淺談高校學生檔案管理利用的改革創新

馮金蘭

（廣東技術師范學院，廣東 廣州 510665）

淺談高校學生檔案管理利用的改革創新

馮金蘭

（廣東技術師范學院，廣東 廣州 510665）

在新的時期，高校學生檔案存在著由命根子逐步變為雞肋的困境，學生檔案在利用方面存在較大的問題。檔案的價值在于利用，在十八屆三中全會掀起全面深化改革的大時代背景下，作為檔案工作者如何順應改革的潮流，積極探索高校學生檔案工作新思路，是我們探討的一個重要課題。

高校學生檔案；網絡化；誠信檔案；青春夢想檔案；心理檔案

一、高校學生檔案在利用方面存在問題

在新的時期，隨著高校教育體制改革的不斷深化，卻出現了令高校檔案部門十分尷尬的現象，即畢業生檔案遭遇冷落，出現許多畢業生“棄檔”的行為。各市縣級人才中心存放相當數量的畢業生檔案，由于長期置之不理而被納入“死檔”范圍。有報道稱，貴州近七萬份檔案無人問津，其中90%是學生檔案；濟南近五萬份學生檔案中，有兩萬份超過派遣期無人問津等。這一現象，還有進一步擴大的趨勢。主要有三大原因：

一是管理水平不高，學生檔案沒有質量。首先，檔案管理未能做到規范化、制度化。到目前為止，高校學生檔案管理包括歸檔內容、歸檔格式、歸檔方式都還沒有一個統一的標準和參照，比如對于什么內容應該納入檔案，各高校都有自己的一套思路，各自有創新，各自有“自選動作”，雖然有百花齊放的效果，但始終略顯凌亂；又比如檔案的分類，卷內材料排列等也沒有一個標準，導致學生檔案的歸檔質量不高，利用價值難以體現，檔案管理工作在制度化、標準化、規范化上還有很長一段路要走。其次，檔案管理模式守舊。很多高校的學生檔案管理工作有著很濃重的“閉關鎖國”“固步自封”問題，沒有很好地“走出去”，基本上所有檔案都是“單向”式的，也就是單純地收集資料，甚至完全沒有或者不用學生的參與，不考慮新元素的更新，只把學生學籍成績等基本資料歸進去，造成檔案與學生分離，與社會脫軌，與時代落伍。這樣的檔案對于教學質量的提高，對于用人單位的考察，也對于學生本身的記錄都難以體現自身的價值。最后，管理技術落后，雖然多數高校的檔案部門大都配置了計算機，但是并未真正實現學生檔案管理的信息化，計算機僅作為輔助工具來進行登錄及館內查詢，未實現遠程查詢服務。檔案管理方式并沒有因配備了計算機而產生質的飛躍。

二是重視程度不夠，學生檔案缺少能量。一方面，高校對學生檔案不夠重視，很多高校都沒有很好地認識檔案管理工作的意義，認為學生檔案只是學生成績、獎懲的記錄，對檔案工作只當成普通的日常工作，沒有將學生檔案工作提到議事日程，也沒有相關的規定制度將檔案工作以績效的形式掛鉤，更得不到學校在人力、財力、物力等方面的支持，最終成為惡性循環，檔案的價值得不到體現，沒有學校的支持，缺少能量和動力，學生檔案工作在創新發展的道路上更是舉步維艱。另一方面，學生自身對檔案不夠重視。根據調查，絕大部分高校學生進入校園后都沒有接觸檔案，甚至“檔案”這個詞在學生的四年大學生涯中都沒有出現，只有到畢業時才有所關注，學生在高校得不到關于檔案知識的宣傳教育，大多數都認為這是學校方面的事，與自己無關，難以形成關注檔案、參與檔案建設的理念，沒有學生的參與互動，學生檔案更顯老調陳詞，利用價值不高，只能進入檔案館深藏。

三是創新理念滯后，學生檔案不夠份量。隨著時下許多新興網絡技術、網絡工具的誕生，學生檔案的管理更顯滯后，學生在校期間在QQ空間、微博、微信朋友圈所發表的內容更像是自身成長的記錄和展現，學生也熱衷于更新和完善，而學生檔案的唯一優勢只是有官方的公信力，但由于資料的缺乏，籍貫、年齡、考試成績等這些具有公信力的資料，對于用人單位了解學生能力和對于學生自身都意義不大，只能通過檔案證明他本人是在這個學校學習，用人單位更希望從中獲取學生在綜合素質、成就、創造能力等信息，而學生本身更關切的是檔案能細致地記錄自己成長的經歷而不是一些數據。因此，學生檔案在用人單位，甚至學生的眼里都顯得“分量”不足，檔案對于學生和用人單位而言，只相當于一個“入職證明”“身份證明”，只有面對考研升學、轉正定級、人事調動時，才會用到檔案。

二、對高校學生檔案管理利用改革創新的一些建議

一是創新檔案內容板塊，充分展示學生個性。學生檔案要實現自身利用價值，首先必須從歸檔的內容抓起，以傳統內容為基石，不斷創新內容板塊，并將諸多新的內容板塊融合起來，成為傳統內容的“附件”或“拓展”，通過傳統和創新相結合的方式，讓學生充分展示自我，讓教師和用人單位深入了解學生。目前有的高校在這方面作了創新，比如建立了誠信檔案，系統、真實、全面地記錄學生在校期間的誠信表現，并要求學生在建檔的第一時間在誠信承諾書上簽字，以樹立誠信觀念，并建立了一套誠信測評體系，通過學生自評、小組評議、教師評議等為學生的“誠信表現”亮分；比如建立了青春夢想檔案，采取與學生互動的方式，由學生提供素材、老師指導編入的形式，記錄學生在校成長的點點滴滴，并跟隨學生從校園走向社會，為教學提供了切實的參考，也成為學生展示自己的平臺；又如建立了心理檔案，形成了很多有用的材料，學校通過心理檔案能準確地分析學生的個性特征，及時采取相應的心理引導來促進學生健康成長，用人單位也可以通過心理檔案了解畢業生的心理健康狀況，選拔最合適的人才。將這些新興的內容都融合起來，建立一個綜合性的新增板塊，達到更好地展示、記錄的效果。

二是搭建互動檔案平臺，開啟現代化服務模式。應牢固樹立檔案服務于教學、服務于用人單位、服務于學生的理念，進一步完善檔案利用體系，提供多樣化、個性化、常態化的檔案服務，簡化利用手續，方便查閱檔案信息，取代原有學生就業中的“外調”方式。實施互動式管理，搭建提供查詢、自主更新、綜合評價、資料審核為一體的高校檔案開放性管理平臺，對創新內容模塊的一些個性化內容實施微博式的管理，學生可自主更新，并配以專門的校方審核體系，使檔案內容充實、真實，讓用人單位、教師、學生更多地參與進來，而不是檔案工作者埋頭苦干，從而形成各方關注、認同、參與檔案管理工作的良好氛圍。

三是加強數字化建設，提高檔案管理的軟硬件水平。一方面，要建立數字檔案館。當前已經進入了信息爆炸的網絡化時代，各種信息資源通過網絡快速傳播，學生檔案管理工作要跟上時代的步伐，首先要實現學生檔案管理的信息網絡化，進一步完善管理的設備，提高技術水平。目前高校學生的錄取、畢業等環節已實行網絡化管理，檔案管理也應該完成數字化升級改造。高校校園網已基本建成，這為學生檔案現代化管理創造了條件。利用成熟的多媒體技術，將學生檔案材料中的文本、照片和藝術作品等進行數字化處理，制成電子檔案，建立檔案信息數據庫，實現學生檔案信息存儲的電子化和檢索的網絡化按照“存量數字化”的思路，逐步推進傳統載體學生檔案數字化，讓過去形成的紙質等傳統載體檔案通過數字化，進入社會的信息化系統，充分發揮其作用。按照“增量電子化”的思路進行學生檔案原生電子文件的歸檔接收工作，及時把學生學籍變動電子文件歸檔接收并納入學生檔案管理部門、檔案信息資源體系，并嚴格規范標準，保證學生電子文件收集齊全、整理有序、格式規范、歸檔及時。另一方面，要實現檔案人員的知識化、專業化。隨著科學技術的不斷創新，QQ群、微博、微信等新鮮事物層出不窮，沒有時尚的觀念，最終會被時代所淘汰。因此，要注重檔案人員思想觀念的提高，使他們具備與時俱進的素質，緊跟時代的步伐。同時加大對檔案人員的崗位技術培訓力度，使檔案人員具備處理各類信息的能力。重點培育既懂檔案管理，又懂檔案分析研判的綜合性人才。并通過學習培訓，高校間檔案人員交流合作等方式，提高檔案管理員的業務能力，致力實現檔案管理軟硬件兩手都抓、兩手都硬的目標，努力提高學生檔案的管理水平。

四是完善規章制度建設，讓檔案管理有法可依、有理可據。通過教育部門或省檔案學會牽頭，聯合各高校研討制定檔案管理的制度體系。規范歸檔內容，什么內容可以新增歸入檔案，檔案的格式要求等都有一個一個標桿，形成統一的標準。規范管理手段，目前雖然進入了電子化檔案的時期，但紙質檔案還具有重要的作用，應該規范學生檔案的接收、利用和轉遞流程，設置合理的轉遞方式和周密的轉遞環節，嚴格轉遞手續，以防畢業生檔案錯漏或丟失。建立完善的審核體系，確保檔案材料的真實。形成明確的規定，確定學生檔案的主管部門，以制度督促高校落實好檔案管理工作，落實好學生檔案管理所需的人員、經費、設備、庫房等問題，做到人員到位、經費到位、設備到位、庫房充足。

五是加強宣傳推廣，形成良好的檔案意識。針對目前學生本人和用人單位對檔案的意識淡薄的問題，一方面從上述的檔案工作本身抓起，定規范、提質量、求創新，全面改變陳舊古板的形象，提升檔案在學校、學生和用人單位心目中的地位。另一方面，學校要重視學生檔案知識的普及工作，注重宣傳推廣的作用，提高學生對檔案的重視程度，讓學生了解檔案在校期間以及畢業后的重要作用。學校可以在新生中開展檔案知識的普及工作，對在校學習期間的學生開設檔案選修課，對畢業生開設就業課等方法，靈活運用，使學生了解檔案和個人利益息息相關。同時把學生檔案宣傳從學校推向用人單位、推向社會，通過宣傳，提高檔案意識，使用人單位和社會了解學生檔案工作，重視檔案的作用和價值，促使更多的人利用學生檔案。

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