醫院信息系統藥品不允許負庫存模式引發的問題及對策

何承杰

（銅陵市中醫醫院藥劑科，安徽銅陵 244000）

醫院信息系統藥品不允許負庫存模式引發的問題及對策

何承杰

（銅陵市中醫醫院藥劑科，安徽銅陵 244000）

為提升醫院藥品管理規范化和信息化水平，我院新的醫院信息系統不允許采用負庫存模式管理藥品。本文對系統運行過程中遇到因藥品賬物不符導致的醫生處方受阻或發藥受阻、藥房藥品賬物相符率不高、藥品出入庫操作不及時等問題進行分析。采取自動領藥單、增加藥品庫存基數、提高賬物相符率、改善更新賬目及時性等措施可有效解決上述問題。采用藥品不允許負庫存模式及提高藥品賬物相符率是醫院加強藥品管理，提高信息化水平的必然趨勢和要求。

醫院信息系統；藥品庫存負數；賬物相符率

為提升醫院管理和信息化水平，我院自2013年1月開始使用衛寧THIS4.0升級版醫院信息系統。新信息系統通過電腦程序設計不允許藥品庫存出現負數，當藥劑科各部門藥品出庫的數量大于電腦庫存數時，系統便不能執行。通過半年多的實踐和總結，藥房各項管理工作逐步適應新系統的要求。本文對我院信息系統運行中因藥房藥品賬物不符所產生的問題進行分析并探討解決問題的對策，并對電腦藥品庫存數不允許為負及提高藥品賬物相符率的作用進行探討。

1 因藥品庫存數不夠而致的處方受阻或藥品庫存數虛多而致的發藥受阻問題

1.1 問題分析

我院老信息系統允許藥品庫存為負數，新來藥品只要電腦建好品名、規格、單位、價格等目錄信息，便可讓醫生開處方，藥房可以先將該藥品出庫減賬讓庫存變為負數而后從藥庫領入；新系統由于不允許藥品庫存為負數，藥房必須先有藥品庫存數，門診醫生才能開出處方，并且開出的藥品數量不能超過該藥品的藥房電腦庫存數。藥房藥品賬物不符，實物數大于電腦數，電腦數接近零時就可能出現藥房有藥而醫生開不出處方；實物數小于電腦數，當實物數接近零時就會出現醫生開出處方而藥房無藥可發。我院大輸液采取的是各科室先在藥房領貨，再開處方向藥房清還的管理模式，由于賬物不同步，當某時段某科突然開了過多的大輸液，就造成其他科室因庫存數不夠而無法開出處方。

1.2 對策

針對以上問題原因，藥劑科加強對各藥房藥品庫存管理，啟用電腦自動生成領藥單系統，設置藥房藥品高低儲存數，當藥品電腦庫存數低于設置的最低儲存數時便自動進入領藥單，保證只要庫房不缺貨，藥房電腦藥品庫存數始終能保持足夠的數量滿足醫生開出藥品處方；若出現某種藥品電腦有數量而實物短少，醫生能開出藥品處方，但藥房無藥可發時，藥房人員向藥庫快速請領補充實物，另外將此賬物不符藥品在專用登記薄登記并匯報主任，查找原因并針對性地將庫存調整正確；藥房適當增加藥品庫存基數以降低賬物不符的不良影響力；每季度藥房除大盤點外，增加季度內小盤點次數，記錄賬物不符藥品，查找原因并進行針對性糾正[1-2]。另外藥房可使用藥品控制功能主動限制醫生處方開出某種藥品；大輸液采取藥庫進貨入庫后即由藥房全部領出以保證藥房有足夠的基數，同時藥房采用Excel表格統計各科領用及開方數據，每月底藥房統計出結存數，與各科盤點的實物數對照盈虧，并將藥房庫存數調整正確。

2 藥房藥品庫存的賬物相符率不高問題

2.1 問題分析

我院以往藥品賬目采取金額管理為主，數量管理為輔的管理模式，每季度盤點要求藥品金額不能虧損，而藥品數量的賬物相符率大約50%左右。采用新的信息系統后要求藥房必須提升到以藥品的數量管理為主。因此提高藥房藥品的賬物相符率是當務之急。藥品庫存賬物不符的原因主要包括[3-4]：

2.1.1 領藥環節藥房從藥庫領取藥品，藥庫人員發放藥品出現了漏發或錯發，而藥房領藥人員對所領取的藥品和請領單沒有認真逐一核對，就進行了計算機入賬；另外藥房偶爾緊急需藥，向藥庫領取藥品實物，而電腦未錄入請領單。

2.1.2 發藥環節藥師在處方調劑工作中沒有認真審核處方，出現人為的操作失誤，造成藥品錯發、漏發，如沒有及時進行糾正，會影響藥品庫存的準確性。發過的處方未及時確認發藥，繳過費未發處方患者忘記取藥，缺貨打欠條藥房人員做了發藥銷賬，都會影響藥品庫存的準確性。病區部分藥品實行小單位處方累計發藥，如液體制劑患者按毫升使用和收費，藥房發藥仍然需累計到整瓶才能發藥，這樣就會出現某些藥品記賬數量與實際用量不一致的情況，造成藥品賬物不符。

2.1.3 破損、丟失及拆零損耗為保證藥品質量，對藥品進行質量監管，原包裝破損、變質、近效期的藥品要進行專冊登記，作退庫處理；由于各種情況需退回藥庫的藥品，也會專冊登記。上述情況，如未能及時進行計算機退庫，均會造成藥品賬面盤虧。

2.1.4 借藥、換藥及患者退藥病區由于緊急用藥，先從藥房借藥使用。雖已辦理了借藥手續，但因為各種原因未能及時如數歸還，或是使用等價的其他種藥品來替代，或其他原因的私下臨時借藥或換藥，可造成多種藥品賬物不符。《醫療機構藥事管理規定》雖規定除藥品質量原因外，藥品一經發出，不得退還，但在實際工作中，仍因各種原因須辦理退藥手續。例如門診及病區各種藥品皮試過敏、中途更改醫囑、治愈或出院未用完藥品，這些藥品都須退回藥房。退藥手續過程中，若藥房先辦理賬面退藥，而病區或患者未及時交回退藥或不能如數退回藥品，則會造成賬物不符。

2.1.5 盤點動態及點數調整失誤盤點期間，藥房仍會有部分藥品在調劑發放，是動態的盤點過程，這使得某些藥品在盤點過程中由于時間差而使實際數量與盤點數產生差異，從而影響盤點數據的準確性。

2.1.6 品名規格的復雜性所致的失誤西藥同一品名有許多不同規格或生產廠家，電腦多個藥品的品規常易造成藥品領用、發藥、開處方過程中的混淆錯誤而造成庫存賬物不符。

2.2 對策

藥劑科針對造成藥房藥品賬物不符的原因，制定藥品賬目管理制度，全力提高藥房藥品的賬物相符率。新設置了藥品會計崗位，負責各部門的藥品賬務協調工作；同時規定藥房不得借藥換藥，特殊情況下填寫專門的借換藥單，經領導簽字方可辦理，并及時由藥房負責人調整賬目；藥房要求領藥、發藥與電腦增減賬目必須保持同步；不合格及破碎損耗藥品及時登記并做退貨或銷賬處理；盤點及盈虧調整時間選在病人相對較少的晚上，增加人手，減少干擾，力求準確；藥房對易混淆藥品列表總結加以警示，并對藥師三查七對制度進行監督，保證領、發藥無誤。

3 藥品出入庫操作的及時性問題

3.1 問題分析

以前允許藥品庫存數為負情況下，藥庫、藥房來藥后不急于入庫或領入，且不會影響醫生下醫囑和開處方；運用新系統后，對藥品入庫及藥房領入的時效性要求大大提高，藥房在收到藥品實物后，須立即進行電腦入賬，否則就阻礙下一步醫生開處方的順利進行。當遇到藥庫藥房工作繁忙或人手緊張，工作懈怠、責任心不強，票據不全，電腦運行不暢或臨床急需藥品向外院臨時拆借等原因無法入賬時，藥品賬目就難以及時更新，影響工作的開展[5-7]。

3.2 對策

加強藥劑科各部門的責任心教育，提高工作效率；合理安排工作流程，及時排除影響一線人員工作的硬軟件不利因素；進貨時嚴格要求醫藥公司實行發票隨貨到達，庫管人員驗好貨立即入庫，藥房領藥收到貨后立即電腦接受入賬更新賬目；若個別臨床急需藥品先掛賬入庫或先暫時借用，隨后再進行賬目補處理。

4 新信息系統藥品庫存管理方式的優勢

4.1 老信息系統藥品庫存產生負數的原因及危害

藥品庫存為負數其實質也是一種類型的藥品賬物不符，主要原因是藥品有實物而因發票未到、急用暫借、懈怠遺忘等各種原因未入賬，藥房允許電腦不斷出庫減賬最終減到零以下產生負數[6-7]。由于藥品庫存負數的存在使得電腦庫存金額不能真實反映醫院藥品的實際庫存金額，甚至可能因人為因素而出現虛假低庫存，造成財務管理的漏洞；另外，負庫存藥品無法實現批號管理，藥品來源難以追溯。

4.2 新信息系統有助于藥房人員摒棄各種不規范行為，提高藥房管理水平

不允許藥品庫存數為負，可提高賬物相符率，使得藥劑人員各種不規范行為得到制度化約束，有助于藥房逐步杜絕借換藥等陋習，促使藥房人員領、發藥更加嚴謹，從而將藥房藥品由金額管理逐步提升到數量管理水平。

4.3 新信息系統有助于提高藥房藥品管理信息化水平，提高藥房人員的工作效率

不允許藥品庫存數為負，可使藥房、藥庫藥品真正實現批號管理，藥品出庫完全按批次發出，不同批次藥品分列并在出庫單顯示；由于電腦庫存數更加符合實際且無負數，電腦可以無障礙篩選出工作中所需要各種庫存和用量數據并進行高低量排序，且這些數據比有負庫存時更具實際操作意義，如效期管理中可以按要求篩選出近效期藥品，藥品使用監測中可以篩選出某類藥品的使用動態（如劑型、藥理作用、抗菌藥物、麻醉藥品、大輸液等）；同時只要庫房錄入正確就可以自動阻止藥房或醫生錯誤錄入已淘汰或易混淆品規的無庫存數藥品。

5 結語

我院剛開始使用新信息系統時，由于藥品庫存數不允許為負同時賬物相符率不高，經常出現醫生電腦處方開不出所需藥品或開出藥品無藥可發，給藥房工作中帶來一定壓力，藥劑人員由于不習慣新系統而產生了一些抵觸情緒。通過針對性地解決問題，藥劑人員逐步適應了新系統的運行要求。藥品庫存數不允許為負是計算機編程生成藥品管理功能的前提要求，也進一步促使醫院藥房提高藥品賬物相符率以適應工作的需要。隨著藥品管理科學化、規范化、信息化發展，采取新的信息系統管理模式是醫院發展的必然趨勢和要求。

[1]顏雨春.藥品管理系統在門診藥房的應用研究[J].安徽醫藥，2003，7（1）：79-80.

[2]孫曉霞.淺談加強藥房管理和提高藥房賬物相符率的方法[J].青海醫藥，2009，8（6）：83-84.

[3]羅海.對我院藥房藥品賬物不符原因分析及對策[J].醫學信息，2011，6（6）：21-22.

[4]鄭祥良.淺談材料庫存負數成因及對策[J].煤炭經濟研究，2006，4（1）：56-57.

[5]張偉峰.計算機在醫院藥品管理中的應用[J].生物技術世界，2012，7（6）：1-3.

[6]王開明.門診藥房藥品盤點不準的原因與預防措施[J].藥學服務與研究，2006，6（5）：388-389.

[7]于軍.醫院HIS系統在藥品管理中存在的問題及改進[J].中國現代藥物應用2011，5（3）：234-235.

Problems and Countermeasures of No Negative Inventory Model for Drug Management in Hospital Information System

He Chengjie（Pharmacy Department of Chinese Medicine Hospital of Tongling City，Anhui Tongling 244000，China）

In order to improve the standardization and informationlization level of drug management in hospital，a new hospital information system was adopted in our hospital which was the model of no negative inventory for drug management. Problems were found and analyzed in the performance of the new information system such as the problems in doctor’s prescription or drug dispensing due to the poor-matched drug account，low matching rate of pharmacy account，and not timely operation of drug entering or leaving warehouse，etc.Measures were taken to solve the above mentioned problems including adopting automatic requisition for drugs，increasing drug inventory number，improving account matching rate and updating account timely，etc.In order to strengthen the drug management and improve the informationlization level in hospital，it is the inevitable trend and requirements to refuse the negative inventory model and improve the account matching rate.

Hospital Information System；Drug Inventory Negative；Account Matching Rate

10.3969/j.issn.1672-5433.2014.04.013

2013-06-18）

何承杰，男，副主任藥師。研究方向：醫院藥學。E-mail：hcj261153@163.com