高職高專文秘專業《檔案管理》課程教學實踐探究

摘 要：《檔案管理》課程是高職高專文秘專業的一門必修課程，為使學生在學習檔案基本理論知識的基礎上，真正擁有實踐操作的能力，以適應行政、企事業單位檔案工作的需要，本文在教學課程設置、教材選擇、檔案實訓室建設、檔案管理系統專業軟件引用、教學方法、學生實習幾個方面進行實踐探究，以期達到實踐教學的最佳效果。

關鍵詞：高職文秘；檔案課；教學實踐

作者簡介：李莉（1977-），女，助教，漢族，南寧學院文學與藝術設計學院教師，研究方向為文秘專業人才培養。

[中圖分類號]：G64 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-14-0-02

《檔案管理》課程是高職高專文秘專業的一門必修課程，實踐操作性強。培養學生過硬的職業素質和專業技能，成為應用型人才是高職高專教育的特點和優勢，也是高職高專課程的發展方向。

一、教學課程設置

之前本校文秘專業的檔案課與其他管理類專業一樣，僅設置檔案理論基礎知識課程，課時為45學時。然而，根據目前很多中小機關、企事業單位的實際工作情況來看，大多數沒有專門的檔案人員，而是由文秘人員兼管，且隨著各單位對本單位檔案價值的認識逐步提高，越來越重視，檔案實際工作能力的要求在文秘專業中的重要性日益突顯。鑒于此，從2010級始，我校的文秘專業在檔案理論知識課程的基礎上，增加了檔案實訓課程，性質為考查課，課時現定為30學時，以此來推進對學生檔案實踐工作能力的培訓和培養。

二、教材選擇

之前，文秘專業的教材為《文書工作與檔案管理》，可見，檔案理論知識的內容也僅為本門課程的二分之一，且專業性不強。課程設置重新修改后，現試選用張虹、姬瑞環編著的《檔案管理基礎》（第二版）作為文秘專業檔案課程的理論部分教材，該教材為“普通高等教育‘十一五’國家級規劃教材，21世紀高職高專精品教材·現代秘書系列”。該教材涵蓋了檔案工作“收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用、編研、登記和統計工作”八環節內容，并且重點介紹了“人事檔案”、“會計檔案”、“照片檔案”、“聲像檔案”、“實物檔案”和“電子檔案”等目前機關、企事業單位均含有的檔案類型，貼合文秘專業檔案理論知識的學習需求。既能為理論知識作案例補充，又因為以上案例均為學生所熟悉，大大提高了其注意力，激發了學生的興趣和積極性。

三、檔案實訓室建設

必要的教學硬件設施和實訓條件是引導學生實踐的基礎。在校、學院領導的支持下，文秘專業設置了檔案實訓室，主要供文秘專業的學生進行實訓。實訓室配備電腦45臺，以分組的形式進行擺設，購置了檔案柜、各類檔案盒（主要有文書檔案、人事檔案、照片檔案、會計等）、歸檔章、打碼機、溫濕度計、裝訂機、棉線等供實訓操作的專業檔案用具，可以滿足學生進行檔案實訓的需求。

四、檔案管理系統專業軟件的引進

檔案管理系統的應用是計算機輔助檔案管理的具體體現。計算機輔助檔案管理，即檔案管理自動化，指使用計算機輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞檔案信息，實現檔案自動編目和檢索，對檔案存儲環境進行監測和控制，以及對檔案行政管理數據進行處理等等。目前的檔案管理工作，計算機輔助管理已發揮了巨大的作用，檔案管理系統的應用已普及化。

本校選擇購買了廣西壯族自治區檔案館局開發的“GD2000檔案管理”系統軟件。（以下簡稱“GD2000”）。該軟件是為落實國家檔案局文書立卷改革的政策，根據國家檔案局《歸檔文件整理規則》和《廣西壯族自治區歸檔文件整理實施細則》研制的，擁有案卷管理、歸檔文件管理、照片檔案管理、聲像檔案管理、會計檔案管理、實物檔案管理、企事業檔案管理、收發文管理若干模塊，完全滿足學生實訓的需求。廣西區檔案館局為廣西檔案管理工作的最高權威單位，“GD2000檔案管理”系統軟件為廣西區內最專業檔案系統，截止2011年，該系統已在廣西全區有7307個單位應用，應用廣泛。

經統計，本校文秘專業的學生畢業后就業于廣西區內各單位的占80%左右，選用該軟件系統作為指導學生實訓的依托系統，不僅能促進學生檔案實訓的操作，同時還有利于今后學生的就業選擇。

五、教學方法

本門課程主要采用案例教學法和項目教學法兩種方法進行。案例教學法主要應用在理論課，項目教學法則針對實訓課內容。

案例教學法是圍繞一定培訓的目的把實際中真實的情景加以典型化處理，形成供學生思考分析和決斷的案例（通常為書面形式），通過獨立研究和相互討論的方式，來提高學生的分析問題和解決問題的能力的一種方法。此門課程中，如對文書檔案的鑒定，精心選用學校下發的紅頭文件，指導學生利用《文書檔案保管期限表》對該文件進行檔案保管期限的鑒定，因選擇的案例為學生熟悉的內容，能較好的激發學生的學習興趣，取得比較好的學習效果。

項目教學法，是師生通過共同實施一個完整的“項目”工作而進行的教學活動。它主要是將教學過程與具體工作項目充分結合，圍繞具體的項目構建教學內容體系組織實施教學，為學生創造動手操作的機會。根據項目教學法，把本門課程的實訓內容設計成一個一個獨立的項目，學生以小組的形式集體完成。如在文書檔案的整理（以卷的方式）項目中，將學生分成若干個組，每個小組共同完成文書檔案的分類、組卷、排列卷內文件、編頁、編制卷內目錄、填寫備考表、裝訂、擬寫案卷標題、排列案卷、編制目錄等工作內容，在完成工作項目的過程中讓學生明確工作要求，發現問題解決問題，同時能將最終工作成果 展現出來，使學生產生工作的滿足感，有利于提高學生的積極性主動性，達到較好的學習效果。

檔案實訓課項目安排表

工作內容項目內容相關理論

與知識實現目標課時安排

文書檔案整理（以卷為單位）根據所提供的一批文件，完成相關的整理內容檔案分類法

確定保管期限

卷內文件的排列

編頁

編卷內目錄

填寫備考表

裝訂

擬寫案卷標題能按年度—組織機構—保管期限的分類方案正確完成分類，能正確編頁，會使用打碼機，掌握三孔一線的裝訂方法，能正確擬寫案卷標題。12

文書檔案的整理（以“件”為單位）

根據所提供的一批文件，完成相關的整理內容檔案分類法

確定保管期限

盒內文件的排列

編頁

加蓋歸檔章

編制盒內文件目錄

裝訂明確“以件為單位”的概念，能區分“以卷為單位”和“以件為單位”整理的不同頁碼的編制，掌握歸檔章的填寫12

照片檔案的整理完成本班級一批照片檔案的分類、整理和編目照片檔案的分類

擬寫文字說明

排序

編號

編目 6

六、學生實習

《檔案管理》課程是一門實踐性很強的應用學科，之前運用的案例引導和項目實訓進行模擬教學，取得了一定的效果，但仍欠缺實際工作的整體性、多樣性和靈活性。若能補之以實地實習，為學生提供實踐的機會，則將會大大增強學習的效果。為此，針對檔案管理課程的實習，我們對實習地點、實習時間、實習形式做了以下設想，目前正與相關單位進行積極地聯系和洽談中。

（一）與校檔案室合作，開展協助性實習。

校檔案室是集中管理學校檔案的部門，能在校檔案室實習，將比較全面的接觸學校各類檔案，加深學生對檔案工作整體性的認識。由于在校內，且檔案管理的課程安排至大二下學期，可考慮將實習時間安排至大三上學期，一是相關知識已學習過，容易上手；二是該學期學生仍在學校上課，且課程安排較少，有比較充裕的時間進行實習；三是新學年正是學校檔案開始收集、整理工作開始的時期，能較完整的接觸整個工作的過程。實習的形式分成小組進行，每個小組可分別協助某一類型檔案的工作，如文書檔案、照片檔案、聲像檔案、人事檔案、會計檔案為必有檔案，且有一定數量，若按此分配仍未完全安排，由于文書檔案程序復雜且數量較多，可依程序再分配若干組。

（二）與學校所屬城區檔案館局合作，建立參觀實習基地。

檔案館是永久保管檔案的基地和對外提供檔案服務的單位。檔案局是國家指導和管理檔案工作的行政機關。能到檔案館、局參觀和實習將進一步提高學生的檔案維護意識，并進一步拓展對檔案的認識。參觀的時間可考慮安排在檔案管理課程進行的期間，若能實習時間則可考慮安排在大二下學期結束后的暑假期間，因檔案管理課程剛剛結束，可進一步鞏固相關知識的技能的掌握。由于檔案館、局性質的特殊性，形式則主要以參觀學習為主，還可結合檔案館、局工作人員針對某一方面的課程進行課堂外專業知識的補充。

（三）與其他單位合作，成立實習基地。

實訓基地是現實工作的最理想實習場所。現實工作的要求與理論要求和理想工作的狀態是存在一定的差距的，盡可能多地與社會上其他單位建立合作關系，成立實習基地，將能最大限度地為學生畢業實習提供機會，同時，也為其提供就業的機會和就業經驗積累。

總之，應用型人才的培養是高職高專教育的方向?！稒n案管理》課程的教學要以社會、市場為目標，從課程設置、教材選擇、檔案實訓室建設、檔案管理系統專業軟件引用、教學方法、學生實訓實習幾個方面進行積極探索，大膽實踐，為檔案事業工作輸送合格的人才。

參考文獻：

[1]《檔案管理實務》課程教學效果探索；謝俊英，《科學管理》

[2]論項目教學教學法在高職文秘專業《檔案管理學》課程中的應用，作者：唐祖軍，濟南職業學院院報

[3]《2011廣西檔案工作紀實》，作者：陸旭安 來源：廣西壯族自治區檔案局 發布時間：2012-1-24 14：59：33