關(guān)于高校評估檔案管理規(guī)范化的思考

邱亞新

一、檔案在高校評估中的作用

檔案材料的完整性和真實性程度直接影響到評估結(jié)論的準確性。作為各項工作過程中形成的原始記錄——檔案材料，是學(xué)校工作成就辦學(xué)特色的載體，是專家組了解學(xué)校工作的重要渠道，客觀地反映了每一項工作的基本面貌，成為開展評估工作的基礎(chǔ)和重要憑證。

1.檔案是高校評估工作的基礎(chǔ)。高校檔案是高校從事教育、教學(xué)、行政管理等各項活動中形成的，對學(xué)院和社會具有保存價值的各種文字、聲像等不同門類和載體原始記錄。高校教育評估是根據(jù)一定的教育目標和標準通過系統(tǒng)地搜集學(xué)校教學(xué)的主要信息，對學(xué)校辦學(xué)水平和教育質(zhì)量進行客觀全面的估價。為了保證學(xué)校評估工作的客觀真實，在高校進行各項工作評估時必須充分依賴于檔案。因此，完整、準確、系統(tǒng)地收集高校檔案是搞好教育評估的基礎(chǔ)。無論評估工作程序、組織機構(gòu)、指標體系如何確定，最終都將憑借大量的檔案材料，才能形成對一個單位客觀全面的估價。

2.高校檔案是高校教育評估的重要憑證。接受評估的高校，一個普遍的做法就是：以館藏檔案資料為基礎(chǔ)，根據(jù)評估的要求對檔案資料進行必要的補充、加工和整理，按照評估指標體系的要求陳列在一起，使之成為學(xué)校各科教學(xué)工作的縮影，以全面系統(tǒng)地反映學(xué)校本科教育工作情況，充分發(fā)揮了檔案在高校本科教學(xué)評估工作中的重要的憑證價值。本科教學(xué)評估指標體系內(nèi)容全面、內(nèi)涵深刻，因此準備專家評估材料是一項艱巨的任務(wù)，要做好這項工作沒有檔案的支撐是不可想象的，已經(jīng)通過評估的高校都是憑借檔案而使評估工作得以順利進行的。

3.高校評估對檔案管理的影響。在高校評估中，由于檔案工作沒有直接納入評估指標體系中，而且在評估檢查過程中，評估組往往不直接查閱按《高校檔案管理規(guī)范》進行收集、整理出來的原始檔案材料，而是直接查閱按評估指標體系搜集、復(fù)印、匯編的背景材料。

二、教學(xué)評估中檔案管理存在的普遍問題

開展高校本科教學(xué)評估是高等教育內(nèi)在規(guī)律的要求，是國家對高校進行宏觀管理的手段。而教學(xué)檔案是高校迎評工作的基本和依據(jù)，在高校本科教學(xué)評估中作用越來越大。從迎評工作實踐來看，作為本科教學(xué)評估重要原始憑證和重要資料的教學(xué)檔案，面臨著許多問題有待優(yōu)化與規(guī)范。

1.檔案材料不齊全。在評估過程中，我們發(fā)現(xiàn)有部分教學(xué)檔案材料在形成過程中，由于不注意平時的積累和保管，造成一些很重要的材料不齊全完整。如某專業(yè)或課程的申報材料，往往只有申報的文件通知，唯獨缺少最重要的申報過程材料。評估工作的重點是檢查近三年的教學(xué)工作，有些材料缺乏連續(xù)性（除客觀原因外）。原因是管理人員的頻繁更換，沒有及時做好檔案歸檔工作，使一部分材料人為流失。學(xué)生試卷、實驗報告等沒有教師的批改痕跡，還存在材料丟失現(xiàn)象等。

2.檔案材料不規(guī)范。如部分歸檔表格格式和內(nèi)容不統(tǒng)一；一些職能部門形成的需要歸檔的文件，沒有填寫日期和加蓋單位公章；有些材料的紙張大小和字體格式不統(tǒng)一，不符合材料歸檔的要求；有些材料中提到的數(shù)據(jù)，前后不一致；交叉部門上報的數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一口徑，導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真，直接影響評估結(jié)果。

3.教學(xué)檔案管理手段比較落后。雖然國家檔案局已經(jīng)在全國推行了《歸檔文件整理規(guī)則》，即文件級管理，部分高校已經(jīng)相繼實施了。但是教學(xué)檔案不僅僅局限于文件類，還包括學(xué)籍檔案、學(xué)位檔案、試卷等專門檔案，由于沒有形成統(tǒng)一的整理標準和管理規(guī)范，目前部分學(xué)校仍處于落后的手工管理階段。教學(xué)檔案管理手段的滯后，嚴重影響了評估檔案的有效利用。

三、高校評估給高校檔案工作帶來的啟示

1.加強隊伍建設(shè)，培養(yǎng)檔案人才要不斷加強對高校專、兼職檔案管理人員的培訓(xùn)工作，開辦新技術(shù)培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)內(nèi)容不僅包括檔案方面的知識，也應(yīng)有相關(guān)的科技知識以及網(wǎng)絡(luò)知識、多媒體數(shù)據(jù)庫管理等方面的知識，還要有關(guān)于高校評估檔案管理的內(nèi)容。可以通過培養(yǎng)、招聘高素質(zhì)、應(yīng)用型、技術(shù)型、復(fù)合型人才，加強檔案工作的專業(yè)技術(shù)力量，盡快解決高校檔案人員的知識老化、現(xiàn)代技術(shù)手段缺乏的問題，把高校檔案管理人員培養(yǎng)成一專多能、適應(yīng)高校評估需要的復(fù)合型人才。

2.加大投入力度，改善辦館條件。高校要加大資金、物力投入力度，不斷改善館舍條件，適當添置計算機、復(fù)印機、掃描儀、數(shù)碼相機、光盤刻錄機等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，滿足高校評估對檔案館硬件方面的要求。

3.實行目標管理，完善考核機制。要把高校評估工作納入高校檔案部門的目標管理，建立目標管理考核機制，明確任務(wù)，責(zé)任明晰。一是要滿足評估需要，體現(xiàn)競爭機制，因崗擇人，競爭上崗，擇優(yōu)錄用；二是要提倡創(chuàng)新機制，充分調(diào)動和發(fā)揮高校檔案人員的積極性和創(chuàng)造性；三是要落實獎懲機制，制訂相應(yīng)的考評和獎懲方案，簽定責(zé)任狀，確保高校評估取得優(yōu)異成績。

4.優(yōu)化校級檔案，完善院系級檔案。國家教育部決定每五年進行一輪高校本專科教學(xué)評估。這就要求高校的檔案部門縱觀全局，宏觀把握，在優(yōu)化院級一級檔案的同時，更要進一步完善院系的二級檔案。按照國家教育部高校評估要求，結(jié)合學(xué)院工作實際對檔案部門歸檔范圍進行適當調(diào)整，擴大院系二級檔案歸檔材料內(nèi)容。檔案部門更要做好院系檔案材料管理的監(jiān)督指導(dǎo)工作。

5.加快信息化建設(shè)，實施網(wǎng)絡(luò)化管理。高校評估工作的網(wǎng)絡(luò)信息化管理勢在必行，這就要求高校檔案管理部門跟上信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的時代步伐，轉(zhuǎn)變思想觀念，調(diào)整工作思路，使檔案工作從實物管理向知識管理轉(zhuǎn)變，使檔案承載的信息從靜態(tài)向動態(tài)轉(zhuǎn)變，使高校檔案部門的服務(wù)方式從封閉、被動向開放、主動轉(zhuǎn)變。高校檔案人員要掌握計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并能熟練應(yīng)用，使檔案信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲與利用形成一個全面、完整、合理的網(wǎng)絡(luò)信息單位，加快實現(xiàn)高校檔案工作的信息化和數(shù)字化，不斷提高高校檔案管理工作的效率，加快高校檔案工作的發(fā)展，為高校評估工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化提前做好準備。

（作者單位：廊坊職業(yè)技術(shù)學(xué)院）endprint