高校檔案工作規(guī)范化建設(shè)探索

王福辰

學(xué)校檔案是學(xué)校工作和教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄和歷史反映，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。學(xué)校各部門在教育教學(xué)及其它各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，應(yīng)由學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一管理。為貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，我們要依法做好學(xué)校檔案工作，加強(qiáng)科學(xué)管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案真正為學(xué)校的教育教學(xué)及管理工作服務(wù)，努力提升學(xué)校的管理水平。

一、把住歸檔資料入口關(guān)，努力夯實(shí)檔案工作規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)

歸檔資料是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)得怎樣，不僅決定歸檔資料本身的質(zhì)量，而且也影響到日后檔案的質(zhì)量，決定著檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的整體水平。我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住歸檔資料工作的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

首先歸檔資料用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂，左邊裝訂處要預(yù)留25mm左右的裝訂線。二要注意檢查歸檔資料是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題和歸檔資料是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文和歸檔資料一致，有無日期等。三是歸檔資料字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等歸檔資料，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用，如用傳真紙打印的必須進(jìn)行復(fù)制。立卷歸檔的材料必須是原件，復(fù)印件原則上不得歸檔。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。五是移交檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)面檢查，按立卷歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗(yàn)收合格后方可辦理移交手續(xù)。移交檔案材料時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，清單一式二份，經(jīng)交接雙方簽字后各留一份備查。

二、統(tǒng)一收集管理案卷材料，不斷豐富檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的內(nèi)容

實(shí)踐證明，案卷材料收集是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的重要因素。學(xué)校檔案室是學(xué)校的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全校的黨群類、行政類、教育教學(xué)類、基建類、聲像類、設(shè)備類、榮譽(yù)類的所有檔案。因此，要從加強(qiáng)檔案室建設(shè)入手，不斷建立健全學(xué)校檔案管理制度和各類材料及時(shí)歸檔制度，及時(shí)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)學(xué)校的全部檔案，并對(duì)全校各部門的檔案收集、歸類整理、上交檔案室等工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。

首先，所有學(xué)校檔案必須集中統(tǒng)一管理，確保真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于日后檔案的利用。學(xué)校各部門要加強(qiáng)對(duì)本部門檔案資料的積累、歸類、整理、上交工作的領(lǐng)導(dǎo)，兼職檔案員要切實(shí)履行自己的工作職責(zé)，負(fù)責(zé)所在部門歸檔材料的收集、整理與上交工作。保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時(shí)移交到學(xué)校檔案室。任何單位和個(gè)人不得把檔案材料據(jù)為己有。如一項(xiàng)工作、一次活動(dòng)由幾個(gè)部門聯(lián)合組織的，涉及多個(gè)部門的，文件材料由牽頭主辦的部門負(fù)責(zé)歸檔，其他科室協(xié)助提供相關(guān)材料。其次，要嚴(yán)格執(zhí)行文件材料的形成單位立卷歸檔制度，堅(jiān)持做到“三納入”、“四同步”：即將立卷歸檔工作納入學(xué)校及各部門的工作計(jì)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的工作職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、考核各項(xiàng)工作時(shí)，能將檔案工作同步納入。另外，任何單位和個(gè)人不得保存已辦理完畢的文件材料，不得擅自銷毀文件材料，確需銷毀的要由檔案室登記造冊(cè)，經(jīng)主管院長(zhǎng)批準(zhǔn)后由專人監(jiān)銷。干部、職工在調(diào)動(dòng)離開原工作崗位時(shí)，要徹底清理文件、材料，及時(shí)辦理文檔材料的交接手續(xù)。同時(shí)，立卷單位應(yīng)負(fù)責(zé)將材料收集齊全，核對(duì)準(zhǔn)確，按文件的自然形成規(guī)律，系統(tǒng)整理，并在封面上填寫檔案名稱，編寫卷內(nèi)目錄，確定密級(jí)。根據(jù)檔案的保存價(jià)值和檔案保管期限的規(guī)定，準(zhǔn)確劃分保存期限。

三、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則，確保檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的順利進(jìn)行

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。

在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要致力解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

四、重視檔案的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的效應(yīng)

加強(qiáng)學(xué)校檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的根本目的，就是充分利用檔案為學(xué)校的教育教學(xué)和管理工作服務(wù)。為滿足利用者的需求，就要通過各種方式向他們提供檔案材料或相關(guān)的咨詢服務(wù)。如利用學(xué)生的學(xué)籍檔案及時(shí)為畢業(yè)生的就業(yè)、升學(xué)、應(yīng)征入伍、執(zhí)業(yè)考試、學(xué)歷認(rèn)證和入黨等問題提供相關(guān)證明材料和高效的服務(wù)。利用學(xué)校的文書和教學(xué)檔案為教師的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)積累和教師的考核、職稱晉升等提供依據(jù)材料。特別是在學(xué)校辦學(xué)水平評(píng)估、申報(bào)專項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目和接受上級(jí)檢查等事關(guān)學(xué)校大局的重要活動(dòng)中更應(yīng)充分發(fā)揮檔案室資料齊全準(zhǔn)確的優(yōu)勢(shì)，及時(shí)為各項(xiàng)評(píng)估檢查提供佐證材料。

要充分利用檔案、發(fā)揮檔案的作用，就要使死檔案成為活檔案，努力使檔案為規(guī)范學(xué)校管理服務(wù)，為教育教學(xué)改革服務(wù)，為提高辦學(xué)質(zhì)量服務(wù)。當(dāng)前，檔案工作要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和學(xué)校發(fā)展的需要，優(yōu)化服務(wù)方式，積極主動(dòng)為學(xué)校各級(jí)各部門和廣大教工提供相關(guān)的檔案材料。為此，有必要健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映本校特色且有較高利用價(jià)值的《學(xué)校檔案檢索目錄》等編研材料，利用電腦開發(fā)檔案信息資源，為教育教學(xué)和管理工作提供實(shí)際服務(wù)，如可推行學(xué)校檔案目錄在本校校園網(wǎng)教學(xué)資源欄目上公布，方便教師備課查閱等。

（作者單位：石家莊信息工程職業(yè)學(xué)院）endprint