會計電算化與內部控制

[摘 要] 本文主要對企業(yè)會計電算化工作中存在的問題進行了簡要的分析，并提出了相應的解決措施。

[關鍵詞] 會計電算化；內部控制；兼容性；保密性；銜接性；實用性；財務軟件協(xié)議

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）13- 0015- 02

1 前 言

會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務的簡稱。是由電子計算機代替人工，實現(xiàn)記賬、算賬、報賬、查賬以及部分需由人腦完成的對會計信息（數(shù)據(jù)）的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供決策的過程。基于它本身的特點，與原始的賬本相比，具有運算速度快、存儲空間小、存儲容量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢速度快捷、制作報表容易、數(shù)據(jù)分析準確等特點。它的使用，可以節(jié)約大量人力、物力、時間。

在我國，隨著計算機技術的迅猛發(fā)展，電算化會計軟件也由簡單的核算型軟件發(fā)展到具有人工智能的會計管理信息系統(tǒng)階段，可以說取得了長足的進步。已經通過財政部認可的軟件就有40余種，加上各省財政部門認可并使用的，總計達200多種。其中如安易、用友、萬能、華正等軟件已比較成熟。再加上各企事業(yè)單位自行開發(fā)的，更是不勝枚舉。

當然，由于財會工作本身的特點，會計電算化軟件的研制，始終受到一些問題的困擾。本文針對當前我國會計電算化發(fā)展進程中存在的一些問題提出對策建議。

2 會計電算化發(fā)展進程中存在的主要問題

（1）兼容性差。由于各個系統(tǒng)都是由各軟件公司自行開發(fā)，各自使用不同的操作平臺和支持軟件，數(shù)據(jù)結構不同，編程風格各異，各軟件公司為實現(xiàn)技術保密，相互沒有交流和溝通，沒有業(yè)界的協(xié)議，自然也沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，很難在不同系統(tǒng)上實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

（2）系統(tǒng)內部銜接性差。由于當前許多財會軟件都著重開發(fā)賬務處理與報表管理功能，對成本核算、市場預測等功能開發(fā)力度較小，使得在處理此類問題時，需先將有關數(shù)據(jù)輸出，經人工核算后再重新輸入，就是說從一個處理系統(tǒng)（模塊）到另一個處理系統(tǒng)（模塊），不能自動轉換數(shù)據(jù)格式，直接使用基礎數(shù)據(jù)。這不僅增加了工作量，而且由于存在人工核算、人工輸入等人為因素，必然會增加出錯概率，使得財會軟件不能充分發(fā)揮它的管理功能和預測功能。在這種意義上，只能稱財會軟件為“加電的賬本”。

（3）數(shù)據(jù)保密性、安全性差。很多時候，財務數(shù)據(jù)是企業(yè)的絕對秘密，在很大程度上關系著企業(yè)的生存與發(fā)展，但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計功能和適應財務制度大傷腦筋，卻沒有幾家軟件認真研究過數(shù)據(jù)不完全統(tǒng)計的保密問題。所謂的加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版。另外在進入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令，聲音監(jiān)測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段，不能真正起到對數(shù)據(jù)的保密作用。在安全性方面，更是不盡人意，系統(tǒng)一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，很難恢復原來的數(shù)據(jù)。

（4）實用性不強。在某種程度上，財會軟件只實現(xiàn)了會計功能，并沒有實現(xiàn)預想的管理及預測功能，以至于它的出現(xiàn)，僅是減少了會計的工作量，并沒有產生真正的經濟效益和管理效益。

（5）開發(fā)者與使用者的矛盾。早期的軟件，是由程序員專門開發(fā)，它雖然能實現(xiàn)用戶的數(shù)據(jù)處理的要求，但對財務工作的實質以及用戶使用水平都沒能準確定位，使這些軟件很難使用；現(xiàn)在是程序員與會計專業(yè)人員共同開發(fā)，但也僅僅是在用戶界面、系統(tǒng)平臺、報表處理等表面問題上做文章，不能滿足用戶實際需要。

3 對策建議

無論是軟件本身、軟件設計者對其核心思想的定位，還是用戶對軟件的理解與使用水平，都不同程度地限制了會計電算軟件的推廣應用與健康發(fā)展。對此，筆者提出以下對策建議。

（1）建立一個通用統(tǒng)一的財務軟件協(xié)議。建立一個通用統(tǒng)一的財務軟件協(xié)議（標準），使各財務軟件有相同的數(shù)據(jù)接口（譬如輸入輸出數(shù)據(jù)庫名稱、格式、字段名稱、長度等）。這樣不同軟件系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)可以直接使用，不必再做處理，這樣可降低對操作員的要求，也可使不同系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

（2）會計軟件應逐步向會計管理方向過渡，形成企業(yè)管理的核心部分。會計電算化系統(tǒng)的發(fā)展方向，必然由核算型向管理型發(fā)展。這樣，系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享與關聯(lián)就成為亟待解決的問題。目前的財務軟件在財務處理、會計核算方面已經非常成熟，但存在數(shù)據(jù)重復輸入、分散存儲、進行財務管理與預測決策分析困難等缺點，這一方面是由于各開發(fā)單位都按各自的棋式組織數(shù)據(jù)，造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)大量冗余和重復；另一方面由于新增的分析功能模塊與系統(tǒng)相對獨立，數(shù)據(jù)共享與關聯(lián)性差，不能直接使用財務管理的基礎數(shù)據(jù)。缺少數(shù)據(jù)支持，新增功能的功效并不顯著，解決的辦法是提高財務管理水平。

這應該說是軟件的縱向延伸，電算化會計系統(tǒng)是由會計核算系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)組成，由會計核算層進一步向管理型和決策支持型邁進是會計電算化發(fā)展的趨勢。可以從應收賬款、應付賬款、現(xiàn)金管理、財務指標分析與評價以及全面預算管理等幾個方面進行。決策、預測是指在對以上指標分析的基礎上，確定籌資、投資的方向和力度，屬于智能型管理系統(tǒng)。

（3）使系統(tǒng)開放。所謂開放系統(tǒng)，是指在一定程度上，用戶可以自行修改數(shù)據(jù)處理的種類和數(shù)據(jù)，改變數(shù)據(jù)處理方式，調整數(shù)據(jù)結構、數(shù)據(jù)類型，使它完全符合用戶的意愿，這當然會增加它的適用性、實用性和通用性，企業(yè)也可根據(jù)財務制度的更新隨時調整數(shù)據(jù)結構及數(shù)據(jù)處理方法。

（4）加強數(shù)據(jù)的保密與保護。數(shù)據(jù)保密的方法前面提到過一些（代碼核對、特征識別、存取權限等），另外還可以考慮硬件加密、軟件狗或把系統(tǒng)做在芯片上加密等機器保密措施和專門的管理制度等，如專機專用、專室專用。否則經常數(shù)據(jù)泄露，會使用戶對軟件失去信心，也會影響企業(yè)的形象和效益，制約電算會計的健康發(fā)展。

（5）加強會計電算化人才建設。會計電算化，應該講是經濟學與信息科學的一個交叉，目前高校培養(yǎng)的這類專業(yè)人才還大都停留在熟悉會計業(yè)務、會使用會計系統(tǒng)這一層次上。即使這類人才，也還是遠遠不能滿足企業(yè)的需求。至于熟悉會計業(yè)務，又能進行軟件分析、設計的復合型人才就更加缺乏，制約著該行業(yè)的健康發(fā)展。