網絡環境下創新高校檔案管理

王慧樂

隨著網絡技術在各個領域的廣泛應用，作為傳統文獻領域的高校檔案工作面臨著前所未有的機遇和挑戰。新時期檔案工作者要抓住機遇，迎接挑戰，與時俱進，開拓創新，提高高校檔案管理水平，促進高校檔案事業的可持續發展，確立檔案工作在高校不可替代的地位。

1 高校檔案管理工作創新的必要性

近年來，創新的教學檔案管理為高校有效教學工作開展提供了堅定保障，進一步提高了高校的教學質量。我國高校應該積極創新高校檔案管理機制，減輕高校檔案工作者的負擔，為學校以后開展教學活動奠定指導基礎。除此之外，必須加強教學檔案的管理力度，客觀加強老師對教學環節的嚴格要求，促使他們自覺提高教學水平。針對學生成績、作業及試卷等檔案進行工作歸檔，以此來規范學生們的學習，對于獎勵方面，適當加強教學獎學金評選活動檔案及學生開展活動檔案的管理，為之后的教學檔案歸檔做鋪墊。

在目前高校內，創新的高校教學檔案管理，為教學的優缺點、教學研究活動提供了重要的參考依據。高校的教學檔案是學校教學的過程中形成的，主要記錄著高校教學活動中的點點滴滴，彰顯著高校的教學思想，為高校教學管理提供參考的依據，屬于改革高校教學進程及教學質量的一手資料，更方便日后處理學校教學中出現的問題，并進行查證核對。各大高校應該針對不同的教學管理進行控制，控制教學管理力度的松緊，進行適度調整。

創新高校教學檔案的管理，給高校規范學校科學辦學提供第一手材料。上世紀九十年代初頒布的法律法規明文規定我國各大高校每年必須接受兩次教學評估，根據不同情況出現進行分析研究，并制定出新的教學評估制度等（單方面的教學評估方式較多）。我國教學的評估活動無非是以高校教學檔案的完整性、真實性及創新性等方面作為出發點進行評估。各大高校中評估得出的優異成績，實質上講均是來自學校教學檔案的管理，由此可見，創新高校檔案收集歸檔工作十分必要。

2 進一步加強檔案管理創新體系建設

2.1 創新檔案模式。隨著近年來高校檔案管理體制改革的進一步深化，逐漸將檔案管理從其他部門分離出來，成為一個相對較獨立的機構。同時，將檔案管理與高校未來發展需要進行結合，逐漸實現檔案管理工作的安全性和效率性。

2.2 創新檔案管理思路。檔案管理工作人員需要及時更新思想，與時俱進；要高度重視檔案的保管利用工作，積極、主動地去服務；創新檔案管理未來發展新途徑，朝科學化、信息化宏偉目標努力。創新檔案管理方法，積極改變檔案管理方式，關注網絡信息化的發展，及時更新設備，為利用者提供微笑式服務，促使檔案管理資源達到作用最大化。

3 高校檔案管理工作的創新對策

3.1 創新是發展的動力。創新是一個民族發展的不竭動力，因此，必須樹立創新的意識及觀念，融合建設、創新和服務為一體，共同發展和進步；檔案管理是一項枯燥無味的工作，高校檔案工作者必須有愛崗敬業的精神、豐富的檔案管理知識經驗和獨立思考的能力等；必須培養創新性思維，要加強高校檔案工作者的創新能力和自身的責任意識；處于全球化的經濟時代，高校檔案工作者必須掌握各種網絡技術，了解全球化發展的趨勢，增強自身的創新能力，吸取別人先進的、創新性思想，同時還必須有憂患意識，不能隨心所欲；加強學校內部管理機制，針對高校檔案工作者進行科學、創新知識傳播，使其與時俱進，走向開拓創新的新道路。

3.2 創新高校檔案收集歸檔的觀念，促進教學檔案價值的實現。本質上講，教學檔案的最大價值就是教學檔案在教學過程中表現出來的公共價值。比如，教師個人檔案，不僅對他本身具有重要的指導意義，對學校、學生及院校方面同樣具有指導意義，值得學習和借鑒。當然，不同的老師對檔案具有不同的認知，同時決定著教師對教學檔案重要性的認識。當前，高校中出現“留學熱”，大部分學生需要出國深造，辦理手續時沒有學校檔案是無法達到出國的標準的，為此，我國各大高校中收集的檔案不單單有漢語形式，還應該有英語形式等，這就需要高水平的英語人才的培養，為未來教育的發展作準備。

3.3 創新編輯研究，加強高校教學檔案信息服務開發力度。近年來，隨著我國教學檔案需求的增加，很多高校的檔案管理者開始打破傳統的思想觀念，積極創新和開拓新的管理方式，便于提供更好的檔案服務。學校的檔案部門應充分利用教學檔案包含的信息，不僅要編制常見的編輯檢索工具，還要根據不同種類的教學檔案資料進行綜合，編制出更多的、具有價值的信息，為教學提供充沛的信息資源。

3.4 創新高校檔案的基礎服務。高校必須針對檔案管理進行服務創新，建立新型的服務方式、服務內容及服務手段等。還要針對高校檔案利用者的研究與分析，不管是現有利用者的需要還是以后潛在利用者的需要，均需加強其重視，最大限度地滿足其所需。

隨著計算機及網絡多媒體的廣泛應用，建立數字化檔案模式的趨勢不可阻擋，是高校檔案管理服務發展的必然性。根據學校實際情況適當地開設網絡、在線咨詢、移動等服務。另外，綜合網絡創新在網站上制作檔案信息查看網頁，設定一定的信息專欄、個人信息等，供利用者能夠自主查詢，簡捷方便。所以，必須加強高校檔案收集歸檔管理服務的創新，建立一套健全的檔案收集歸檔管理機制，逐步完善對檔案收集的管理。

3.5 創新多媒體的信息環境。隨著計算機的普遍應用，由于高校檔案工作者花費大量精力在建立電子檔案上，軟件設備較落后。要針對多媒體軟件及時創新，擴大電子檔案開發的利用率，推進教學檔案數字化進程。數字化檔案能夠有效地控制檔案信息，自動加強對教學檔案的管理，完善檔案信息，還可以使檔案利用者以最快速度搜索到自己所需。

4 總結

高校教學檔案收集歸檔工作是學校進行文件整理的重要部分，是高校檔案整理工作的重要環節，具有十分重要的作用，因此，必須加強對高校教學檔案工作的創新，制定健全高校教學檔案工作的創新措施，加強對檔案工作者創新思想的傳播，規范高校檔案管理工作，利用現代科技手段創新，健全檔案內容，樹立“以人為本”的科學發展觀，加強服務意識，為高校檔案工作提供良好的服務。

（作者單位：周口師范學院 來稿日期：2013-12-02）