如何加強現代醫院檔案管理的信息化建設

【摘要】現代信息技術的發展加快了醫院管理的信息化建設進程，尤其是醫院的檔案管理模式隨著信息技術的大范圍使用發生了巨大的變化。本文立足當前我國醫院在檔案管理信息化建設方面存在的問題，重點分析了應該如何更好地加強現代醫院檔案管理的信息化建設。

【關鍵詞】現代醫院；檔案管理；信息化

檔案管理是現代醫院運行的重要內容，也是醫院各項醫療活動的重要支撐。新時期，傳統的醫院檔案管理模式已經不再適應現代社會的發展趨勢。而隨著全球經濟一體化以及以現代信息技術為代表的高科技的快速發展，現代醫院管理必須擺脫過去傳統的管理模式，逐步確立信息化管理模式。也就是說作為醫院各項管理活動基礎的檔案管理也必須加快其信息化發展進程。通過建立數字化的檔案管理系統來實現醫院檔案管理的科學化、高效化。而要更好地推動現代醫院檔案管理的信息化建設，就必須弄清檔案管理信息化建設的內涵以及當前面臨的諸多問題，努力探尋加強醫院檔案管理信息化建設的對策。

1.醫院檔案管理信息化建設的內涵

現代醫院的檔案管理的內容一般包括病歷檔案、會議文件、財務報表等信息文件等。檔案管理是將這些有用的檔案信息進行統一的分類、存貯和管理，以便于能夠隨時查詢。檔案管理所包含的信息內容牽涉醫院各個部門，是一項十分繁雜的行政管理工作，但同時它又為醫院各項工作的開展提供基礎的參與依據和有用的信息，尤其是病歷檔案資料管理，支撐著各項醫療活動能否正常進行。為了提高醫院檔案管理的效率，我國大部分醫院都開始著手開展檔案管理的信息化建設，即充分利用現代信息技術建立數字化的檔案管理系統，對各類檔案信息進行數字化的集成、分類、編目，以方便檔案信息更快捷、更高效的檢索和查詢；另一方面，檔案管理的信息化建設還包括通過信息流來實現對醫院物流的調控，逐步實現醫院檔案管理的數字化和高效化。

2.醫院檔案管理信息化存在的問題

從目前的發展狀況來說，我國大部分醫院檔案管理信息化建設的推動工作并不理想，從人力、物力以及信息技術的使用等各方面來看，醫院檔案管理的信息化建設的現狀并不理想，其發展還存在一些問題有待解決。

2.1 缺乏具有專業知識的檔案管理人才

醫院的檔案管理包含的內容十分廣泛且復雜，它會涉及到許多容易被人忽視的細節，各類病人的病例檔案、醫療器械及藥品信息檔案以及各個部門的人事檔案信息處理；對已有的紙質檔案的數字化處理；醫院檔案信息的數字化分類、查詢及檢索系統的維護；檔案信息的數據備份；數字系統的加密及安全防護；數字檔案與紙質檔案的同步更新；檔案管理系統的更新及維護；等等。這些工作十分繁雜，檔案管理人員不僅要熟悉基本的檔案管理工作，還要具有熟練的計算機專業技術，能夠處理檔案管理數字化建設中出現的各類問題。但是目前大多數醫院十分缺乏這類復合型的專業人才。許多醫院的檔案管理人員只懂得如何進行檔案管理的工作，而并不具有專業的信息化操作能力。專業人才的缺乏使得醫院檔案管理的信息化建設受到極大的制約。

2.2 檔案管理的信息化建設缺乏足夠的資金投入

檔案管理的信息化發展需要配備現代化的檔案庫房、專業的檔案管理軟件系統、計算機操作系統、安全防護軟件、專用的辦公空間、掃描儀、空調制冷系統等系列硬件或軟件配備，同時，檔案管理的電子設備的更新換代等，這些都需要醫院投入大量的人力、物力，尤其是資金投入。而目前我國大多數醫院受限于資金投入，其檔案管理的信息化建設所需要的基礎設施投入還不足夠支撐其實現信息化。尤其是信息化建設中額核心——檔案管理系統的更新需要強大的技術作支撐，而在這方面，大多數醫院對檔案管理系統的投入還十分有限，導致現代醫院的檔案管理網絡不能很好地發揮其既有效益。

2.3 檔案管理的信息化標準得不到落實

檔案管理信息化建設的出發點和落腳點都是能夠實現檔案管理工作的標準化和規范化。而目前雖然已經有了一些關于檔案管理的標準出臺了，但是，由于醫院的特殊性，醫院的檔案管理要和門診、住院部等各個醫療活動部門聯系起來，檔案管理部門的日常運轉也是十分繁忙的，在實際的工作中，檔案管理的標準并不能滿足其信息化發展的速度，許多檔案信息的處理并不能按照統一的標準來進行，常常存在一些不規范的操作，這對于醫院檔案管理的信息化建設來說產生的阻礙是十分明顯的。

2.4 缺乏健全的政策法規及技術標準的支持

目前，我國醫院檔案管理的信息化建設還缺乏能夠保障其健全發展和運行的政策、法規，相關的保障制度也沒有得到完全的落實和完善。檔案管理的信息化建設在法律上的地位還沒有得到完全的確立。而相關的信息安全技術問題也缺乏統一的標準。缺乏足夠的技術標準的支持使得檔案管理的信息化建設的推動過程變得十分緩慢，檔案管理的信息化發展得不到更好的更新和發展，這些問題無疑成為阻礙現代醫院檔案管理信息化建設最重要的因素。

3.加強醫院檔案管理信息化建設的相關對策

目前，我國醫院檔案管理的信息化建設還存在諸多問題，針對這些問題，應該采取以下的對策來進行相應的改善：

3.1 建立一支專業的檔案管理人才隊伍

隨著現代醫院開始推動檔案管理的信息化建設，醫院的檔案管理人員也應該逐步擺脫過去那種傳統的檔案管理思維模式，而是應該跟上時代發展的步伐，努力調整其心態，在檔案管理模式和方法上進行不改進。檔案管理的信息化發展要求檔案管理人員需要更多地與計算機打交道，這就要求他們必須具備熟練的信息操作技術，懂得如何用信息化的思維方式來處理其在檔案管理中出現的問題。加強醫院檔案管理人才隊伍的發展，要培養更多復合型專業人才，首先，要加強對檔案管理人員的信息技能的培訓，培養其形成信息技術進行數字化處理的能力、檔子檔案管理技能、檔案管理網絡的安全防護技能等多方面的信息管理能力。其次，加強醫院檔案管理人員對行業標準、相關政策法規的學習，強化其對醫院檔案管理信息化建設的認識和了解。第三，努力提升醫院檔案管理人員的風險防范能力和判斷能力，在努力提升其職業技能的同時不斷增強檔案管理的人員的職業素養以及其他方面的綜合素質能力。第四，建立完善的工作考評機制，將檔案管理人員的工作表現與其職業晉升、薪酬等結合起來，鼓勵其形成終身學習、不斷進步。通過這些措施來幫助現代醫院建立一支高效的檔案人才隊伍，為推動其檔案管理信息化建設提供人才支持。

3.2 加強醫院基礎設施及信息資源建設

檔案管理的信息化建設是現代醫院信息化進程中的重要一步，因此，醫院管理層必須給予其足夠的重視，盡可能創造更多更好的條件來增加醫院檔案管理的信息化建設投入。通過加強醫院硬件環境建設、軟件系統建設等基礎設施建設來為其檔案管理的信息化建設創造有利的環境。同時，醫院還應該努力加強對檔案信息資源的建設，通過各種途徑和載體來豐富現代醫院的檔案信息資源，通過檔案信息資源的擴大來幫助醫院加快其檔案管理信息化建設的步伐。

3.3 制定健全的檔案管理規范和章程

建立科學、合理的檔案管理體制，不斷加強醫院檔案管理信息化建設管理規程的建設，使得現代醫院檔案管理信息化建設能夠在規范、標準的制度框架下運行。要不斷加強醫院內部各個部門、科室之間的配合與聯系，通過建立完善內部檔案共享網絡來實現醫院檔案系統的規范化管理和運用，使得各類檔案能夠快速、及時地發揮其價值。建立健全檔案管理規程，不斷規范醫院檔案管理行為，通過醫院內部制定的檔案管理規范與相關的政策法律相互配合，共同來推動醫院檔案管理信息化建設的高效發展。

現代信息技術的不斷更新和發展給現代醫院的整體建設帶來了新機遇，使得醫院在推動其信息化建設方面取得了長足的進步。而在現代信息技術不斷發展的新形勢下，加快醫院檔案管理的信息化建設是醫院整體信息化建設的基礎和前提，對于醫院檔案管理本身來說，信息化建設也是其管理方法和管理模式實現跨越式發展最有效的途徑。因此，加強醫院檔案管理的信息化建設，立足當前其在檔案管理方面存在的問題，不斷采取科學、合理的對策來解決這些問題是十分重要和必要的。

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作者簡介：趙爽（1987—），女，初級工程師，現供職于首都醫科大學附屬北京婦產醫院，研究方向：軟件工程。