能滿足其他特殊要求，如保密性、協同性等。從醫院院長到檔案館，再到科研一線員工，形成一個檔案管理網絡，通過集中統一的管理、行政監督來實現檔案管理的準確有效。檔案管理部門與科研項目小組相互交流，檔案管理人員能夠準確地了解項目進展情況，督促和指導科研工作人員完成檔案管理工作。

3.4 合理利用高科技手段，提高管理效率

應該擺脫以前的手工歸檔方式，應加大科技利用率，采用計算機網絡技術來實現科研檔案的網絡化管理，利用信息管理的方法對科研資料實現數據庫式的管理模式能極大提高檔案的歸檔速度和歸檔質量。計算機網絡的應用可以完美地解決科研資料二次利用率低的問題，能夠更好地為科研工作服務。科研工作者通過計算機網絡可以輕松的調用檔案館存儲的相關資料，從而節省時間，減少人力物力的浪費。

4 總 結

總之，醫院科研檔案的有效管理是科學地管理和合理開發利用科研檔案，是更好地為醫學科研和醫務工作服務，進一步提升醫院整體水平和為醫學事業添磚加瓦的必要措施。

主要參考文獻

[1] 杜為紅. 如何提高醫院科研檔案質量[J]. 中國衛生質量管理，2011（5）：64-65，85.

[2] 胡桂周，吳志華，魯鴻，等. 醫院科研檔案管理存在的問題與建議[J]. 中國病案，2013（1）：19-21.

[3] 楊毅，廖瑜鑫，劉夢雅. 醫院科研檔案規范化管理淺析[J]. 求醫問藥：下半月，2012（10）：463-464.