扁平化管理模式下教務秘書隊伍的考核與激勵機制研究

[摘 要]教務秘書是高校教學管理系統中具有重要意義的基層工作崗位，然而在當前高校教務秘書隊伍建設中存在著一些問題，扁平化管理模式的引入是克服這一問題的重要管理創新。扁平化管理模式對于提升高校教務秘書的工作積極性和能動性具有重要作用，對于提高高校教務管理質量也具有重要意義。為了確保扁平化管理模式在高校教務管理中能夠發揮積極作用，必須加強高校教務秘書隊伍的考核機制和激勵機制建設，只有這樣才能充分發揮其管理能力。

[關鍵詞]扁平化管理模式 教務秘書 考核機制 激勵機制

[中圖分類號] G47 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2013）11-0141-02

教務秘書隊伍是高校教學體系正常運行的重要支持，作為高校教學管理中最基層的管理人員，教務秘書是連接學校教務部門與教學單位之間，抑或說是高校行政權力與學術權力之間的橋梁和紐帶，是上級教學管理思想、管理方法的貫徹與實施者，是制訂教學規劃、協調教學安排、維護教學秩序、提高教學質量、培養高素質人才的重要保障。隨著我國高等教育行政體制改革的逐步推進，扁平化管理作為一種有效的管理模式逐漸被引入到高校教學管理之中，這在提高教學管理的工作效率、增強教職員工工作滿意度等方面具有很重要的意義，但也難免存在一些問題。

一、當前高校教務秘書隊伍發展中的問題與扁平化管理模式的介入

在高校系統中，教務秘書是一個具有基礎性意義的工作崗位，是高校教學管理的科學運作者。教務秘書的素質對于高校教學管理具有重要影響，他們的工作滿意度和積極性也影響著高校教學質量，在高校教學管理體系中科學定位教務秘書的職能是發揮高校教務秘書作用的關鍵。

我國當前的教學管理主要采用的是層級管理模式，即最高領導的指令通過一級一級的管理層，最終傳達到執行者；基層的信息通過一層一層的篩選，最后到達最高決策者。高校教務秘書正處于這個層級結構的最底層。在這種層級結構中，高校教務秘書隊伍發展面臨著兩方面的不利因素：一是相對于廣大高校教師來說，教務秘書是直接服務于其教學科研活動的。這些教學科研活動中具有主導地位的學術權力有可能在專業發展方面對高校教務秘書造成巨大的心理壓力。部分教師或者憑借其學術地位上的優勢對高校教務秘書工作及其職業價值表示出輕視的態度，或是在教學管理中與高校教務秘書之間不能很好的配合和合作，這些都會挫傷高校教務秘書的工作積極性，造成高校教務管理人員的職業價值模糊、定位偏低。二是對于上級教務管理部門來說，高校教務秘書又面臨著行政權力的壓力。與專業教師隊伍建設的高要求相比，高校對于基層教務管理隊伍的關注程度相對較弱，教務秘書自我實現的需求少人問津。相對于高校行政機關的職員，教務秘書的職務、職稱晉升、工資待遇提高等機會的匱乏，比較容易形成高校教務秘書的上升空間不足，挫傷其工作的積極性，人為地降低了教務秘書的工作滿意度，使其離職率不斷加大。另外，教務秘書還面臨著來自上級教務管理部門或是學院行政管理層的過多行政干預，這些也會影響高校教務秘書的工作效率、工作質量和工作滿意度。

隨著我國教育行政體制改革的逐步推進，各種先進的管理理念和模式逐漸地被吸收到教育教學管理當中，在企業中已有運用并具較好效果的“扁平化管理模式”開始受到高校教育管理領域的高度重視。高校教務管理中的扁平化管理模式，就是不斷擴大教務管理幅度，減少管理層級，使原來的金字塔式結構被壓縮為相對扁平的結構模式，這對于降低高校教務管理成本和提高高校教務管理效率都具有重要作用。而這種分權管理體制弱化了各層級之間的聯系，各基層組織之間相對獨立，管理的中間層次被壓縮，相應的就對管理結構的兩端——負責教學管理的校級領導和直接執行教學管理活動的教務秘書隊伍——提出了更高的強化要求。

二、扁平化管理模式下的高校教務秘書隊伍考核機制建設

就高校內部管理來說，它以團隊工作的效率為目標指向，其核心是效率目標指向下的管理的有效性。扁平化管理模式在提高管理效率、促進高校教務秘書成長方面具有重要作用，但這種先進的管理模式本身又對高校教務管理提出了更高的要求，只有不斷完善扁平化管理模式下的高校教務秘書隊伍考核機制和激勵機制，才能避免扁平化管理在高校教務秘書隊伍建設中異化，確保扁平化管理能夠發揮積極作用。

在高校教務秘書隊伍的考核方面，基于扁平化管理模式中的高校教務秘書的獨立性相對增強，尤其是高校教務秘書工作的自由度增加，這就在客觀上要求在高校教學管理中加強對高校教務秘書的考核，以督促其更好地完成教學管理任務。這是扁平化管理模式的引入對于高校教學秘書隊伍建設提出的第一個管理理念和方式的變化。管理理念上注重扁平化管理模式中的高校教務秘書隊伍建設中的考核環節，應該具有指揮棒和黏合劑功能，以預防扁平化管理模式下的高校教務隊伍出現自由散漫、協同不力、敷衍塞責的離心現象，這是優化高校教務管理水平的重要途徑。

考核環節應做好以下兩方面的工作：第一，建立多渠道、多形式的立體考核機制。對于高校教務秘書的考核應該是多方面的，考核形式也應該是多種多樣的。基于扁平化管理中的自由工作、獨立工作，工作過程相對缺乏監督，工作結果和業績在量化方面存在諸多困難等因素，考核就應該通過自我考評、上級考評、同事考評和服務對象考評四個方面來體現，只有這種綜合考核方法，才能全面反映高校教務秘書的工作成績。第二，考核結果要反饋，并與獎懲相結合。考核的目的在于管理工作的改進和完善，因此對于高校教務秘書的考核結果秘而不宣或將其“深藏”起來，考核就達不到應有的目的。只有很好的反饋，才能使秘書了解領導及各方面對自己的評價，對自己貢獻的認可程度，以及建設性的意見和建議，從而深刻地認識自我，準確地自我定位，做好以后的工作。同時，只有將考核結果與獎懲機制結合起來，才能真正發揮考核的功能和作用，這就要建立科學的激勵機制，以促進教務秘書工作的提高。

三、扁平化管理模式下的高校教務秘書隊伍激勵機制建設

在扁平化管理模式中，建立科學的激勵機制對于提高高校教務秘書的工作質量和效率具有重要意義，這種激勵機制是建立在科學的考核機制的基礎之上的。只有建立起科學的激勵機制，才能確保高校教務秘書在面臨內容面廣、工作量大和責任重大、繁復瑣碎的工作時，尤其是在個人事業發展空間較為狹窄、追求類似“尊重的需求”、“自我實現”等高層次需求較難滿足的情況下，依然能夠積極做好本職工作。因此，無論從工作關系的和諧，薪酬的合理分配，到工作績效的科學測定以及組織的柔性化等，激勵機制的設計的核心價值取向依然是管理的有效性，是通過提高高校教務秘書的工作滿意度和滿足感來提高其工作效率和工作質量的有效途徑。

在科學的考核機制的基礎上，高校教務秘書隊伍的激勵機制建設主要包括以下幾個方面：第一，綜合激勵，即在全面考核、綜合考核中明確高校教務秘書的優點和成績，設置單項激勵和綜合激勵，并將激勵機制有機地貫穿于教務管理工作中，形成他勵、自勵、互勵相統一，物質激勵與精神激勵相結合的綜合教務秘書激勵模式，確保激勵措施的連貫性和可操作性。第二，結合獎勵和懲罰，建立適當的壓力機制激發、引導和規范教務秘書的行為。獎與懲都有激勵的功能，獎罰分明才能促進進步，只有對教務秘書做到獎功罰過、獎優罰劣、獎勤罰懶，才能達到預期目的。第三，進行激勵的重要基礎是建立崗位職責制度，進行科學明確的分工，我們知道，激勵的主要目的在于實現組織的預期目標，教務秘書是一線最基層的教學管理者，在扁平化管理模式中，建立教務秘書崗位責任制，明確教務秘書的職責范圍對于提高高校教務管理具有十分重要的作用。第四，在扁平化管理模式下，對于高校教務秘書的激勵，還應注重完善教務秘書的管理、培養和發展機制，不斷拓寬教務秘書的發展空間，促使其不斷實現自身的價值。

高校教學行政管理已成為一種專門的職業，具有極強的專業性和科學性。在扁平化管理模式下的員工都應該是受過教育、經過培訓的高素質知識工作者，他們除了需要較大的自主權和較令人滿意的工作本身，還不斷以追逐快樂工作為其主要目標，這也是高校教務秘書的重要需求，只有滿足這種需求，才能提高高校教務秘書的工作滿意度、舒適度、積極性和能動性，同時提高高校教務管理質量和水平。

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[責任編輯：劉鳳華]