加強高校后勤檔案管理工作的幾點思考

摘 要：高校后勤檔案是后勤工作的基礎，也是一項非常重要的工作，在高校的管理中起著非常重要的作用。后勤檔案在高校檔案的建設中是至關重要的組成部分，是高校正常運轉的基礎，也是高校后勤管理先進化的依據。高校后勤檔案具有綜合性、復雜性和多樣性，其信息的儲藏量大，鑒證學校的歷史發展，提高學校各項工作的效率，有利于推動高校后勤逐漸實現科學化、精細化、風格化管理。

關鍵詞：高校；后勤；檔案管理；重要性；存在問題

作者簡介：王靜（1984.10-），女，河北萬全人，大學本科，張家口學院后勤管理處助教，研究方向：后勤檔案管理。

[中圖分類號]：G271 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-20--02

高校后勤檔案是后勤工作的基礎，也是一項非常重要的工作，在高校的管理中起著非常重要的作用。高校后勤檔案管理相當繁瑣，對管理人員來講工作比較枯燥，做好檔案工作，能夠促使后勤工作效率的提高。高校后勤檔案量大，而且門類多，尤其是基建、設備檔案，使學校的正常運轉不受侵害。后勤部門做到檔案完好無殘缺，檔案不流失，達到為教學更好的服務的目的，可以使各項工作得以成功地開展，同時對后勤管理的水平也是一種提升，在工作中起到助理和顧問的作用。后勤檔案是規劃建設與檢查的向導，高校的設施、設備隨著教育事業的發展逐漸增加，各種線路、通信工程及管道的布線也隨之變得較為復雜，所以在規劃、建設時為了減少損失與浪費，檔案是最主要的參考。

一、高校后勤檔案管理的重要性

高校后勤檔案的種類較多，基本上可以分為文件檔案、財務會計檔案、行政文書檔案、基建檔案、審批合同檔案和病例檔案等等。后勤檔案在高校檔案的建設中是至關重要的組成部分，是高校正常運轉的基礎，也是高校后勤管理先進化的依據。高校后勤檔案具有綜合性、復雜性和多樣性，其信息的儲藏量大，鑒證學校的歷史發展，提高學校各項工作的效率，有利于推動高校后勤逐漸實現科學化、精細化、風格化管理。

1.高校后勤檔案是高校后勤的事業拓展的基礎。后勤的全部工作都在后勤檔案中體現，后勤檔案真實的記載后勤事業持續發展增長的過程。管理人員要正確充分利用、發揮檔案的資料，取其精華，棄其不足，加大后勤工作的針對性和實效性，正面積極的吸取歷史經驗教訓，提高管理質量與水平。

2.后勤檔案作為后勤管理和維修服務的重要依據。學校各項基建工程中的技術材料全部由基建檔案所記載，校園內的電纜、管道和生活設施的維修及改造等各方面的文件資料、學校的工程建設、規劃、施工及維修等等材料。在高校后勤改革中會出現大量的檔案，其中有立項審批的手續、設備的操作規程、技術資料、維修保養記錄、項目施工的合同及驗收報告等都記載到審批合同檔案，它即是高校本身權益的體現，也是后勤管理效益的重要保障。假如資料流失，對后期的管理與維修會有相當大的影響，帶來許多麻煩。比如校園內的下和管網，由于由人為影響或者是自然的破損，會出現部分故障，這時有果后勤可以提供完整、準確的檔案資料，那么維修會相對快速和省力，同時也會對學校教學、正常生活的干擾大大減少有利于后勤工作的開展。

3.后勤檔案是建立后勤工作計劃的重點參考對象。高校后勤的各項工作之間具有相對的連續性和完整性，彼此之間相輔相成。后勤部門的工作人員隨著高校后勤社會化改革的不斷提升及內部調整也進行人事變動，如果沒有后勤檔案的記錄，就很難在第一時間得到需要的資料，不能保證后勤工作的連續性和完整性。

4.后勤檔案是高校評估工作中的一項重要內容。高校的社會聲譽至關重要，而評估工作對其有著相關的影響，可以說高校的社會聲譽對校內的每一位教職員工的前景都有著極為深厚的影響。后勤檔案是高校檔案建設舉足輕重的組成部分，所以，后勤檔案建設是高校評估工作的重點部分。

5.后勤檔案是對高校師生接受學校歷史教育的主要依據。后勤檔案記載著學校的各項業績，特別是對于辦學歷史幾經波折、不平坦的高校來講，就可以利用后勤檔案講授學校的歷史，以便更好的提升師生員工的思想覺悟，使師生增加對學校的熱愛。

二、當前高校后勤檔案管理工作中存在的主要問題

高校后勤在社會化改革推出以后，都陸續建立了獨立的后勤服務中心，雖然每所高校后勤的運作模式都不完全一樣，可是在機構設置與人員配置上，存在著同樣的形勢與任務，后勤檔案的建設依然有需要改進的問題。

1.對檔案意識不強，重視不夠 有些高校對后勤檔案的重要性認識不足，后勤各中心建立以后，并沒有采用專人專管的體制進行對檔案收集、整理。負責的管理人員多是兼職人員，沒有進行過系統的培訓，導致整體業務知識不足，不能把資料有效的建檔歸檔，做不到“三納入”、“四同步”，與實際需求存在一定的差距。

2.檔案管理人員的素質不高 工作人員的素質直接影響了檔案的管理質量，后勤檔案管理人員應該經過專業的培訓，了解有關于檔案管理方面的知識，并具有相對的工作能力。可實際上管理人員一般都不能達上以上的要求。

3.資料收集困難，條塊分割較為分散 收集資料是檔案管理工作的基礎，完整資料的收集，可以使檔案內容更為健全，使其發揮出真正意義上的用途。一些檔案管理人員的意識不夠，不能做到資料及時歸檔；工作人員為了方便使用檔案，都私自保管檔案，未移交給檔案館保存。這樣不僅不符合檔案的工作原則，而且為檔案的收集造成了很大的困難。

4.管理制度建設不健全 高校沒有及時的制定出行之有效的管理制度，沒有對工作進行考核，導致檔案工作的分工與責任不明確，檔案管理成為工作人員無序、自發的狀態。

5.管理技術、存儲設備落后 不少高校后勤檔案管理人員依然采用傳統的手工操作，計算機管理只是起到了一個輔助性的作用，設備設施也沒有得到完善。

三、關于關于加強高校后勤檔案管理工作的幾點思考

1.增強對檔案的意識 由于對檔案的意識不深，缺乏歸檔意識，不能做到及時收集、歸檔資料，導致各項檔案資料大部分流失。提高后勤檔案管理的意識，高校可以根據實際情況，加強后勤檔案管理人員的知識培訓，組織后勤服務中心的所有人員學習《檔案法》、《高校檔案管理辦法》等相關的法律知識，大力宣傳檔案工作的重要性，持續擴大檔案工作的影響力，使領導與檔案管理人員了解檔案的內在意義及長遠作用。在實際工作中，后勤檔案管理人員應做到多請示、多總結、多匯報、多動手，這樣可以使領導較為全方面的了解檔案工作，取 得領導對檔案工作的關注，依次把檔案管理工作納入重點日程。

2.全面提高檔案管理人員綜合素質 后勤檔案管理人員是檔案利用的直接操作者，一定要具有較高的綜合素質。后勤檔案管理人員專業綜合素質，決定著檔案的管理水平。后勤服務部門具有超強的服務性，工作也十分的瑣碎，其分管著學校內的各項資料，檔案的種類和范圍也很多，所以，只有綜合素質高的人員才能勝任這項工作，即要明白建筑工程、水電等專業知識，還要對各個環節進行適當的參與才可以保證完整的檔案資料收集、整理和管理。隨著高校規模持續的擴大，檔案管理社會改革化的持續深入，后勤檔案管理工作的任務及管理方式也隨之改變。所以提高檔案人員的專業素質及綜合素質是大勢

所趨。

3.完善各項資料的交接制度 檔案管理中規定，如果檔案管理部門的人員發生工作調動，必須要做好檔案工作的交接。不過在實際工作中，對交接的程序不夠重視，而且許多高校根本就沒有建立檔案交接制度，后勤人員不固定流動性大，交接的過程基本就是打馬虎眼，使交接工作沒有得到真正意義傳達，導致檔案資料交接手續不夠完全，不夠及時，使檔案管理出現連接不順暢的現象。檔案管理人員的交接工作不但是其自身的責任， 也是確保檔案工作得以有序進行的必要，后勤檔案管理人員要做好檔案交接工作以保護檔案的完整性。

4.科學規范管理 各類檔案散落在各個部門及個人手里，導致檔案資料的流失，甚至出現資料斷檔。檔案工作中管理是利用的前提，如果得不到科學的管理，那就不能得到有效的利用。應結合校內的實際情況，在硬件上完善設施設備，對后勤檔案的集中管理提供有力的支持。采用微機化，使一成不變的紙質檔案轉化為“活信息”。

四、小結

隨著辦公自動化的持續發展，信息技術不斷的滲透到檔案管理的工作中，方便了高校后勤檔案管理工作，在改變傳統手工操作的工作模式下，科學的規范的管理技術應用，能夠提升檔案管理工作的效率。不過，高校后勤檔案管理中依然有問題存在，有待工作人員在實際工作中探索和發現。

參考文獻：

[1] 王應解. 淺議《檔案法》修改的幾個原則[J]. 檔案學通訊，2007，05：43-46.

[2] 李銀銀. 《高等學校檔案管理辦法》對高校檔案工作的影響研究[D].安徽大學，2011.

[3] 楊杰. 基于創新發展下的《高校檔案管理辦法》之解讀[J]. 攀枝花學院學報，2012，03：64-66.

[4]蔣愛萍，仲文. 高校檔案管理要樹立全面質量管理的新理念[J]. 山東省青年管理干部學院學報，2000，05：94-95.

[5]葛鳳云. 談高校檔案管理人員應有的素質[J]. 天津農學院學報，2000，04：59-62.