如何確定檔案歸檔范圍等

何為檔案歸檔范圍？

歸檔范圍，就是歸檔文件的整理范圍。歸檔文件的價值鑒定是整個檔案鑒定工作的首要環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)包括兩個階段，第一階段就是確定歸檔范圍。在機關(guān)文件歸檔前，對文件能否轉(zhuǎn)化為檔案進行“資格審定”，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時剔除沒有保存價值的文件材料。

如何劃分機關(guān)文書檔案歸檔范圍？

在確定機關(guān)文件材料的歸檔范圍時，既要保證該歸檔的文件材料收集齊全，完整歸檔，防止“有檔不歸”；又要注意不該歸檔的文件材料不能歸檔，防止“有文必檔”。國家檔案局于2006年12月18日發(fā)布了第8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》對機關(guān)文件材料歸檔范圍做出了規(guī)定。

機關(guān)文件材料歸檔的范圍：

1、反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；

2、機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；

3、本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；

4、其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。

從收集范圍來看，文書檔案必須包括八種文件：

1、“紅頭文件”，如規(guī)定、條例、辦法、決定、指示、通知、報告、批轉(zhuǎn)文件等；

2、“白頭文件”，如會議文件，經(jīng)驗介紹等，某些調(diào)查報告、通知，也用白頭文件形式出現(xiàn)；

3、公布性文件，如公告、通告、布告等；

4、內(nèi)部使用文件，如會議記錄、內(nèi)部使用的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、某些名冊、統(tǒng)計表、登記表等；

5、記載性文件，如大事記、工作日記、調(diào)度日記；

6、報導(dǎo)性文件，如有關(guān)本機關(guān)活動的報導(dǎo)、本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人答記者問等；

7、契約性文件，如協(xié)議、合同、意向書等；

8、證明性文件，如介紹信存根、黨員轉(zhuǎn)移組織關(guān)系存根等。

機關(guān)文件材料不歸檔的范圍

1、不歸檔的上級文件材料

（1）上級機關(guān)普發(fā)性不需要本機關(guān)辦理的文件材料，任命、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料；

（2）上級機關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件；

（3）上級機關(guān)征求意見的未定稿文件

2、不歸檔的本機關(guān)文件材料

（1）重份文件；

（2）無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；

（3）一般性文件的歷次修改稿；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件草稿；

（4）無特殊保存價值的函件、信封，不需要辦理的一般性人民來信、電話記錄；

（5）機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料；

（6）本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)兼任外機關(guān)職務(wù)所形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料；

（7）以參考為目的從各方面搜集的文件材料。

3、不歸檔的同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料

（1）參加非主管機關(guān)召開的會議帶回的不需貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；

（2）非隸屬機關(guān)的一般通知（如省人事廳送給其他廳局的一般通知）以及抄送的不需要辦理的文件材料（需要執(zhí)行的規(guī)定性文件除外）

4、不歸檔的下級機關(guān)文件材料

（1）下級機關(guān)送來參閱的簡報、情況反映，以及不應(yīng)抄報或不必備案的文件材料；

（2）越級抄送不需要辦理的文件材料；

（3）下級機關(guān)抄報備案的一般性文件材料。endprint