淺析社會養老保險檔案的管理

摘 要：作為社會養老保險工作中的原始依據，社會養老保險檔案是在工作過程中由具體業務活動所形成的規范性的、完整的數據，因此做好社會養老保險檔案的管理工作，對于社會公平正義的體現、參保人員根本利益的維護、國家穩定和諧的保存，有著十分重要的意義。

關鍵詞：檔案管理；社會養老保險；意義

[中圖分類號]：G271 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-20--01

社會養老保險檔案是勞動者的福利依據，不僅僅是對養老保險繳納情況進行記錄，同時也記載了個人的主要工作經歷，自從全面推行社會養老保險以后，檔案的建立和管理，如何能夠更加科學對社會養老保險檔案進行管理，擺脫傳統復雜繁瑣的管理工作，就顯得越來越重要。

1、社會養老保險檔案的收集

1.1、收集原始檔案

最原始的檔案是記錄組織部門、勞動部門、人事部門以及企業部分等等對員工進行獎罰、調配、培訓、選拔、考核以及業務技術水平、任用的經歷、工作表現、政治思想以及工作的等變動情況進行整理的文件。在干部的檔案內容中存放有干部的自傳以及履歷表、考核材料、對工作的有關鑒定、復查材料以及對政治問題的審查材料。企業職工的檔案材料包括以下內容：自傳、履歷表、考核材料、政審材料、學歷材料、勞動合同、獎勵和懲處材料、聘用、調動、退伍、復員、轉業的材料、保險福利以及工資待遇的材料；員工退休、退職出國等相關材料，以及一些可供組織參考的材料。上述的材料不管是干部的材料還是職工的材料都必須要在原檔案的管理部門詳細地整理，同時交與社保處進行處理。由于檔案資料的特殊性以及重要性，所以需要對檔案管理人員進行嚴格把關。

1.2、養老保險在辦理過程中的檔案收集

養老保險在干禮時所產生的檔案包括：證明參保人員身份的材料（例如：戶口本復印件、等以及一些的文字說明材料）、社會保險經辦機構所核準后可以用于整理的養老保險參保登記表；由補繳人員簽字、蓋章并且在繳費后其養老保險費用的補繳申請單；由縣（市）級社保單位核準后所辦理的基本養老保險費退保申請材料，參保人員的申請人或者本人的退保申請材料、參保人退保申請的死亡證明材料、身份證明材料或者出境出國定居證明材料；轄區派出所所出具的戶口注銷證明材料、銀行卡或者折的復印材料；市縣級經辦機構核準后所辦理的養老保險賬戶的參保人員的轉移申請、賬戶轉移單、用人單位和參保人員簽訂的勞動同復印件；城鄉居民人口死亡待遇以及領取的養老金結算單；死亡證明（公安部門的證明、注銷戶口的證明、火化證明等）復印件、申請城鄉居民的養老保險待遇結算單。

2、社會養老保險檔案的整理

除非特殊情況，事業單位以及機關都會根據《干部檔案管理條例》的相關內容板栗離退休人員的檔案；在1992年6月國家檔案局以及勞動部聯合頒布了《企業職工檔案管理規定》，大多數的企業職工檔案都進行整理。根據《企業職工檔案管理規定》以及《干部檔案管理條例》，對于那些沒有進行過整理的檔案應該重新整理，整理好以后應該標號類號、目錄以及類內的材料頁碼和目錄，要進行裝訂。

3、社會養老保險檔案管理

社會養老保險檔案的整理必須要遵循三個原則：唯一性、完整性、嚴肅性。多種養老保險檔案應該根據管理制度來進行統一的整理，對查閱方法進行改善，借閱手續要嚴格地執行，防止檔案材料被丟失或者損毀。對于條件優越的地區可以建立電子檔案室，以供別人的查閱。

4、提高社會養老保險檔案的管理

4.1、建立和健全社會養老保險檔案管理制度

社會養老保險的業務資料也是社會養老保險檔案。例如參加保險職工的個人賬戶、各種文書資料、離退休人員養老金發放資料、以往參保企業申報繳費材料等等。在實際的工作中，應該注意兩個原則：第一是實用性原則，第二是完整性原則。在檔案的管理過程中，只要是能夠體現出本單位活動的材料和文件都是有利用價值的，可以用于后期的查考的，都應該歸檔。但是檔案管理的完整性并不是全部。只要材料和文件在歸檔的范圍之內，就有其相應的存在價值，在以后的查考中也就自然有其價值。按照相關的規定，有些材料是不需要進行歸檔處理的，例如：有上級部門所發布的僅僅是提供用于工作參考，需要征求一件但是不是定稿的文件以及一些沒有考察價值的臨時文件等等。還有一點要注意的就是歸檔的時間，一般性的業務、文書、退休、審計管理等大難是在第二年的6月份底進行歸檔處理的，其中社會養老保險的結息是在每年的6月底，會計管理是每隔一年進行歸檔整理的，基本檔案是在項目結束之后再進行歸檔的，聲像檔案、照片檔案應該在第一時間進行歸檔，計算機盤片（只要指光盤、磁盤、磁帶等等）是在一年以后進行歸檔處理的。

4.2、社會養老保險檔案在管理時要便于以后的檢索

創建并且建立檔案是為了以后方便對相關次啊聊進行檢索，而繪制示意圖也是為了方便檔案的存放。所以，編制合理方便的檔案檢索工具就顯得十分地重要。例如：專題、全引、案卷等目錄，在管理的階段應該配備相應的檔案管理軟件系統，從而實現檔案管理的信息化，實現日后通過計算機來檢索，這樣既可以方便于日后的查閱，又可以有效地對養老保險檔案進行保護。在管理的方面，各檔案管理單位還應該加強對檔案的管理，制定出系統的檔案保管制度，并且嚴格地執行，為了能夠方便廣大群眾能夠隨時查找，檔案室應該全天候地開放。

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