醫院人事檔案信息化管理體系的構建探究

[摘 要] 文章闡述了醫院人事檔案信息化管理的重要性，簡要介紹了其工作方式、存在問題及解決對策。人事檔案電子信息化對實現現代高效高水平辦公提供了極大助力，是推進人事管理的重要手段。

[關鍵詞] 人事檔案； 人事管理體系； 信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 012. 054

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）012- 0089- 02

近年來，隨著醫療衛生事業單位人事制度改革和醫療體制改革的不斷推進，醫院的管理更加科學和規范。而人事檔案管理作為醫院重要的信息資源，是醫院所有工作人員的經歷和社會實踐的重要記載，是非常重要的人事信息資源。利用電子信息化手段來實現人事檔案管理的改革，對于優化人事檔案管理，更好地為人事管理服務來說，非常必要。

1 信息化人事檔案管理的優缺點

傳統的人事檔案管理存在著很多漏洞，譬如管理方式陳舊，缺乏系統管理，人事檔案隨意放置，缺乏保密性，容易丟失；檔案管理人員缺乏主動性，檔案管理意識薄弱，檔案更新不及時或檔案文件填寫隨意或不完整。這些都制約著人事檔案管理在現代社會高速發展下高效的為醫院服務。

人事檔案信息化，通過網絡可以實現資料信息共享，利于醫院各部門在人事方面的協作，合理利用人才，實現人事檔案的高效利用，體現人事檔案的價值，更利于醫院的人事管理。電子化的人事檔案存儲在電腦里，在進行添加或修改時，只需要簡單地搜索一下關鍵詞就可以新建或打開某個員工的所有資料，相比紙質檔案更快捷方便，且能夠在最快的時間里，實現人事檔案的更新。另外，人事檔案管理系統內包含的資料相比紙質資料來說更加完整，不容易缺失，也更安全，紙質文檔如果管理不善很容易被人翻閱，而電子文檔在電子計算機安全機制之下，只有擁有管理權限和查閱權限的人才能看到人事信息。另外，可以實現人事檔案的備份，當電腦故障了也不會丟失信息，而紙質文檔一般只有一份。

電子信息化對于人事檔案管理也有不足之處，由于電子計算機文檔的信息修改時可以不留痕跡，資料的真實性往往成為人們擔憂的焦點；電子文檔的高效率，帶來的是一份很小的文檔就能包含很多信息，倘若檔案管理系統出現安全隱患，將會給人事信息帶來災難，所以系統的安全性，一直是困擾檔案管理信息化的一個問題；電子文檔的可靠性不高，人們長期也來對于電腦信息的可更改和不穩定根深蒂固，所以電子文檔的信息往往會被認為是虛假的，或不能作為憑據[1]。

2 構建高效的人事檔案管理系統的措施

人事檔案管理的信息化對于醫院人事工作的發展作用重大，可以更好地實現人力資源的合理有效分配，筆者認為，要建立高效的認識檔案管理系統，必須做到以下幾點。

2.1 提高人事管理工作人員的專業水平

人事管理工作人員的檔案管理意識在人事檔案管理信息化中至關重要，是實現高效管理的基礎。醫院應該引進專業的人事管理人才，并通過一系列的培養計劃來使其成為適合醫院人事管理的專業人才。不僅具備熟練運用計算機進行人事檔案信息管理的能力，還要熟悉醫院人事結構及管理方式。由于人事檔案信息對于醫院來說是保密信息，就要求人事檔案管理人員，必須具備優秀的信息保密素質，在沒有完整的信息資源查閱權限的情況下，不可以泄露任何信息給任何人。

2.2 建設高效的人事檔案信息化平臺

根據醫院對不同專業人才的需求和管理方針，建立適合醫院引進人才、提高管理效率、降低管理成本的人事檔案信息管理平臺，這是人事檔案信息化的具體實施內容[2]。在構建這個平臺的過程中，筆者認為最重要的2點是：

（1） 人事檔案信息數據庫。信息庫內的信息是真實反映所有工作人員工作能力的內容，是其經歷的真實寫照。為醫院發展而建立的人才儲備庫，應該擁有傳統人事檔案不能比擬的信息，應該是除了每位工作人員的基本信息外，還要與其他信息相聯動，應該包括醫生的醫療檔案、護士的執勤檔案等等所有其工作內容，反映該員工的工作能力的一切數據都能夠成為其人事檔案的一部分，另外，一些陳舊的紙質文檔，也應該通過電子掃描等方式添加到數據庫之中。建成能實現數據輸入、數據整理、數據修改（權限允許下）、信息檢索等多個功能的檔案數據庫[3]。

（2） 信息檢索平臺。根據醫院的要求而設立強大的檢索功能，可以從不同的入口進行檢索，對于不同的關鍵詞設立不同的存儲字段，以方便檢索，方便信息對比和查閱。通過此檢索平臺能夠快速地找到最適合某個崗位的人，或是推薦人選，以其人事檔案數據庫內數據為依據而進行計算，避免出現人事管理中的舞弊現象。各個科室主要負責人能夠通過檢索平臺對該科室的人員人事檔案進行查閱，為他們平時的人員管理提供數據，方便他們提高科室人員素質和專業水平。

2.3 建立合理的人事檔案管理制度

人事檔案信息化管理并不能改變人事管理辦法，傳統的人事管理辦法也不會在推出信息化管理后就發生極大的變化，畢竟很多的人事管理方法很難直接通過計算機語言來實現，所以應該建立一套適合傳統人事管理辦法的信息化檔案管理制度，以達到輔助人事管理的目的。

2.4 重視人事檔案的更新和維護

人是檔案信息化管理平臺畢竟是一個不斷更新的系統，需要檔案管理人員實時地進行更新和維護。工作人員的工作能力在這個方面是最關鍵的地方，檔案管理人員要擁有極強的檔案管理意識和高尚的人格。不僅僅要準確完整地錄入每一條信息，還要及時更新每一條需要更新的信息，并對數據庫進行維護，以保證其準確性和完整性。更為重要的是懂得人事信息安全性的重要，能夠確保數據庫的安全，服務器的安全，保證服務器不受外部攻擊以及服務器的穩定運行[4]。

3 結 語

綜上所述，人事檔案信息化管理體系的構建對醫院人事管理是極為重要的，運用現代檔案管理理論與人事檔案信息化管理系統，專業的人事檔案管理人才、動態的人事檔案管理、全方位的人事檔案數據庫、高效的信息檢索系統、完善的檔案管理制度，有效地為醫院的人才交流提供可用信息，為醫院人事管理提供更多更科學的依據。

主要參考文獻

[1] 年慶娟. 淺析醫院人事檔案資源的信息化管理[J]. 中國管理信息化，2012（14）：94-95.

[2] 衡明慧. 關于醫院人事檔案信息化建設的思考[J]. 黑龍江檔案，2012（5）：39.

[3] 李躍. 電子信息化的醫院人事檔案管理[J]. 中國醫藥指南，2013（2）：696-697.

[4] 郭金菊. 醫院人事檔案信息化管理探討與實踐[J]. 中醫藥管理雜志，2013（1）：62-63.