對檔案信息化建設的思考

康素梅

伴隨著信息網絡技術的應用和普及，信息技術以其節能、快捷、高效、便利等優勢成為了重要的管理手段和資源。因此，檔案的建設和管理必然要融入計算機網絡大應用的環境中來，使檔案基礎業務的重心向檔案信息化建設上轉移。要實現檔案管理的信息化，必須從實際出發，找準定位，凸顯特色，現就如何做好檔案信息化建設談幾點粗淺的認識。

一、檔案信息化建設的“三忌”

一忌檔案管理邊緣化。隨著計算機技術的飛速發展，檔案管理工作的重要性進一步淡化，“檔案無用論”的思想日益高漲。另外，一些檔案管理員對檔案管理工作沒有給予高度的重視，缺乏高度的工作責任感和良好的職業道德，工作中存在缺位現象，工作責任心不強，檔案管理存在邊緣化的危險。為此，在檔案的信息化建設過程中要進一步加強組織領導，設立專職的檔案管理人員，做到計劃有內容，管理有措施，工作有要求。要進一步加大對計算機和網絡技術的應用，提供必要的發展經費，為檔案信息開發利用工作配備相應的設備，提高檔案信息資源開發利用水平。要進一步加大對檔案信息化建設的宣傳力度，及時總結信息化建設過程中的經驗和成果，確保檔案信息利用的最大化。

二忌能力素質薄弱化。從目前檔案管理人員的隊伍來看，存在低學歷多高學歷少，非專業人員多專業人員少等狀況。有些人甚至沒有參加過專業的檔案培訓學習，對于傳統的檔案管理方法也不熟悉，更談不上掌握現代化管理手段，這些因素直接影響著新技術、新軟件在檔案管理中的推廣和應用。因此，加強人才隊伍建設尤為重要。一要引進具備檔案和計算機相關知識的專業人才來充實現有的檔案工作人員隊伍，提高檔案管理團隊的整體業務水平；二要培養檔案管理工作者的歷史責任感和使命感，采用全方位、多層次的檔案培訓方式對檔案人員進行繼續教育，不斷提高業務技能，使其具備良好的檔案業務素質；三要確立專職的檔案管理人員，并將檔案工作納入到年終考核，與獎金掛鉤，激發其工作積極性和主動性。

三忌制度標準多樣化。由于信息技術的發展，原有的立卷制度嚴重制約檔案信息化建設的發展，需要將立卷制度由“案卷級管理”變為“文件級管理”。由于沒有一個統一的標準，在這個探索時期各單位各行其職，發展混亂。因此檔案的收集、管理、鑒定、保管和使用等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行錄入。要定期對檔案進行梳理，及時剔除系統中的無用和重復信息；要整合和完善軟件管理系統，做好數據的兼容，避免數據庫的閑置；要加大對檔案人員的考核力度，確保數據錄入高效準確。

二、檔案信息化建設的“三要”

一要注重服務創新。要充分利用檔案管理系統，建立檔案管理和操作平臺，在一定范圍和程度內開展網上服務，實現檔案信息的網上檢索，為使用者提供更為高效便捷的服務。要建立電子文件檔案數據管理中心，加強與各部門的協調配合，實現電子文件信息的資源共享，為使用者提供全方位的信息服務。要開展在線服務，逐步改變傳統的檔案利用方式，通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息，使得檔案服務方式變被動為主動。

二要注重統籌規劃。檔案信息化建設是一項長期而系統的工程，做好統籌規劃是檔案信息化建設的關鍵。各單位要根據本單位長遠發展戰略和檔案信息建設的客觀規律，制定具體的措施、要求，并且分步驟、分階段對各類檔案進行數字化建設?；跈n案利用和檔案保護方面的考慮，首先可以對保存比較久的歷史檔案、基建檔案中的竣工文件等進行數字化，然后數字化其他的短期檔案，確保檔案信息化過程科學有序。

三要注重系統安全。要增強檔案信息管理人員的保密意識，對檔案信息嚴格審查，嚴格管理，做出認真地鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍。要建立檔案信息管理系統查詢管理辦法等，不斷完善相關的規章制度，從根本上保障檔案信息系統的安全。要建立行之有效的安全保障應急防范機制。定期對系統中的數據進行備份和統計，定時對系統的硬件環境進行保養和維護。要重視培養電腦技術開發人才，注意防護黑客攻擊，及時解決技術不足的問題。

（作者單位：河北高速公路石黃管理處）endprint