高職院校檔案管理的信息化建設探析

[摘 要] 隨著計算機網絡技術應用范圍的擴大，高等職業教育信息化建設也有了較快的發展，積極建立信息化管理模式已經成為高職院校檔案管理工作的重點。本文分析了高職院校檔案信息化建設的的必要性，就高職院校如何推進檔案信息化建設提出了幾點建議。

[關鍵詞] 高職院校； 檔案； 信息化； 建設

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）13- 0074- 01

高職院校檔案信息化建設指應用現代信息技術對檔案信息資源進行開發、管理和利用，它以檔案實體保管為重點，以信息資源為依托，包含利用計算機技術和網絡技術將實體檔案轉化為信息檔案并儲存起來的一系列過程。這是促進高職院校檔案建設發展的必然手段，是優化檔案管理模式的必由之路，是實現高職院校檔案信息資源共享的根本條件。本文提出推進高職院校檔案信息化建設的主要措施。

1 增強檔案信息化管理意識

意識是促使人們積極履行工作職責、進行創新的先決條件。高職院校要從根本上形成現代檔案管理意識，高度重視檔案管理工作，將檔案工作列入學校發展規劃之中，滿足檔案信息化建設人員、設備和經費要求，為檔案信息化建設提供基礎保障，支持檔案管理部門的建設和發展。高職院校檔案管理人員要轉變傳統觀念，更新管理理念，改變臨時抱佛腳的被動服務方式，提高檔案管理意識，采用先進的檔案管理方法，積極探索適合高職院校檔案管理的新方法、新思路，滿足高職院校檔案建設信息化發展的需要。

2 完善檔案信息管理體系

建立完善的檔案信息化管理體系，建立規范的管理標準，是高職院校檔案管理信息化建設的必由之路。高職院校檔案信息管理要以檔案著錄技術標準和相關法律為依據，制定切實可行的管理制度，廣泛借鑒其他機構、其他院校檔案信息化建設的成功經驗，完善自身檔案建設體系結構。高職院校檔案信息管理主要內容有電子文件信息采集、管理和儲存，電子文件歸檔、整理、公布和利用，電子文件保管、儲存及使用制度等。根據相關標準和辦法規范學校檔案信息化建設，用完善的制度保障檔案管理健康發展，是高職院校檔案信息化建設規范化、標準化發展的必然要求。

3 加快檔案資源數字化建設進程

數字化檔案資源是檔案信息化建設的基礎，加快檔案由案卷級檔案向數字化檔案轉化的步伐，有計劃地對館藏檔案進行信息處理，是推進高職院校數據庫建設和檔案信息化建設的重要途徑。高職院校領導要積極為檔案信息化建設創造良好條件，建立文件目錄中心和檔案信息網站，為網絡建設和資源共享提供基礎保障。檔案管理部門要去除“等、靠、要”思想，全面深入研究檔案信息化建設的要點，做好文檔電子化工作，做好電子文件歸檔工作，加強文件的收集、錄著和管理，確保檔案發展與辦公室自動化建設保持同步，實現紙質文檔與電子文檔發展一體化。如河南某高職院校積極利用校園網建立檔案信息網站，為廣大師生提供定向、專題信息服務，既提高了檔案管理服務質量，又推動了校園網絡建設。

4 加強檔案管理人才培養和隊伍建設

檔案工作者是檔案管理工作的實施者，檔案管理工作系統性、知識性、專業性較強，檔案管理人員肩負信息分析、處理、研究和開發的重任，因此檔案管理人員必須具有較高的知識層次和技術水平，才能滿足崗位發展需求。高職院校要積極適應時代發展需求，加強檔案管理人才儲備，建立完善的激勵機制，積極吸引高素質人才投身到檔案信息化管理和建設中來。如數據深層次收集和高效存儲是檔案信息化建設未來的發展方向，選撥兼具管理知識和計算機技能的復合型人才投身到檔案管理中來，可以有效提高檔案建設的水平。此外，高職院校要加強對現有檔案管理人員的培訓，促使其不斷更新知識結構、提高專業技能。院校為現有人員提供計算機、網絡技術學習渠道，通過信息技術培訓，可以有效提高檔案管理人員的信息素養和檔案信息管理能力。

5 做好檔案信息安全防范工作

計算機技術的飛速發展，使互聯網的應用范圍進一步擴大，為人們提供了高效、快捷的資源共享空間，但是網絡危害帶來的消極影響也逐漸凸顯。為了保護檔案信息的安全，高職院校要通過完善的管理制度規范檔案管理工作，對電子檔案實行全過程管理。

首先，檔案管理人員要提高安全防范意識，深刻認識泄密、檔案流失帶來的嚴重后果，積極通過檔案維護知識和技能的學習，提高計算機風險查找、排除能力。其次，檔案管理人員要不斷完善檔案信息審查制度，認真做好檔案研發、編制、管理工作，采用必要的加密技術、安全技術保證檔案安全。如檔案管理人員要定期對計算機文件進行整理，做好計算機查毒、殺毒工作，為了防止數據丟失，還要做好檔案備份存儲工作，積極利用光盤、磁盤、硬盤將信息備份存儲，

檔案是學校發展的歷史縮影和真實寫照，檔案管理是高職院校教學管理工作的重要組成部分。高職院校檔案管理工作是一項長期、艱巨的系統工程。高職院校要適應歷史發展要求，結合學校建設，樹立檔案信息化建設理念，加大資金和設備投入，加強檔案管理隊伍建設，優化檔案管理體系，推動學校檔案信息化建設不斷向前發展。

主要參考文獻

[1] 何海英. 淺議新時期高職院校的檔案管理[J]. 才智，2010（35）.

[2] 王述剛. 簡析高職院校學生檔案管理工作[J]. 黑龍江科技信息，2010（21）.

[3] 許德斌. 高職院校檔案信息化建設探析[J]. 池州學院學報，2012（3）.