國企檔案隊伍現狀與思考

黃宗凱

黨的十八屆三中全會明確指出：要深化干部人事制度改革，建立集聚人才體制機制，充分發揮人民群眾積極性、主動性、創造性，鼓勵地方、基層和群眾大膽探索，及時總結經驗。因此，在全面深化改革中加強隊伍建設，充分發揮每個人的主觀能動性，也將是一項尤為重要的內容。那么，如何加強企業檔案隊伍建設，推進企業檔案工作發展，必將成為檔案部門一個無法回避的新課題。

1 檔案隊伍的現狀

中原油田自1994年6月起，在全國率先建立起了“專業化管理、區域化服務”的檔案管理體制，油田檔案事業也得到了前所未有的發展。1995年以來，油田檔案館曾連續四屆榮獲“全國檔案工作先進（優秀）集體”稱號，先后榮獲“中國石化檔案工作先進單位”及“河南省檔案工作示范單位”等多項榮譽稱號。20年過去了，當初326人的隊伍，現在只有182人，但是案卷卻從100多萬卷增加到360余萬卷（件）。工作壓力大、后勁不足成為制約油田檔案事業創新發展的重要因素，主要表現在五個方面：

1.1 結構老化，活力不足。企業定員逐年核減，內部人員流動緩慢，只能靠退休、調離實現自然減員，檔案隊伍呈現年齡結構老化的局面。由于年齡的原因，多數人喜歡平淡安逸的生活，工作活力明顯不足。

1.2 人才斷檔，接替不足。一是專業人才斷檔。由于受經營成本控制的影響，人才引進嚴重受限，尤其是油田非主干專業人員的引進更是少之又少。中原油田檔案管理處自2000年接收兩名大學生后，十幾年再未分配大中院校學生，至2012年經過多方協調后才新接收兩名院校學生，專業人才短缺。二是中層干部斷檔。由于油田實行了女50歲、男55歲退出現職領導崗位的干部用人制度，因此，以女性占主導地位的檔案部門，女干部自然遞減比例遠遠高于其他部門。油田檔案管理處的女員工占到員工總數的89%，特別是一些人員相對較少的檔案室，目前半數以上的檔案室是由一名“70后”的室主任，帶領著幾個“60后”，甚至“50后”的老同志在工作。

1.3 思想固化，創新不足。經過近20年的歷練，一些當初的檔案新兵幾十年形成的經驗模式、工作習慣、思維定式早已固態化，即便還存在著不完善的地方，他們也不再太愿意聽取他人的意見，創新并超越自己更是十分困難。在中原油田從事檔案工作二三十年以上員工達到近40人，這些人雖然有著自己一套特有的工作經驗，是企業檔案寶貴人才資源，但也存在因循守舊、安于現狀、創新不足問題。

1.4 工作量大，配備不足。按照國家檔案局每萬卷檔案配備1名專職檔案人員的規定，中原油田專職檔案人員配備明顯不足。目前，油田有各類檔案資料360多萬卷（件），而現有專職檔案人員僅182人。過去主要是手工整理工作量大，裝訂案卷、抄寫目錄、擬寫卷名等，而現在檔案保管的工作內容復雜，電子整理工作量超過實體整理量，紙質文件材料與電子文件雙套制，規范整理、數據錄入、目錄打印、原文掛接等，遠比過去繁雜了很多。另有一些施工企業工作流動性很大，專職檔案人員配備嚴重不足，加之工程項目檔案整理工作量繁雜，只能實行業務外包，委托檔案整編公司進行整理，造成前期整理與后期保管銜接不暢。

1.5 比例失調，更新不足。一是男女比例失調。在國有企業，檔案隊伍大多是女多男少，女性員工在檔案部門是主體，注重細節忽略宏觀，造成性格差異上的不足。二是員工層次失衡。受歷史原因的影響，文化程度低的人較多，有從操作崗位轉行的，有科班出身的，有部隊轉業的，有研究生，也有初中生，原始身份差異較大，存在著思維、知識、專業、修養、素質等方方面面的差別與距離，致使專業知識、專業技能的更新參差不齊。如，有的員工是計算機專業畢業的，有的電腦基本操作都不會。這些員工無論從接受新生事物的能力上，還是具體工作，都有著很大差異，知識更新無法統一推進。

2 企業檔案隊伍建設的幾點建議

檔案管理是企業管理工作的重要組成部分，檔案隊伍更是企業員工隊伍中不可或缺的成員之一。因此，加強企業檔案隊伍建設，不僅是檔案部門自己的事情，也是企業人力資源工作中的一項重要內容。面對深化企業改革的新形勢，總結過去經驗，著眼長遠發展，筆者認為，國有企業檔案隊伍建設應從五個方面加以改進。

2.1 營造創業干事的良好環境。企業檔案是企業寶貴的無形資產，保管好、利用好這些檔案，就是留住了企業的昨天，也為創造企業的明天提供了資源保障。因此，要把檔案工作當成企業不可缺少的一項事業，盡量把它做好、做大、做精，讓更多的人了解、理解、喜歡檔案，形成蒸蒸日上的事業氛圍。只有這樣，人們才能覺得檔案工作有意義，檔案事業前途光明，使越來越多的人愿意把青春和汗水奉獻給蘭臺。再者，要保護好檔案人員的切身利益，提高其薪酬待遇，提高其社會地位，讓大家有歸屬感、榮譽感、自豪感，始終保持創業干事的信心、決心和勇氣。

2.2 保持隊伍結構的合理性。企業檔案隊伍建設，如同檔案一樣，是一項連續性的工作，要有計劃、有步驟地進行。檔案隊伍結構一定要合理，呈循序漸進式，要從年齡、職別、性別、專業、層次等幾個方面綜合考慮，制定出人員最佳配置方案，提交人力資源部門進行定崗、定員。一是堅持傳統的“老中青”配置，一個5人的檔案室，最佳比例是“1∶2∶2”。二是要進行“傳幫帶”，當好“伯樂”。注意培養年輕干部，給他們一個平臺，從專業技能、綜合素養、未來發展等方面加以鍛煉，建立個人主觀愿景和組織培養目標相結合的方案，讓他們學有目標、干有勁頭，這樣才能更好地發揮出每個人的潛質。三是要做好檔案隊伍后續力量意見書，繪制模擬后備人才庫，建立人才缺失報警機制，以“一拖二”的方式，即一個崗位有兩個后續力量的準備，相互間傳遞壓力、互相促進，又能避免青黃不接的現象。

2.3 搭建員工素質提升的平臺。要從關注員工成長入手，給員工創造一切學習提升的條件和機會，搭建成才的多個平臺，進行“寶塔式”的培養，即初期廣泛學、中期定目標、后期促成長。一是“撒網式”培養。采取學歷教育、崗位培訓等形式，多渠道地進行檔案管理知識、實用操作技能、相關專業知識、檔案編研工作、公文與新聞寫作等培訓，人人參加，個個學習，統一考核，使基礎性的起步培養達到100%，確保每個人都能掌握兩門以上專業技能，適應檔案工作基本要求。二是選拔式培養。定期開展技術比武、勞動競賽、知識比賽、演講比賽、制度宣讀等活動，多視角、全方位地進行各類人才選拔，制定人才分類培養計劃，將管理型、技術型、專業型、學術型人才進行針對性培養，打造“業務技能尖兵”、“技術應用高手”、“檔案管理能手”等，確定后續目標。三是提升式培養。派出綜合素質較高且有一定潛力的員工外出參加專項學習，進行高層次的提升培訓，再次選拔、篩選，逐步培養出一批懂專業、善管理的檔案復合型人才，形成隊伍建設的中流砥柱。

2.4 建立獎勤罰懶的長效機制。廣泛調動員工工作積極性，促進人才培養，最有效的手段是建立必要的獎懲機制，鼓勵為主，批評為輔，起到獎勤罰懶的作用。一是績效考核。開展工作指標量化考核，建立有效競爭和激勵約束機制，制定崗位責任制，規范工作流程，細化考核標準，出臺獎懲辦法，每月核定工作數量、質量，多勞多得，要在薪酬中加以體現，激發員工的工作積極性。二是定期評價。半年或全年進行一次員工綜合評價，評價內容包括獲得榮譽、獲獎成果、論文論著、宣傳稿件、參加活動、技術比武、解決本專業的能力等多個方面進行量化打分，考核結果分為“優秀”、“稱職”、“基本稱職”和“不稱職”四個格次，對考核不稱職的降級使用，連續三年以上考核為優秀的可以晉升一個崗位級次。三是創新獎勵。為了防止工作的程式化、陳舊化，無功即是過，對工作中有貢獻的人一定要進行獎勵，一事一獎，以保護和鼓勵員工的創造性。諸如上級表彰、學術研究、應急工作，等等，只要作出一定貢獻者，可給予一次性獎勵。金額不必太多，但作用不可小視，有助于員工在專業理論、技術能力、綜合素質等方面的全面提升。

2.5 樹立品牌效應意識。檔案人員的素質決定著檔案管理的質量，檔案管理的質量決定著檔案館（室）的生存與發展。尤其是在企業改革重組的關鍵時期，面對機構變動中檔案隊伍歸屬的敏感話題，以及現今各種私營、民營體制的檔案隊伍并存的復雜形勢，檔案委托保管將成為一種趨勢，檔案收費服務也將變為現實。它像一把“雙刃劍”，在提高檔案部門收入的同時，又在檢驗著檔案管理的質量，對檔案服務提出了更高的要求，檔案工作也將暴露在公眾的監督之下。過去那種企業只移交檔案，不過問保管質量的情況將一去不復返。所以說，一個檔案館（室）的信譽、形象、實力的優劣，未來將決定自己的命運，樹立品牌意識，獲得最佳效應，將成為今后企業檔案隊伍建設的一個重要課題。

總之，國有企業檔案隊伍建設是一項長期而持久的工作，它不僅是提高企業檔案管理水平的先決條件，更是企業檔案長足發展重要保障，只有創造好的環境、提供好的平臺、樹立好的形象，才能建設一支高水平、高素質、高效率檔案隊伍，才能更好地推動企業檔案事業的健康、科學、有效發展。

（作者單位：中原油田檔案管理處 來稿日期：2013-12-20）