地勘基層單位檔案的現狀與對策

[摘 要] 本文主要闡述目前地勘基層單位檔案管理工作存在的問題，根據檔案管理辦法，提出解決這些問題的對策。

[關鍵詞] 地勘； 基層單位； 檔案； 管理； 對策

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）13- 0068- 01

1 地勘基層單位檔案管理存在的問題

地勘檔案是地質工作人員的主要工作成果，也是我們國家最寶貴的財富。經過50多年的發展，各地勘基層單位都積累了大量的地質科技材料，隨著地質工作的發展，如何管理好這些檔案，延長其使用壽命，是各地勘基層單位急需解決的問題。但是，一些地勘基層單位檔案管理存在庫房簡陋、設備不完善、規章制度不健全等突出問題。

（1） 庫房比較簡陋。地勘基層單位的檔案庫房大多數都十分簡陋，不符合檔案庫房的要求。有一些地勘基層單位在辦公樓的底層隨便選幾間房屋作為檔案室。這些庫房往往陰暗潮濕，通風條件差，沒有防火、防水、防塵、防潮、防霉、防蟲、防鼠等功能，環境極差，這些不利的因素極易導致檔案的紙張褪色、變脆，發生字跡模糊、油跡擴散現象，影響了檔案的保管和使用，大大縮短了檔案的使用壽命。

（2） 設施不完善。大部分地勘基層單位檔案室基本設施不齊全，無通風恒溫設備，也無專門的防蟲設施，此外，大部分檔案室沒有配備專門的計算機，沒有實現文檔一體化。查閱檔案只能沿用傳統的手工操作，手段十分落后，查閱一份材料要經查明細賬和查卡片，這樣就浪費了大量的人力、物力，檔案室工作人員不可能騰出更多的時間去編研，去進行檔案的二次開發。所以檔案的信息功能沒有得到很好的開發。

（3） 管理體制不健全。由于國家體制改革，地勘基層單位的管理體制正發生變化，地勘單位由原來的垂直管理和國家投資轉變為現在的屬地化管理。由于地勘基層單位特殊性，其基礎差、底子薄、負擔重、市場化程度低，造成大部分地勘單位經濟困難，因此，各基層單位無力改善現有的保管條件，但是資料保管現狀又急需改善，否則，地質資料的毀損將越來越來嚴重。

2 改進地質科技檔案管理的幾點建議

（1） 改善管理條件。首先是加強庫房建設，庫房的質量直接影響到地質科技檔案的保管和保護，根據地勘基層單位的現有條件，對檔案室的屋頂門窗墻壁進行技術改造，使之實現防潮、防水、防強光、隔熱、防風沙的功能。其次，增加基本設施，增設計算機、空調、抽濕機、吸塵器、檔案消毒柜等設備，使保管環境可以人為地控制。只有做好“防”的工作才能從根本上解決這些存在的問題，從而最大限度延長檔案的壽命。

（2） 改進管理模式。改變傳統的地質科技檔案管理模式，使地質檔案管理走向現代化。隨著地質事業的發展，地勘基層單位檔案的類型和數量也在不斷增加，但是傳統的手工管理模式已無法解決檔案工作中面臨的種種難題。如以膠片、磁性材料為載體的檔案所占比例急劇增加，它們的保管、使用與紙質檔案相比，發生了根本性變化，如果檔案人員不提高業務水平，不補充知識，就無法適應現代檔案管理的要求。

（3） 重視科技檔案管理人才的培養。人是一切生產力中最活躍的因素，只有堅持以人為本，努力培養和造就一批高素質的檔案工作人員，才能有效推動地勘基層檔案事業的科學發展。目前，各地勘基層單位檔案室管理人員多為兼職，對于科技檔案的整理、編研、編目、開發、利用難以勝任。所以只有通過學習掌握檔案專業知識，才能保證工作質量，提高效能。因此，要重視人才的培養，在職人員通過各種途徑提高知識水平和業務能力，改善知識結構，以適應地質科技檔案實現現代化管理的需要。

（4） 積極爭取領導對檔案管理工作的支持。要積極爭取地勘基層單位的領導對地質科技檔案管理工作的高度重視和大力支持，加強對檔案工作的管理，及時研究解決檔案管理中遇到的問題，在人力、物力、財力上等方面給予大力的支持，只有這樣才能促進地勘基層單位檔案事業的發展。