淺談醫院檔案的歷史發展及構成特點

[摘 要] 醫院檔案隨著醫院的建立而產生，醫院檔案管理經歷了部門文書材料立卷管理、機關檔案室管理、綜合檔案室管理和信息化管理等4個階段。醫院檔案根據其功能分為10個類別，具有建檔歷史長、門類豐富載體多、形成周期長、關聯性強、收集完整保管好、利用廣泛等特點。醫院檔案管理已進入信息化管理階段，檔案管理要與醫院信息化建設同步規劃、同步建設，促進檔案管理水平的提高。

[關鍵詞] 醫院檔案； 管理； 信息化； 歷史發展； 階段； 特點

[中圖分類號] TP309 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）13- 0075- 03

醫院檔案是醫院在各項工作活動中直接形成的具有保存查考價值的不同形式和載體的歷史記錄，具有記錄社會歷史的功能[1]。隨著醫藥衛生體制改革的深入，醫療技術水平、管理水平和信息化水平快速發展，醫院檔案管理是醫院管理工作中的重要組成部分，分析醫院檔案的歷史發展，了解其構成、特點及功能，將有助于醫院管理水平的提高。

1 醫院檔案管理的歷史發展

醫院檔案伴隨醫院發展的歷史進程，由最初單一的文書檔案，發展到具有各種門類和載體的綜合檔案。醫院檔案管理工作大致經歷了4個發展階段。

1.1 部門文書材料立卷階段

第一階段是20世紀50年代初至60年代末。這一時期，是醫院各職能部門文書立卷時期，文書部門在工作中形成各種文件材料，經工作人員的簡單鑒別，將其中有保存價值的材料分類、整理并分門別類地保存下來，即是部門文書立卷。這一時期檔案材料的保存利用沒有統一的規章制度，檔案管理處于“無政府”狀態。醫院作為特殊行業，開始規范地保存病歷檔案。

1956年，國務院常務會議通過了《關于加強國家檔案工作的決定》，在中國歷史上第一次明確地提出檔案是“國家的歷史財富”的科學觀念。各醫院積極貫徹執行《決定》精神，推行和完善文書處理部門立卷歸檔制度，收集、整理歷史檔案和清理機關積存檔案。

1.2 機關檔案室管理檔案階段

第二階段為20世紀70年代初至80年代中后期。這一時期，大、中型醫院開始建立機關檔案室，將各職能部門主要是文書處理部門保存的檔案實行集中統一管理，檔案管理有了“家”——機關檔案室。20世紀70年代主要集中統一保管文書檔案和會計檔案，到了80年代初，增加了科技檔案。機關檔案室隸屬于行政辦公室領導，在業務上受上級檔案事業管理機關的領導、監督和檢查。這一階段的主要特點：一是實行全宗管理；二是開始開展檔案編研工作，如編撰《全宗介紹》、《大事記》、《組織沿革》等；三是檔案管理工作得到重視，軟硬件投入加大；四是檔案工作人員工作職責得到落實；五是檔案庫房管理得到加強。

1.3 綜合檔案室管理檔案階段

第三階段為20世紀80年代中后期至90年代末。這一時期，各大中型醫院相繼建立了綜合檔案室，對醫院各門類的檔案實行集中統一管理，部分檔案分室保存，檔案管理實現了“家族式”管理。1988年1月《中華人民共和國檔案法》的頒布實施，使檔案管理有法可依。這一階段的主要特點：一是加強對綜合檔案室的領導，統一組織協調，制定了檔案管理的職責、制度和辦法；二是實行檔案集中管理，編制統一的分類大綱；三是開展檔案管理升級達標工作，檔案管理不斷規范化科學化；四是檔案的利用及編研工作得到重視。

1.4 信息化管理檔案階段

第四階段為信息化管理檔案階段，這一時期的檔案管理的顯著特征是充分利用信息技術管理檔案，最大限度地實現檔案的信息共享，提高檔案的收集率和利用價值。進入21世紀，隨著信息技術在醫院管理及醫療活動中的應用，醫院進入信息化時代，醫院檔案管理也隨之進入信息化時代，充分應用現代信息技術對檔案信息進行系統集成、有序分類和數字化開發應用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、 歸檔、保存等進行全過程數字化管理，最終實現“無紙化”管理。檔案管理信息化大致包括4個方面：一是數據資料信息化；二是工作流程信息化；三是檔案檢索利用信息化；四是培養檔案信息化人才。

2 醫院檔案的構成及功能

醫院檔案根據其功能與作用可分為以下10個種類。

2.1 病歷檔案

病歷檔案簡稱病案，又稱病歷，是指醫務人員對病人疾病診斷治療過程形成的文字、符號、圖表、影像、切片等資料的總和，它客觀地、完整地、連續地記錄了病人的病情變化及診療經過，是經醫務工作人員及醫療信息管理人員收集、整理、加工后形成的具有科學性、邏輯性、真實性的診療記錄，是臨床科學診斷治療、教學、研究的基礎資料。病歷檔案在醫院檔案中占有重要地位。

2.2 文書檔案

文書檔案是醫院在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。醫院文書檔案可以反映出上級機關及醫院在此階段對工作中某一特定問題提出的意見和解決方案，是確鑿的原始材料和歷史證件，它是查考、爭辯、研究和處理問題的依據。

2.3 科研檔案

科研檔案是指醫院在科學研究活動中直接形成的應當歸檔的并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。由于醫院科研檔案保存的資料大多是原本、原稿，它真實地記錄、儲存各項科研課題的立項申報書、科技成果鑒定證書、計劃任務書，技術總結報告、合同書、課題項目評審意見書、評審報告、實驗記錄、經費使用等有關科研活動的全過程，是醫院知識形態的生產力。

2.4 人事檔案

人事檔案記載了醫院員工學習培訓、工作調動、職務任免、考察培訓、政治思想、品德作風、業務能力、科學研究等內容，是醫院每位職工個人經歷的真實記載，是其社會歷史面貌的體現。全面、系統、準確的人事檔案信息資料能確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性。

2.5 設備檔案

設備檔案是每一臺醫療設備從購置論證、采購、運行、維修維護直至報廢全過程中產生的文字、圖片、聲像等具有參考和保存價值的各種載體材料，主要包括設備購進檔案和設備維修檔案，是設備維護、更新的重要依據。

2.6 會計檔案

會計檔案是醫院在經營活動中形成的會計憑證、會計賬簿和會計報表等原始材料。真實、完整的會計檔案是參與、反映、監督醫院運作的重要信息資源，對醫院的經營管理具有重要的支持、保證和促進作用。同時，完整、真實的會計檔案也是維護當事人及醫院正當權益的憑證，是潛在法律意義的有效證據。

2.7 基建檔案

基建檔案是醫院在基礎建設的各項活動中積累起來的、包括投資計劃、預算、決算、設計、建設、維護等內容的各類文字、圖表資料[2]。它真實地反映了醫院各種建筑物、構筑物的位置，客觀地反映了建筑物以及地上、地下管線等基本建設工程在規劃、設計、施工、使用、維護、檢修活動等各方面的情況，為醫院的規劃、管理提供重要的歷史發展依據，是醫院擴建、維護、改造的重要依據。

2.8 聲像檔案

聲像檔案是醫院在從事各種活動中形成的具有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等以不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案生動、翔實地記錄了醫院不用歷史發展時期的重大活動、重要事件等，是醫院建設與發展的重要歷史依據，是醫院文化建設的“見證人”，是醫院寶貴的文化財富。

2.9 專題檔案

專題檔案是由醫院在某一特定時期、圍繞某一特定主題而精心策劃開展的專題活動中的文字、圖片、聲像等材料形成的，如抗擊“非典”專題、創“三級甲等”醫院專題、“三好一滿意”活動專題、院慶專題等。開展各類專題活動，借助媒體的作用，對打造醫院品牌文化，傳播醫院的品牌內涵有良好效應。

2.10 實物檔案

實物檔案是醫院在醫療、教學、科研和其他各項活動中，直接形成的具有保存價值的以實物為載體形成的檔案，是醫院在從事各項活動中獲得的以物質實體為載體的物品檔案。它具有真實性、原始性、直觀性和生動性等特點，對反映醫院發展史、榮譽史，展示醫院形象、研究醫院文化具有很好的憑證作用，是醫院檔案的重要組成部分。

3 醫院檔案的主要特點

3.1 建檔歷史長

我國醫院的建立一般為4類情況。一是鴉片戰爭后，西方基督教會在不平等條約的庇護下競相派遣傳教士入華傳道，并興辦了大、中、小不同類型的教會醫院[3]，在新中國成立后收為國有，被改造為人民醫院。二是紅十字會舉辦的紅十字醫院，1904年中國人建立了紅十字組織——上海萬國紅十字會，紅十字總會和全國各地的分會均設立了紅十字醫院[4]。三是新中國建國初期國家根據區域設置創辦的縣、市（地）、省級醫院及大型企業醫院，建立了完善的三級醫院網絡。四是改革開放后，國外資本和民營資本進入醫療領域，建立了部分合資、外資、民營醫院等。從醫院的設立情況看，絕大多數醫院是新中國建國初期建立的，距今有數十年的歷史；部分大中城市的大中型醫院是由教會醫院改造而來的，有上百年的歷史。檔案是隨醫院的建立而產生的，因此，醫院檔案管理歷史長。

3.2 門類豐富載體多

公立醫院是國家創辦的公益性事業單位，又是與醫療技術、為病人服務密不可分的醫療服務機構。因此，醫院的檔案類別不僅有文書檔案、人事檔案、會計檔案、基建檔案等一般事業單位有的檔案，還有大量的病歷檔案、膠片檔案、病理切片檔案、科研檔案、設備檔案等。從載體上分，有紙質檔案、膠片檔案、玻片檔案、音像磁盤檔案、照片檔案、實物檔案等。醫院的檔案無論門類還是載體都非常豐富。

3.3 檔案數量大

醫院在長期的實踐過程中，收集、保存了大量的檔案。一是按照事業單位綜合檔案管理的要求，較為完整地保存了文書檔案、人事檔案、基建檔案、會計檔案等。二是從醫療活動及醫療服務的要求角度，保存了較為完整的病歷檔案、膠片檔案等，縣級及以上醫院基本上都較為完整地保存了建院以來的病歷檔案，特別是新中國建國以來的病歷檔案。如協和醫院自1921年建院至今，僅患者的病歷檔案就保存了300萬冊。

3.4 檔案形成的周期長，關聯性強

醫院的科研檔案、病歷檔案、膠片檔案等，其形成過程較長，病歷檔案、膠片檔案之間的關聯性強。如一項科研課題，從立項開始收集資料，建立檔案，到課題研究、結題、鑒定、申請評獎，整個過程少則2～3年，多則5～8年，甚至更長，科研檔案要待課題完全結束后才能歸檔立卷，因此檔案形成的周期與課題研究周期相關。又如病歷檔案，患者每一次到醫院檢查治療形成一份檔案，歷次檢查治療的相關檔案才是一份能完整反映病人檢查治療及身體變化情況的、有充分利用價值的病歷檔案，涉及病人診斷治療的檔案之間關聯性強。

3.5 收集完整保管好

早在1928年，美國就已成立了病案協會，對當時所有的病案進行匯總、跟蹤、分析[3]。我國頒布實施的《中華人民共和國檔案法》、《病歷檔案管理辦法》等法律法規確保各類檔案的收集保管完整。在醫院，病歷檔案是醫務人員診斷、治療和護理病人醫療活動信息的重要載體，每一所醫院從建院開始就注意收集和保管檔案資料。如北京協和醫院一直將收集整理保管好病歷檔案作為醫院的一項非常重要的工作，無論多么艱苦的年代，他們都始終不渝地做好病案收集保管工作，一直將病案視為該院的“三件寶”之一，在該院能夠查閱到包括孫中山在內的中外名人病案。

3.6 涉及面廣利用好

醫院檔案是在醫院管理、醫院建設發展、醫療服務等過程中形成的，不僅涉及醫院的各項工作，更涉及其廣大的服務對象。醫院檔案為醫院建設發展服務，為醫學科學服務，為病人群眾服務，為員工服務。醫院檔案為醫院編研年鑒、編輯院史等提供了翔實的材料，是醫院文化建設基石。在醫院的病歷中，還有一些記載世界首例、中國首例、醫院首例的疑難重癥病例及罕見病例的病案，如協和醫院的病歷中，有國內第一例賁門癌切除術、第一例全肺切除術等，它們具有醫學、文化、歷史等多重價值，堪稱“活著的歷史”。據不完全統計，一所三級醫院每年僅病歷檔案就為病人提供上萬次的查閱及復印服務，其全部住院病歷提供給醫療質量管理部門檢查、評審，為醫務人員提供上萬次的病歷用于病案分析、療效分析、經驗總結、病史跟蹤等。

目前，醫院檔案管理已進入信息化管理階段。信息化檔案管理階段可以充分利用信息技術和現代化設備，提高檔案收集、整理、利用水平，實現信息資源共享，使檔案管理走向信息化、現代化。但各個醫院信息化檔案管理現狀不容樂觀，醫院檔案信息化管理的廣度和深度還遠遠跟不上時代的發展。一是在檔案管理格局方面，許多醫院還停留在綜合檔案室管理檔案階段。醫院綜合檔案室一般只管理文書、科研、會計、音像檔案等，而人事檔案、病歷檔案、各種檢查影像圖文檔案分屬不同業務部門管理，不符合集中統一管理原則，不利于檔案的保管和利用。二是在檔案立卷、裝訂、檢索等方面，仍然依靠手工操作，不僅程序繁瑣，勞動量大，而且案卷質量因人而異，檢索速度慢，查準率低。三是在檔案保管方面，記載醫院發展的檔案資料在不斷地產生，要全面完整地收集整理并保存好這些資料，需要改善檔案庫房設施設備，提高管理水平。四是檔案服務仍然處于封閉狀態，局限于利用者上門查閱檔案的被動服務方式，不能主動發揮檔案信息資源在服務群眾、服務醫教研的作用。

回顧檔案管理發展的歷史進程，要全面實現醫院檔案管理信息化，第一，必須理順醫院檔案管理體制并建立檔案信息化管理制度，設立一個獨立面向醫院整個組織的檔案信息管理做到部門。第二，在醫院信息化建設的同時，推進醫院檔案信息化進程，同步規劃，同步建設。第三，必須加強信息化管理的基礎設施建設，主要包括硬件平臺和網絡平臺的建設。第四，要加強醫院檔案管理信息化的人才隊伍建設，為檔案息化建設提供人才保障。

主要參考文獻

[1] 李倩. 解析歷史聯系學說下的檔案定義[J]. 蘭臺世界：中旬，2011（9）.

[2] 林宵，陳暉. 淺議醫院綜合檔案門類與管理[J]. 中醫藥管理雜志，2009（12）.

[3] 周典恩. 近代福建基督教教會醫院述略[J]. 廈門廣播電視大學學報，2010 （1）.

[4] 蔣露. 晚清至北京國民政府時期的中國紅十字會醫院（1904-1927） [J]. 湖南工程學院學報：社會科學版，2012（1）.