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如何確定檔案歸檔范圍等

2014-02-17 11:25:01
檔案天地 2014年2期
關(guān)鍵詞:價值

何為檔案歸檔范圍?

歸檔范圍,就是歸檔文件的整理范圍。歸檔文件的價值鑒定是整個檔案鑒定工作的首要環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)包括兩個階段,第一階段就是確定歸檔范圍。在機關(guān)文件歸檔前,對文件能否轉(zhuǎn)化為檔案進行“資格審定”,確定其是否屬于歸檔的范圍,同時剔除沒有保存價值的文件材料。

如何劃分機關(guān)文書檔案歸檔范圍?

在確定機關(guān)文件材料的歸檔范圍時,既要保證該歸檔的文件材料收集齊全,完整歸檔,防止“有檔不歸”;又要注意不該歸檔的文件材料不能歸檔,防止“有文必檔”。國家檔案局于2006年12月18日發(fā)布了第8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》對機關(guān)文件材料歸檔范圍做出了規(guī)定。

機關(guān)文件材料歸檔的范圍:

1、反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料;

2、機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料;

3、本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料;下級機關(guān)報送的重要文件材料;

4、其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。

從收集范圍來看,文書檔案必須包括八種文件:

1、“紅頭文件”,如規(guī)定、條例、辦法、決定、指示、通知、報告、批轉(zhuǎn)文件等;

2、“白頭文件”,如會議文件,經(jīng)驗介紹等,某些調(diào)查報告、通知,也用白頭文件形式出現(xiàn);

3、公布性文件,如公告、通告、布告等;

4、內(nèi)部使用文件,如會議記錄、內(nèi)部使用的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、某些名冊、統(tǒng)計表、登記表等;

5、記載性文件,如大事記、工作日記、調(diào)度日記;

6、報導(dǎo)性文件,如有關(guān)本機關(guān)活動的報導(dǎo)、本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人答記者問等;

7、契約性文件,如協(xié)議、合同、意向書等;

8、證明性文件,如介紹信存根、黨員轉(zhuǎn)移組織關(guān)系存根等。

機關(guān)文件材料不歸檔的范圍

1、不歸檔的上級文件材料

(1)上級機關(guān)普發(fā)性不需要本機關(guān)辦理的文件材料,任命、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料;

(2)上級機關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件;

(3)上級機關(guān)征求意見的未定稿文件

2、不歸檔的本機關(guān)文件材料

(1)重份文件;

(2)無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件;

(3)一般性文件的歷次修改稿;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件草稿;

(4)無特殊保存價值的函件、信封,不需要辦理的一般性人民來信、電話記錄;

(5)機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料;

(6)本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)兼任外機關(guān)職務(wù)所形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料;

(7)以參考為目的從各方面搜集的文件材料。

3、不歸檔的同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料

(1)參加非主管機關(guān)召開的會議帶回的不需貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料;

(2)非隸屬機關(guān)的一般通知(如省人事廳送給其他廳局的一般通知)以及抄送的不需要辦理的文件材料(需要執(zhí)行的規(guī)定性文件除外)

4、不歸檔的下級機關(guān)文件材料

(1)下級機關(guān)送來參閱的簡報、情況反映,以及不應(yīng)抄報或不必備案的文件材料;

(2)越級抄送不需要辦理的文件材料;

(3)下級機關(guān)抄報備案的一般性文件材料。endprint

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