高職秘書專業(yè)文檔管理類教材內(nèi)容構(gòu)建模式探析

[摘 要]以出版的高職秘書專業(yè)文檔管理類教材版本為實(shí)證作為研究基礎(chǔ)，目前高職秘書專業(yè)文檔管理類教材內(nèi)容構(gòu)建的主要模式有：“檔案管理”內(nèi)容構(gòu)建模式、“文書工作+檔案管理”內(nèi)容構(gòu)建模式和“信息工作+檔案管理”內(nèi)容構(gòu)建模式。在今后的教材編寫中應(yīng)深入思考相關(guān)問題。

[關(guān)鍵詞]高職秘書專業(yè) 文檔管理 教材建設(shè) 內(nèi)容構(gòu)建模式

[中圖分類號(hào)] G712 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 2095-3437（2013）11-0048-02

文檔管理類課程是高職秘書專業(yè)的主干課程，各院校大多開設(shè)“文書工作與檔案管理”“秘書文檔管理”“檔案管理”等課程。文檔管理類教材也是高職秘書專業(yè)教材建設(shè)的重點(diǎn)項(xiàng)目。受制于專業(yè)特點(diǎn)、學(xué)生就業(yè)崗位及教育層次限制等因素，高職秘書專業(yè)文檔管理類教材在內(nèi)容構(gòu)建上應(yīng)追求適合于高職秘書專業(yè)學(xué)生就業(yè)實(shí)際的模式。本文以實(shí)證為基礎(chǔ)對(duì)目前出版的高職秘書專業(yè)文檔管理類教材內(nèi)容構(gòu)建模式做一些分析。

一、“文書工作+檔案管理”內(nèi)容構(gòu)建模式

該模式的版本如《文書工作與檔案管理》（吳鳳祥，高等教育出版社2001）、《文書工作與檔案管理》（趙映誠，高等教育出版社2003，2007）、《秘書文檔管理》（汪溢，大連理工大學(xué)出版社2008，2010）、《文書與檔案管理》（劉萌，電子工業(yè)出版社2010）、《企業(yè)文檔管理》（崔淑琴，暨南大學(xué)出版社2010）等。

最早的高職秘書專業(yè)文檔管理類教材就是采用這種模式，而且一直作為該類教材內(nèi)容構(gòu)建的主要模式沿襲至今。這種模式實(shí)際上將教材分為前后兩大相對(duì)獨(dú)立的部分，前一部分是文書工作，后一部分是檔案管理。文書工作部分（實(shí)際上主要是機(jī)關(guān)文書工作）的內(nèi)容一般包括文書工作概述、文書種類、文書體式、文書稿本、文書形成、收文與發(fā)文、整理與歸檔等環(huán)節(jié)和內(nèi)容，即傳統(tǒng)文書學(xué)的內(nèi)容。檔案管理部分的基本思路同于下述“檔案管理”內(nèi)容構(gòu)建模式，即由檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用、編研及專門檔案和特殊載體檔案結(jié)構(gòu)而成。這種模式的構(gòu)建主要基于“文書與檔案的特殊關(guān)系”，認(rèn)為“文書是檔案的前身，檔案是文書的歸結(jié)”。各版本在結(jié)構(gòu)上基本沒有太大差別，內(nèi)容上基本以黨政機(jī)關(guān)文書工作與專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)檔案管理為構(gòu)建基礎(chǔ)，其中某些內(nèi)容往往又和秘書（應(yīng)用）寫作教材中的相關(guān)內(nèi)容交叉或重復(fù)，如公文格式及常用文書寫作。

崔淑琴、李艇主編的《企業(yè)文檔管理》探索了較為新穎的思路。教材首先突出了“企業(yè)”這個(gè)定位和特色，基于“檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研、經(jīng)營和管理等活動(dòng)的真實(shí)記錄，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)運(yùn)作及管理等各方面發(fā)揮著重要的作用”的角度，介紹“適應(yīng)企業(yè)特點(diǎn)、體現(xiàn)企業(yè)規(guī)范化和科學(xué)管理水平的檔案體系”內(nèi)容，區(qū)別于以往同類教材以黨政機(jī)關(guān)文書工作與專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)檔案管理內(nèi)容為構(gòu)建基礎(chǔ)的做法，介紹了企業(yè)現(xiàn)行文書及其形成、企業(yè)文書管理工作和企業(yè)檔案的收集與整理、鑒定、保管與統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用、檢索與編研，以及企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理、企業(yè)特殊載體檔案、企業(yè)文檔管理軟件應(yīng)用，還特別介紹了中外合資、合作經(jīng)營企業(yè)與中小型企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)。該教材在宏觀上打破了以往版本文書工作與檔案管理各占一半的模式，在微觀上著眼于企業(yè)實(shí)踐，如企業(yè)現(xiàn)行文書的形成分別介紹了企業(yè)黨群工作和行政管理文書的形成、企業(yè)產(chǎn)品科技和基建設(shè)備文書的形成、企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)和經(jīng)營管理文書的形成及國家標(biāo)準(zhǔn)公文格式自動(dòng)排版系統(tǒng)，明顯不同于以往版本。企業(yè)文書管理部分也不像以往版本那樣繁瑣地介紹基于機(jī)關(guān)特點(diǎn)的收文、發(fā)文等各個(gè)環(huán)節(jié)，而是立足企業(yè)文書運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)踐的簡潔說明。還有像中小型企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)等內(nèi)容也是此前版本鮮見的。

二、“檔案管理”內(nèi)容構(gòu)建模式

該模式的版本如《檔案管理學(xué)簡明教程》（王立維，浙江大學(xué)出版社2004）、《檔案工作實(shí)務(wù)》（吳廣平，北京大學(xué)出版社2008）、《檔案管理技能訓(xùn)練》（陳琳，機(jī)械工業(yè)出版社2009）、《檔案管理實(shí)務(wù)》（樓淑君，重慶大學(xué)出版社2010）、《檔案管理實(shí)務(wù)》（何屹，北京大學(xué)出版社2010）等。

這種模式的內(nèi)容設(shè)定就是檔案管理活動(dòng)的一系列環(huán)節(jié)和內(nèi)容，一般包括檔案管理概述、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案提供和利用、檔案編研、檔案登記和統(tǒng)計(jì)、專門檔案管理（人事檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理等）、特殊載體檔案管理（聲像檔案管理、照片檔案管理、電子檔案管理）等，其基本思路與一般意義的檔案管理學(xué)類教材一致，特別是早期版本。近期版本則結(jié)合專業(yè)特點(diǎn)等作出了一些調(diào)整，如樓淑君、鐘小安主編的《檔案管理實(shí)務(wù)》采用“項(xiàng)目導(dǎo)向、任務(wù)驅(qū)動(dòng)”的編寫模式，除項(xiàng)目一“檔案與檔案工作”（相當(dāng)于概述）外，項(xiàng)目二至項(xiàng)目六分別是文書檔案管理、科技檔案管理、人事檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理、特殊載體檔案管理；項(xiàng)目七至項(xiàng)目九分別是檔案保管工作、檔案檢索、檔案利用服務(wù)與檔案編研工作，檔案的收集、整理、鑒定等內(nèi)容則沒有納入；項(xiàng)目十和十一分別介紹了綜合檔案室建設(shè)與管理、檔案事務(wù)所的創(chuàng)建。陳琳編著的《檔案管理技能訓(xùn)練》以訓(xùn)練貫穿全書，但內(nèi)容設(shè)定仍是始于檔案收集止于特殊載體檔案管理，該教材在最后一章介紹了檔案管理軟件操作。

三、“信息工作+檔案管理”內(nèi)容構(gòu)建模式

該模式的版本如《商務(wù)秘書信息與檔案工作》（劉萌，中國勞動(dòng)社會(huì)保障出版社2005）、《秘書信息與檔案管理實(shí)務(wù)》（余紅平，外語教學(xué)與研究出版社2009）、《信息與檔案管理》（賀存鄉(xiāng)，浙江大學(xué)出版社2010）、《秘書信息工作與檔案管理》（王琦，中國人民大學(xué)出版社2011）等。

這種模式出現(xiàn)較晚，版本總體數(shù)量較少，主要集中在近幾年。這種模式將“文書工作+檔案管理”內(nèi)容構(gòu)建模式的文書工作換成了信息工作。信息工作部分一般包括信息與信息工作概述、信息獲取、信息整理、信息存儲(chǔ)、信息傳遞、信息開發(fā)與利用服務(wù)、信息決策服務(wù)與反饋等內(nèi)容。檔案管理部分仍如常規(guī)。這種模式基于檔案是一種特殊的信息資源而構(gòu)建，體現(xiàn)了文檔管理類課程教學(xué)及教材建設(shè)在內(nèi)容選擇上的新探索。事實(shí)上，大多數(shù)院校在教學(xué)實(shí)踐中還是傾向于前兩種模式的。

此外，還有將信息工作、文書工作和檔案管理三者合一的。《職業(yè)秘書資料與檔案管理教程》（陳祖芬，清華大學(xué)出版社2008）也更新了文檔管理類教材的編寫模式，較具新意。

四、兩個(gè)需要深入思考的問題

上述三種高職秘書專業(yè)文檔管理類教材內(nèi)容構(gòu)建模式，既有傳統(tǒng)認(rèn)知的延續(xù)，也有課程改革的探索。究竟哪種模式更適合專業(yè)教學(xué)，或者說更有利于學(xué)生未來就業(yè)？由于各院校課程設(shè)置、課程目標(biāo)等不盡一致，難以也不宜作出統(tǒng)一的評(píng)判。但著眼于今后的教材建設(shè)，下述兩個(gè)問題需要進(jìn)行深入思考。

一是文檔管理類教材內(nèi)容構(gòu)建要以學(xué)生就業(yè)實(shí)踐為基礎(chǔ)。高職秘書專業(yè)學(xué)生就業(yè)的主要去向是中小型企業(yè)，而非大型企業(yè)、黨政機(jī)關(guān)或?qū)I(yè)檔案機(jī)構(gòu)。中小型企業(yè)文檔管理工作還不完善，甚至可以說是千差萬別，有的設(shè)立了專門機(jī)構(gòu)并配備了工作人員，有的則不是這樣，文檔管理工作往往與綜合辦公室等工作合在一起。高職秘書專業(yè)學(xué)生到中小型企業(yè)就業(yè)，很多都是綜合性崗位，文檔管理工作只是其中的一部分。所以，從總體上來講，高職秘書專業(yè)文檔管理類教材的內(nèi)容構(gòu)建應(yīng)以中小型企業(yè)文檔管理工作實(shí)踐為基礎(chǔ)，盡管它還不完善，但這也正是借教材建設(shè)對(duì)中小型企業(yè)文檔管理工作進(jìn)行深入研究的契機(jī)。用大型企業(yè)乃至黨政機(jī)關(guān)或?qū)I(yè)檔案機(jī)構(gòu)的工作方法指導(dǎo)中小型企業(yè)的文檔管理工作是不現(xiàn)實(shí)的，將屬于本科層面的內(nèi)容簡單橫移到高職秘書專業(yè)教材中來也是不切實(shí)際的。目前許多高職秘書專業(yè)文檔管理類教材雖然篇幅薄了，但內(nèi)容并未見少，不自覺地還存在追求學(xué)科化和系統(tǒng)性的傾向。這值得教材編寫者深入反思。

二是文檔管理類教材中相關(guān)內(nèi)容的組合與銜接要更科學(xué)。無論是文書工作與檔案管理組合，還是檔案管理與信息工作組合，都應(yīng)進(jìn)行更深層次的探究。如文書工作的內(nèi)容基于傳統(tǒng)文書學(xué)的內(nèi)容，事實(shí)上在追求效益和講求效率的企業(yè)管理運(yùn)行機(jī)制下，由于受人員規(guī)模等因素制約，中小型企業(yè)的文書工作不可能像大型企業(yè)乃至黨政機(jī)關(guān)那樣繁雜，所以目前基于黨政機(jī)關(guān)特征的文書工作內(nèi)容其實(shí)與學(xué)生就業(yè)崗位實(shí)踐存在較大距離，而且像公文格式、行文規(guī)則等內(nèi)容往往與秘書（應(yīng)用）寫作類教材存在交叉或重復(fù)。同時(shí)，組合在一起的內(nèi)容如何做好邏輯上的銜接目前也做得不夠，如文書工作與檔案管理組合，僅僅說“有了文書才有檔案，沒有文書就沒有檔案”似乎欠妥，因?yàn)槲臅鴻n案是檔案的主體但不是全部。再如檔案管理與信息工作組合，檔案是一種特殊載體的信息，但如何在一本教材中將二者有機(jī)地融合在一起而不是“貌合神離”地單獨(dú)“擺放”，這是教材編寫者應(yīng)該進(jìn)一步要做好的工作。

[ 參 考 文 獻(xiàn) ]

[1] 金常德.高職教育秘書文檔類教材建設(shè)述評(píng)[J].蘭臺(tái)世界，2008，11（下）.

[2] 樓淑君，鐘小安.檔案管理實(shí)務(wù)[M].重慶：重慶大學(xué)出版社，2010.

[3] 趙映誠.文書工作與檔案管理（第二版）[M].北京：高等教育出版社，2007.

[4] 崔淑琴，李艇.企業(yè)文檔管理[M].廣州：暨南大學(xué)出版社，2010.

[責(zé)任編輯：陳 明]