淺析檔案管理數字化技術的利用

麻玉林 王永生

【摘 要】檔案管理本身尤其重要，隨著計算機技術和網絡應用水平的不斷提高，數字化和網絡化管理思想應用于檔案管理領域具有非常重要的實踐意義。文章提出如何更好地利用現當代計算機技術來完善檔案管理，筆者提出自己的一些看法。

【關鍵詞】檔案管理；檔案信息共享；云計算

隨著計算機技術和網絡應用水平的不斷提高，我國各個企事業單位的檔案管理也進入了數字化管理和網絡應用層次，檔案作為一種信息資源，如何在網絡環境下實現社會共享，從而更好地為社會各領域服務已成為我國檔案信息化建設的重點。從技術實現角度來說， 要實現檔案信息資源共享對檔案信息有如下一些要求： 首先， 保證檔案信息的安全可靠， 即保證檔案信息的原始記錄性及其不被篡改； 其次， 保證檔案信息的有序性， 即保證檔案信息可以供檔案用戶迅速便捷的檢索利用；再次， 保證檔案信息的永久保存； 最后， 友好的用戶界面及方便直觀的操作對保證檔案信息資源共享達到最好的效果也是十分重要的。

一、檔案管理現象

檔案是國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄， 它承載著人類活動的大量信息， 具有記載、延續人類文化的功能。作為檔案管理與利用對象的檔案資源是經過特定歷史時期的逐漸積累而形成的具有原始記錄性和憑證性 近年來，隨著《檔案法》 及其相關法規的頒布、實施，檔案工作的透明度大為提高，國家檔案事業得到全面發展，在國民經濟和社會信息化的社會潮流面前，社會公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統性檔案利用方式為滿足 而是要求在更大范圍內、 更高程度上實現檔案資源的社會共享。

二、網絡數字化的發展

技術的大變革，帶來了新的產品、新的產業和新的市場，同時也帶來了市場份額的重新分配。“云計算”這個概念也進入人們的生活中。云計算是隨著處理器技術、 虛擬化技。Internet和電子商務的應用，正打破歷史和地緣造成的差異，為每個民族和個人創造了走向新生活的無窮的、平等的機會。在Internet日益大眾化普及化、一批網絡經營型的公司（如亞馬遜網上書店、Dell電腦公司）涌現并成功運作的背景下，鑒于Internet交易成本低、覆蓋面廣，將從根本上改變客戶對方便、速度、價格和服務的期望，傳統經營向網絡化經營轉變是必然趨勢。

三、網絡技術的優勢

網絡數字化計劃具備獨到的優勢，服務便利化和快捷化是其顯著特點。面對各個單位或者整個一個單位系統的檔案，數字化網絡管理在人力、服務水平上面都有很大的進步，且能提高辦事效率。數字時代信息資源共享都是以網絡環境為業務平臺進行運作的， 因而在網絡環境中信息資源的整合與共享，往往需要一個能集合并能整合多類多來源信息資源，提供多來源信息高效檢索利用的網絡公共信息服務（共享）平臺信息服務（共享）平臺是信息集成 共享和交互的承載物，通過平臺，可以集成分散的信息資源，并為信息消費者定位 交換和獲取信息，從而為用戶提供集成、 便利的信息服務環境， 目前在很多國家和社會領域的信息共享工程建設中，都在致力于建設各色的公共信息服務（共享）平臺。通過調查，我們發現，對于數字化檔案管理能有效提高辦事效率、工作效率和使工作便捷化這三個方面，相關從業人員四分之三以上的被調查人員持肯定意見，只有不到十分之一的人認為在操作方面快捷程度不是很高，分析其原因主要在于這部分調查人當中有一些屬于年齡相對較大，對于計算機技術掌握相對較少的人群，而數十年的工作經驗使得他們對于自己整理的相關檔案的查閱有相對比較高的記憶，所以他們認為通過網絡化管理需要有一定的計算機操作能力，而相比較學習計算機，他們認為過去的檔案管理方式更能適應。

四、網咯數字化技術的不足

萬事萬物都具有兩面性，雖然網絡數字化技術具有無可厚非的優勢，同時，它也存在一定的不足，運用不當也會造成一些負面影響。網絡平臺的應用水平相對較低，目前大多數單位所使用的網絡管理平臺都屬于比較成熟的管理平臺，但是對于大多數單位而言，其應用的范疇卻很少，甚至很多單位僅僅使用了最簡單的功能，這種做法造成了資源的浪費。若要實現《全國檔案信息化建設實施綱要》中制定的“依托公眾信息網，建立面向社會、服務公眾的檔案網站，逐步構建全國檔案工作信息網”的目標，應在檔案信息化建設的系統發展階段推進數據標準化進程，提高數據的標準化程度，為檔案信息資源共享奠定基礎。尤其令人擔憂的是，這種非標準化的數字檔案還在與日俱增，如若允許這種現象持續發展下去，檔案信息資源共享恐怕只是一種奢望，其嚴重后果最終或將導致檔案信息化建設舉步艱難。在網絡應用中就存在網絡病毒的侵入和資料的泄露，對于單位安全存在一定的隱患，這也是很多單位在檔案管理方面沒有實施網絡數字化管理的重要因素。

五、如何完善數字化檔案管理

前面就一些基本問題做了分析和陳述，而關于如何更好地利用網絡數字化技術，完善數字化檔案管理則是重點。

1、NAS設備近兩年開始流行，可靠穩定的性能，特別優化的文件管理系統和低廉的價格使NAS市場得到了一定的增長。NAS作為一個網絡附加存儲設備，采用了信息技術中的流行技術-嵌入式技術。嵌入式技術的采用，使得NAS具有無人值守，高度職能，性能穩定，功能專一的特點。

2、通過元數據存儲檔案信息， 提高檔案信息資源的可靠性。 檔案是人類歷史的記錄， 檔案的原始憑證性是檔案區別于圖書、 情報的重要屬性。檔案信息資源共享平臺不僅需要提供檔案信息， 并且要保證檔案信息的永久保存， 使檔案信息共享平臺成為檔案信息資源的重要備份。隨著對數字保存實踐活動的開展， 人們認識到要實現對數字信息的保存， 就要記錄很多關于資源本身、 資源硬件和軟件環境等的信息， 對于滿足長期保存需要的元數據研究開始提上日程。為確保信息長期使用的元數據元素又稱為 “保存元數據” 。通過保存元數據， 檔案保管人員能夠得到足夠的信息從而在長期保存數據流方面采取恰當的行動， 并保證被保存對象在技術不斷更新的情況下被重復檢索使用。

3、在網絡化不斷提升的過程中，應該對檔案的分類進行更細劃分，尤其在絕密程度上，應該增加級別，并設置訪問權限，有利于單位安全管理。在網絡化管理方面，筆者認為各個單位應該努力提高管理水平，在人員培訓方面，應該積極的與外界相關技術單位進行交流和學習，盡快提高從業人員的實際操作水平。

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