水運工程項目檔案標準化

聶琴

摘 要：項目檔案見證工程建設的全過程，具有非常重要的研究、保管和利用價值。本文從水運工程檔案的重要性入手，敘述了水運工程檔案管理工作中存在的問題，重點以連云港港30萬噸級航道一期工程為例探析了水運工程項目檔案標準化的具體措施、操作方法和達到的效果。

關鍵詞：水運工程 檔案管理 標準化

水運工程項目檔案是指水運工程自項目立項審批至竣工驗收全過程中直接產生的反映工程建設實際，對建成后的工程管理、維護及改建和擴建具有查考利用價值的各種不同載體的歷史記錄。水運工程的建設、使用和管理始終離不開水運工程檔案的支持，它是有效開展工程招投標、安全、質量、資金、科研等要素監督工作的重要基礎，是工程建設管理狀況的一面鏡子。它的有效利用可為開展交通規劃建設工作提供重要依據，能促進水運工程科學技術的研究發展。同時，水運工程檔案管理工作作為水運工程各參建單位的一項基礎性、服務性工作，這項工作做得好將促進參建單位相關工作的全面規范開展，提高水運工程管理水平，反之，將受到影響。因此，重視和加強水運工程檔案管理工作，保證項目檔案的完整性、準確性、系統性對水運建設事業意義重大。

當前水運工程檔案管理現狀和存在的問題

檔案管理意識不強。水運工程檔案管理是一項系統性工作，需要參與工程建設的各方面人員給予高度重視。在具體操作過程中，主要負責人對工程檔案重要性的思想認識不夠，檔案員及其他工程技術人員自我學習、參與檔案管理的意識不強，只重視工程本身，輕視工程檔案的現象較普遍。如認為“檔案資料后補”很正常。

檔案管理機構不完善。各參建單位內部缺乏相互溝通交流機制，職責沒有落實到具體人員，管理不到位現象普遍。由于人員和經費的原因，許多單位沒有設立檔案管理部門，檔案管理人員普遍非水運工程相關專業，非專職且不固定；工程技術管理人員對工程資料不重視，與檔案管理人員缺乏交流，造成資料的形成與收集、歸檔脫鉤，不利于工程檔案管理工作的規范、高效開展。

檔案管理規章制度不健全，采取的管理辦法和操作流程較不規范。由于工程和檔案的專業性，工程技術人員和檔案管理人員互相不了解相關領域專業技術知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，沒有明確檔案管理的統一標準，盲目收集資料，歸類較雜亂，缺乏系統性，且檔案資料的收集和整理不能與工程建設達到同步。

未設立專門的檔案管理工作場所，檔案質量、安全得不到保障。檔案管理設施設備不能滿足檔案管理需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達不到“八防”要求，檔案管理現代化程度不能適應工程建設快速發展的需要。

就工程檔案質量本身而言，施工日志和監理日志記錄不規范、較隨性，簽署不完備，達不到其預期效果；施工原始記錄內容不全面、不規范、收集不完整情況較多。

監理單位未采取有效措施及時跟蹤施工單位檔案管理工作情況，未履行監督、檢查、指導等職能，檔案管理措施不完善。如存在不核定施工單位報驗內容就簽字認定的情況，有的甚至只簽字不簽署審定意見。

檔案管理信息化水平不高。未能充分利用現代信息技術對檔案資料進行數字化，制約其查找速度和利用效率。

連云港港30萬噸級航道一期工程項目檔案標準化

連云港港30萬噸級航道工程是目前我國在開敞式海岸淤泥質淺灘建設的等級最高的人工深水航道，是江蘇實施沿海開發戰略的重要基礎設施項目，也是連云港港發展的生命線工程。2009年1月，國家發改委批復項目建議書，同意建設30萬噸級航道，航道呈“人”字型布局連接連云港區和徐圩港區，按“一次立項、分期實施”的原則，先期實施一期工程。一期工程建設25萬噸級連云港區航道和10萬噸級徐圩港區航道及配套圍堤工程等，總投資47.71億元。該工程于2011年3月開工建設，2013年10月全面建成，期間建設單位按總體進度計劃的各控制節點分10批次開展項目招投標工作，一期工程共設7個監理標、8個疏浚施工標、9個圍堤施工標及3個其他附屬工程標，均按照各控制節點通過交工驗收。

1、項目檔案管理制度化

該工程參建單位30余家次，要形成一套格式統一、內容完整、準確、系統的檔案，難度很大。為了保證實現“建優質工程，創精品檔案”的工作目標，建設單位建立健全檔案管理制度、全面落實責任、加強全過程控制與實時管理。

一是成立檔案管理工作領導小組，由總工程師擔任小組組長，全面負責檔案管理工作的組織和協調，同時明確建設單位所有工作人員職責，自覺主動配合做好項目檔案的管理工作。其余參建單位明確一名總工程師或技術負責人分管，并建立相應的管理機構，配備具有相關工程專業知識的、能夠適應項目文件材料立卷歸檔工作需要的專職檔案人員，在各自的職責范圍內做好項目檔案的形成、整理、歸檔、交接工作。同時將檔案管理與業務工作緊密結合，分工負責。自構建內部檔案管理網絡以來，還將設計、施工、監理、試驗、檢測等所有參建單位納入檔案管理網絡體系中，對于在工程項目推進過程中新增加或者是完成承建任務退場的參建單位，及時在管理網絡中進行調整與修改，保證網絡的高效完備，切實做到“統一領導、分級管理、層層負責”。

二是依據交通運輸部《水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》，結合項目檔案管理的要求和工程建設實際，建設單位組織編制了《連云港港30萬噸級航道一期工程竣工文件編制辦法》經江蘇省交通運輸廳、省檔案局及有關交通系統內的檔案專家審定后，報交通運輸部備案，同時以紅頭文件的形式下發至各參建單位參照執行。該辦法結合工程實體施工的工序流程和相關評定標準，規定了工程項目的檔案分類方案、類目設置、歸檔內容等，明確了項目檔案的有機聯系和系統規范管理。除此以外還制定保管、保密、利用、銷毀等一系列檔案管理工作制度，有力保障了項目檔案管理的標準化、規范化。

三是在工程建設過程中，建設單位建立健全工程檔案跟蹤監管體系，定期對各參建單位形成的檔案資料進行監督、檢查和指導，并依據檢查情況予以通報，納入優質優價、優監優酬和履約考評中。對不符合質量、進度等要求的限時整改，整改仍不符合歸檔要求的不予進行當月工程支付。同時，要求監理單位在做好自身檔案管理和竣工文件收集、編制工作的同時，協助配合建設單位及時跟蹤、督促、檢查施工單位項目文件收集、整理情況，指導施工單位竣工文件編制工作，并審核把關，保證工程資料真實有效、收集整理及時、歸檔完整有序。

四是組織專家集中授課和參加檔案管理培訓。在項目實施過程中，建設單位多次邀請專家授課、給予專項指導，為項目檔案管理加上了引擎，使各參建單位項目檔案管理水平得到有效提升。此外，建設單位組織相關人員參加項目檔案管理培訓、外出學習先進管理經驗，累計培訓和外出學習達51人次。

2、項目檔案編制標準化

該工程項目竣工文件（除綜合類文件外）基本以合同段為單位進行編制，在建設單位編制的《連云港港30萬噸級航道一期工程竣工文件編制辦法》中對歸檔材料的編制體系、職責分工、編制要求、竣工文件的收集和組卷、編目及裝訂、驗收和移交等內容以及相關的表式、圖章、目錄等樣式進行了標準化規定。

按照“誰形成、誰負責”的原則，該工程項目檔案的收集和編制工作由項目文件的形成單位或部門負責，按十個部分整理編制。第一部分為立項審批文件、第二部分為設計審批文件、第三部分為工程準備及業主管理文件、第四部分為施工文件、第五部分為監理文件、第六部分為竣工驗收文件、第七部分為工程招投標及合同文件、第八部分為資金管理文件、第九部分為科研文件、第十部分為特殊載體文件。建設單位負責編制的項目檔案主要包括第一、二、三、七、八、九部分文件，施工負責編制第四部分文件，監理單位負責編制第五部分文件，第十部分文件由各參建單位共同形成。

對于建設單位負責的文件，建設單位按照文件的自然形成過程分門別類整理組卷，按照編制體系中對應的編目歸檔，如立項審批文件根據審批事項及內在聯系分別整理組卷，設計審批和工程勘察文件按照設計的不同階段和專業分別整理組卷，工程招投標及合同文件按照招投標工作程序及合同內容分別整理組卷。

對于施工單位負責的文件，建設單位首先對涉及的所有合同段按照其建設性質和內容在編制體系中設置一個統一的編目，每個合同段在一個編目范圍內獨立編制項目檔案，有效避免了重復、交叉。其次，建設單位將獨立的合同段施工文件分為四大部分：一是開工前準備文件和施工管理文件；二是施工過程各分部、分項開工報審、各檢驗批檢驗、報驗文件及相應原材料報驗及試驗檢測報告、監理平行檢測報告；三是單位、分部、分項工程質量評定、單位工程交工驗收文件材料；四是竣工圖。同時規定施工文件除各單位、分部、分項工程質量評定資料可按標段集中整理組卷外，其余文件材料均按單位、分部、分項工程劃分結合施工工序的先后進行組卷。項目竣工圖是基本建設項目竣工檔案的核心部分之一，因此，對其做出了重點要求，該工程竣工圖由施工單位負責編制，監理單位負責審核。對于按圖施工沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。一般性的圖紙變更，且能在原圖上作修改補充的，在原施工圖上做修改、說明后作為竣工圖，需加蓋并簽署竣工圖章。涉及結構形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圖面變更面積超過35%的，由施工單位委托設計單位重新繪制竣工圖。竣工圖編制完畢后，由承擔施工的項目技術負責人逐張予以審核簽認，審核通過后再交監理單位總監逐張予以審核簽認。不同幅面的工程圖紙按國家標準統一折疊成A4幅面，圖標欄露在外面，不裝訂，按照專業或單位工程結合圖號分別整理組卷。涉及設計變更的施工單位均按照標準樣式編制設計變更一覽表，內容包括變更內容、變更依據文件號及其所在案卷號、對應竣工圖號及其所在案卷號，一覽表放在竣工圖首頁之前。同時，施工單位還應編寫竣工圖編制說明，敘述工程概況、主要工程數量，技術經濟指標；施工中執行原設計的情況和設計變更情況，質量評定情況，采用新材料、新工藝情況以及竣工圖編制情況等，以保證竣工圖編制真實、準確地反映項目竣工時的實際情況，做到圖物相符、技術數據可靠、簽證手續完備以及整理符合檔案管理要求。

對于監理單位負責的文件，建設單位首先對涉及的所有監理合同段按照其監理內容在編制體系中設置一個統一的編目，每個監理合同段在一個編目范圍內獨立編制項目檔案，有效避免了重復、交叉。其次，建設單位規定同時監理多個施工標段的，除監理工作依據性文件可獨立組卷外，其余過程監理資料按施工合同段結合分部、分項和施工工序組卷，每個施工合同段給出相應的一個編目，過程監理資料主要內容包括監理工作依據性文件，質量、進度、安全、費用控制文件，平行檢測及抽檢記錄匯總表，監理月報、日志、旁站記錄、巡視記錄，監理初驗文件等。

3、項目檔案形成及其利用效果

建設單位利用計算機進行項目檔案信息管理工作，用Excel軟件編輯案卷目錄和卷內目錄，由專人更新，并及時備份。截止到工程完工，共形成竣工檔案1201卷，其中第一部分立項審批文件17卷、第二部分設計審批文件46卷、第三部分工程準備及業主管理文件67卷、第四部分施工文件743卷、第五部分監理文件205卷、第六部分竣工驗收文件4卷、第七部分工程招投標及合同文件57卷、第八部分資金管理文件20卷、第九部分科研文件11卷、第十部分特殊載體文件31卷。特殊載體文件包含照片檔案1283張，光盤78張；對全部形成的項目檔案進行了數字化掃描，形成102.7G電子文件，將紙質檔案數字化，建立數據庫，便于查找利用。

在工程建設過程中，檔案的有效利用為項目跟蹤審計和資料、數據查閱等提供了主要依據，同時該工程在港區范圍內大量的地形測量、地質勘探、動態監測等資料為港區內其他工程提供了參考，避免了重復工作，節省了資金。待整體工程交工后，可為工程試運行、獎項申報和各項專項驗收提供有力支撐。

結束語

連云港港30萬噸級航道一期工程完工后，其項目檔案通過江蘇省交通運輸廳、省檔案局等主管部門聯合驗收，驗收組對該工程項目檔案管理工作給予了很好的評價，建議該項目檔案參評全國建設項目檔案管理示范工程。

按照國家有關規定，水運工程建設項目檔案專項驗收是水運工程建設項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案專項驗收或驗收不合格的項目不得進行或通過項目竣工驗收。而在整個檔案管理的過程中，建設單位始終處于主導地位，根據國家和相關行業主管部門檔案管理要求，結合工程實際制定應用性強的統一標準非常必要和迫切。連云港港30萬噸級航道一期工程項目檔案管理標準化做法可供借鑒。

（作者單位：連云港港30萬噸級航道建設指揮部）