學校檔案管理工作的信息化和信息化建設

摘 要：檔案信息化是國家信息化戰略的重要組成部分，是信息化在檔案領域的具體實現，國家檔案局提出了“已檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求，在這樣一個大環境下，學校檔案信息化勢在必行。

關鍵詞：檔案管理 學校檔案管理 檔案信息化 檔案信息化建設

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）05（c）-0111-01

1 檔案信息化和檔案信息化建設的內涵

檔案信息化在檔案學里并沒有一個既定的概念，具體來講，檔案信息化是指將檔案信息的采集、傳遞、查詢等網絡化，存儲數字化，管理標準化，將檔案信息的采集、傳遞、儲存和查詢一體化，四者合一。檔案信息化建設是指利用先進的信息技術建設檔案的信息庫，方便檔案信息的管理和查詢。學校檔案信息化建設并不是依靠某一個部門或者在某一階段就可以完成的事，需要學校各個部門全方位的配合，不斷對檔案信息資源，檔案信息網絡，檔案信息數據庫，檔案信息管理制度等各個方面進行提升、完善，特別是檔案管理工作人員的學習不能間斷，一定要加強檔案管理人員的現代化信息技術水平。

2 檔案信息化和檔案信息化建設的意義

2.1 檔案信息化和檔案信息化建設的必要性

信息化是一場新的技術革命，對社會生活方式與管理方式造成了深度影響和改變，在全社會信息化的環境下，國家檔案局提出了“以檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求，學校檔案管理必須順應時代發展的潮流，進行檔案信息化建設。

學校是接收新事物、運用新科技的前沿陣地，學校的教學活動、科研活動中形成大量的以音頻、視頻等新媒介為載體的文件，要保存好學校教學、科研的信息資料，做好檔案工作，勢必要有儲存這些新載體的設備，因此，學校檔案信息化建設不容推遲。

2.2 檔案信息化建設可改變學校檔案管理模式

傳統的檔案管理大多是一種簡單的保管工作，極少為公眾提供主動的服務。學校檔案信息化建設可使檔案管理的工作從單純地保管向綜合管理發展，自動、有效、全方位的為學校工作服務，使檔案變為為可供學校利用的文獻資料。

2.3 檔案信息化可以提高學校檔案的使用率，使檔案更大限度的為學校工作服務

學校檔案信息化的建設，使檔案手工管理向自動化、網絡化、數字化方向發展，形成整體、系統、主動的服務模式，檔案內容更加豐富、全面，檔案查詢更加方便，無論是學校的教學工作者、科研工作者、行政工作者、抑或是學生，只要有檔案管理的訪問權限，即可不受地點和時間的限制，查詢所需資料，更大限度的為學校各項工作服務。

3 如何做好檔案信息化和檔案信息化建設工作

3.1 引起領導重視，取得領導支持

檔案信息化建設是一項復雜的工作，需要引起學校領導的重視和支持，在校領導的帶動下，學校各方面配合，檔案信息化建設才能順利開展。

3.2 做好檔案信息化建設中的基礎設施建設

檔案信息化建設必須有基礎設施建設做基礎，檔案信息化基礎設施建設包括硬件和軟件兩大部分，硬件設備需要服務器、計算機、攝像機、掃描器等，檔案數字化過程中離不開各種軟件，辦公軟件、影像處理軟件、格式轉換軟件必須具備。另外檔案信息化建設離不開網絡，學校應充分利用網絡環境、根據學校的要求構建檔案管理的局域網或者INETERNET基礎網絡。

3.3 檔案信息化建設的人才建設

（1）對既有檔案工作者的人才培養。

檔案管理工作的信息化和手工管理時有著較大的區別，檔案工作者需認清這一轉變，盡快進入新的工作環境，努力提高自身工作能力，主動學習計算機技術、辦公自動化軟件工具等，定期對工作人員進行計算機基礎、數據處理、辦公軟件等基礎知識的考核，建立獎懲制度，以激勵工作人員對新知識新技術的學習，學習先進的檔案專業知識和檔案信息技術，有效應對檔案信息化工作中的采集、轉化、保存等環節上的問題。

（2）引進專業技術人才。

檔案信息化建設需要精深的專業技術人員，學校可從校外引進既具有計算機專業技術又具有檔案管理知識的人員，有效進行檔案信息化建設。在技術人才引進時要慎重選擇、嚴格把關，不但要考慮技術水平的因素還要考慮個人道德素養問題，建設完善的現代化檔案管理隊伍。

4 制定檔案信息化建設的制度

學校檔案信息化建設普遍存在資金有限、設備配置不夠、人才不足等問題，所以應當制定合理、完善的制度，充分考慮學校的需求和現狀，以在擴大資金、配置設備、人才培養等各方面的工作時按照規定制度來進行，杜絕工作中出現盲目性、落后性。檔案信息化建設工作是復雜且繁復的過程，各項基礎業務工作只有實行標準化、規范化的工作程序和方法才能確保工作順利。

5 做好檔案管理工作中采集、錄入、存儲工作

采集和存儲是檔案管理中極為重要的兩個環節，是以后檔案工作進行的前提和基礎。檔案信息化建設中的檔案采集工作應當全面取材、取其精華、去其糟粕。力求檔案采集的內容既全面無遺漏又有較高的使用價值。

學校檔案信息化建設的一個重要目的就是提高檔案被學校使用的效率和有效性。所以檔案在存儲時應分層次、分類別，按關鍵詞、主題等錄入，既提高錄入效率，又有利于以后對檔案資料的檢索查詢。

檔案管理人員應確保檔案信息存儲的安全性和規范性，加強對重要珍貴的檔案資料的保護，按照一定的規律、制度存儲資料，確保用戶查詢時能準確地查到先關資料。

6 檔案信息化建設的安全性

檔案信息化建設的數字化，將資料轉化成電子檔案供學校人員查閱會涉及到著作權益問題，所以在檔案信息化建設的過程中應提高對著作權、發表權、網絡傳播權的維權意識，保護好檔案信息的權益。

檔案信息化建設的數字化和網絡化也存在安全隱患，要減少網絡化帶來的危險應做好以下幾個方面：

（1）上傳文件時，確保文件的安全性，沒有被病毒感染。

（2）做好訪問控制策略，嚴格控制管理人員的訪問資格和操作權限，避免人為的信息泄密和資料破壞。

（3）網絡防火墻建設。嚴格做好服務器、數據庫的安全保護，定期更新防護體系，防止病毒侵襲和黑客侵入。

（4）檔案資料備份保護。應定期對檔案資料進行備份，包括本地備份和異地備份。

（5）一定要確保工作人員的專業技術水平，以避免操作不當對文件資料、計算機或者數據庫系統造成的破壞。

（6）保證硬件運行在合適的物理環境下，比如溫濕度合適，避免電磁強烈干擾，定期對硬件進行檢查，發現問題立即處理，避免硬件損壞造成的數據丟失。

總之，學校檔案信息化建設是學校檔案管理的發展趨勢，需要在學校各個方面的配合下才能不斷發展、完善，在學校的發展中發揮應有的作用。

參考文獻

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