公共服務導向下韓國國家記錄院建設初探

陳潔

摘 要：韓國國家記錄院以公共服務為導向，在檔案管理基礎設施、檔案收集與管理體系、檔案信息資源服務、檔案文化推廣與國際合作等方面進行了一系列建設，旨在拉近檔案與公眾的距離，滿足社會各類人群各方面的檔案需求，提高社會檔案意識，普及檔案文化精髓。經實地調查發現，韓國國家記錄院在以服務為本的實踐中取得重大成就，同時其預期效果與現實成效間也存在一定差距。

關鍵詞：韓國；國家記錄院；公共服務

Abstract：Based on public service orientation， National Archives of Korea has taken a series of measures on archives management infrastructure，collection and management system，archival information resource service and archival culture promotion and international cooperation.It is found that National Archives of Korea has gained great achievements on meeting the various social needs of archives，but there is still a certain gap between expected result and reality effectiveness.

Keywords Republic of Korea；National Archives of Korea；Public Service

隨著社會經濟不斷發展，服務意識在各行各業受到廣泛關注。如今，各個國家無論是否擁有公共檔案館，都在不同程度地踐行公共服務理念，即以貼近百姓、服務公眾為根本宗旨，通過宣傳開放，讓社會了解檔案，利用檔案，滿足公眾日益增長的檔案需求。因此，公共服務導向下的檔案館建設要把公眾的認可、喜歡、需要作為服務的出發點與落腳點。韓國政府反復強調，國家健康運營離不開完善的檔案管理制度。一套健全的檔案管理制度中，公共服務理念的貫穿更是必不可少的。經調查分析，韓國國家記錄院為實現面向公共服務的宗旨，進行了多方面建設。

1 韓國國家記錄院

檔案學在韓國被稱作“???”，譯為記錄學，故所謂韓國國家檔案館（National Archives of Korea），正式名稱應為韓國國家記錄院（?? ???）。從1969年的政府記錄院到2011年光州檔案信息中心開放，韓國國家記錄院形成了“三館二中心”的體系結構（圖1）。其中，“那啦檔案館”命名較特殊，采用了直接音譯的方式，其韓語全稱為“?? ???”。“??”（音：那啦）表示“國家”，故那啦檔案館實際上就是國家檔案館。

圖1 韓國國家記錄院結構

2 公共服務導向下韓國國家記錄院建設

據統計[1]，韓國國家記錄院所藏檔案的查閱需求在6年中，由2006年的250多萬例增長至2011年的800多萬例。同時，公眾的檔案需求會隨著檔案數字化與在線系統的普遍應用而繼續穩步增長。故基于日益增長的公眾檔案需求，韓國國家記錄院采取了一系列舉措保證公共服務的順利進行。

2.1 Logo設計融合公共服務理念。如圖2所示，該標志由藍色方箱、字母NA與黃綠漸變平行四邊形三部分組成，共同表達出韓國國家記錄院致力于建設成為世界一流國家檔案館的美好愿景。

圖2 韓國國家記錄院Logo

其中，黃綠漸變平行四邊形代表著一種新的檔案文化，表達了韓國國家記錄院是一個以公共服務為導向的組織的愿景；藍色方箱象征著系統安全的保存與管理檔案的空間；字母“NA”代表“National Archives、New Archives和New Age”，“NA”相連組成“M”，代表“Memory”，表示通過永久保存過去創造的檔案，把握現在，引領未來。

2.2 加強檔案管理基礎設施建設。檔案管理基礎設施建設主要包括政策制定、制度完善以及指導與合作，三方面密不可分，相互作用，共同為實現優質公共服務奠定基礎。

韓國政府通過一定財政資助促進韓國檔案管理基礎設施的建設。大體上，21世紀以來，韓國政府撥給國家記錄院年度經費超過30億韓元，約合人民幣2000萬元左右。同時，隨著政府行政管理環境向著電子政府與知識型政府的轉變，國家記錄院檔案管理制度與模式也進行著相應改變，承載媒介由紙質檔案向電子檔案過渡，管理方式由單一保存向知識資源整合轉變，服務方式由被動封閉向積極面向公眾開放的實踐轉型，旨在實現世界一流檔案國家的宏偉藍圖。

此外，國家記錄院定期針對各類政府機構展開檔案管理指導、監督與評估，提高各部門檔案管理水平與效率；通過開展有針對性的現場咨詢、培訓計劃等，為檔案管理工作輸送源源不斷的專業人士；舉辦各種形式的檔案文化課程，擴大檔案文化的基礎，提高公眾對于檔案管理重要性的認識。同時，韓國國家記錄院也開展了國際檔案文化課程，力圖促進東南亞發展中國家檔案管理水平，提升亞洲檔案管理整體層次。

2.3 完善檔案收集與管理體系

2.3.1 收集。韓國國家記錄院面向超過12000個機構或組織進行檔案收集，包括中央部委或辦事處、各地區政府、公立大學以及國有機構等。收集范圍較為廣泛，主要涉及政府官方文件，包括總統檔案、音像檔案、政府公報、行政文物、韓國政府成立前的歷史檔案，同時還有海外有關記錄韓國情況的文件等，如普通民眾檔案和口述檔案。

2.3.2 鑒定。韓國國家記錄院的檔案鑒定過程主要包括兩方面，一是鑒定檔案的價值，即歷史價值、行政價值以及證據價值；另一方面鑒定檔案的利用頻率。這兩方面共同決定了后續保存媒介選擇問題，為保證系統地保存各類檔案，突出館藏資源的公共服務職能，韓國國家記錄院采取分媒介保存策略，即具有高用戶需求價值的檔案進行光盤（O/D）式保存，而保存價值高的檔案通常存儲在縮微膠卷（M/F）之中。

2.3.3 檔案檢索工具。韓國國家記錄院頒布與推廣了相關檔案檢索技術規范，為公眾提供了在線與聯機檢索工具，以便保證公眾對于館藏檔案情況的準確把握，為其有效而廣泛的利用奠定了堅實基礎。

2.3.4 保存與管理。保存媒介采取多樣形式，如紙質、電子、縮微等；保存環境引進恒溫恒濕的先進設備與防爆防震系統；預防檔案外流采用安全保衛系統，即中央控制系統、視頻監視系統以及無線射頻識別技術系統（RFID）；研究與開發致力于修復損壞檔案、保存媒介與數字化、抗災與安全。

2.3.5 檔案管理系統。韓國國家記錄院采用并行系統分別管理公共檔案與總統檔案。其中，中央檔案管理系統（CAMS）管理對象是超過30年保存期限的各類公共檔案，登記與著錄后，通過CAMS進行日常維護與利用；總統檔案管理系統（PAMS）旨在永久管理從援助機構、咨詢機構與保護機構收集到的任期結束的總統檔案。

通過上述舉措，韓國國家記錄院的館藏得到極大豐富，截至2012年2月，存有公共檔案349萬冊，總統檔案89萬冊，為滿足日益增長的公共檔案需求奠定了堅實的館藏基礎。

2.4 面向公眾的檔案信息服務建設

2.4.1 檔案館門戶網站的建設。韓國國家記錄院分別創建了那啦檔案館與總統檔案館門戶網站，為公眾利用檔案信息資源開辟了新窗口。門戶網站提供的檔案信息資源是韓國國家記錄院檔案信息開發人員根據館藏檔案基本特點，對其進行深層次加工，形成便于檢索利用的可視化條目，并通過掃描、影印與縮微技術向公眾提供檔案復制件。

①那啦檔案館門戶網站[2]。基于社會大眾普遍關注與需求，該門戶網站將涉及記載重大事件以及相關政策的檔案，諸如人口政策檔案與糧食生產檔案進行重新整合處理，形成清晰明了、簡單易懂的條目，以適應兒童、教師、普通民眾以及學術研究者等各類需求者的使用。

②總統檔案館門戶網站[3]。總統檔案館在線門戶通過深層次開發總統檔案，形成在線閱覽與獲取往屆總統的主要檔案信息、簽署公文電子材料、總統禮物網上展覽，以及音頻檔案如總統演說視頻等。

2.4.2 檔案開放管理。面向社會大眾開放公共檔案是公民享有的基本權利，韓國國家記錄院為保證此項公民權利，按照政策規定，將產生于公共機構或組織并保存期滿30年的檔案面向公眾開放。其中涉及的機密檔案，需每5年重新鑒定一次，直至解密為止，向社會開放。

2.4.3 檔案援助與咨詢服務。韓國國家記錄院為充分發揮所藏檔案的證據價值，滿足公眾相關的法律與民生需求，在首爾檔案信息中心與光州檔案信息中心開設檔案咨詢服務窗口。如首爾檔案信息中心提供咨詢服務的內容緊密圍繞民生，多涉及公民財產與身份證明。查閱人需親自填寫并提交《信息公開單》（???????），經工作人員確認后，可進入“直接讀取”區進行檔案的查閱，如有需要可進行復印及打印，并以韓元1000元為基礎收取費用。并附有嚴格的規定，不允許查閱人在指定區域內接聽電話，僅允許攜帶筆和本，不可將飲料帶入等。

另外，2007年11月，首爾檔案信息中心開啟特色服務，即向社會大眾提供免費的法律咨詢。通過向咨詢者提供與檔案本身相關的免費法律服務，如利用檔案進行法律訴訟等，以確立恢復相應法律關系，切實強化公民權益。通過接待中心或熱線進行預約，時間為每周一、四下午2：00～4：00，每人30分鐘。

筆者參觀時見到，在面積不大的首爾檔案信息中心接待室，前來咨詢、查閱檔案的公民絡繹不絕。這在一定程度上說明，該中心在服務公民與公開政府信息方面的工作取得了一定效果。

2.4.4 檔案展覽。韓國國家記錄院的官方網站[4]及上述的門戶網站中均有不同主題的網上展覽，公眾可以足不出戶就領略到檔案的風采。同時，民眾還可到國家記錄院本院、那啦檔案館、總統檔案館以及歷史檔案館進行參觀，如歷史檔案館的韓國歷史文化展廳（圖3）。該展廳以《朝鮮王朝實錄》為核心，以朝鮮王朝時期（1392年～1863年）為起點，將韓國歷史上朝鮮王朝時期、日治時期、朝韓分治等幾個重要時期通過圖文與3D技術串聯起來，為大眾開辟了一條由古代通往現代韓國的歷史長河。

圖3 韓國歷史文化展廳

韓國歷史文化展廳的設計處處體現以人為本、以服務為宗旨的理念，如圖4中所示的獨具匠心的陳列板。這些展板是可以自由抽取的，上面記載著朝鮮王朝時代的歷史故事，并按時間順序進行排列；充分發揮本國電視劇產業優勢，將歷史融入娛樂（圖5），推廣韓國歷史文化。還有一些細節設計，例如存放包裹服務較為周到，保證參觀過程更加輕松愉悅。

圖4 獨具匠心的陳列板

圖5 歷史與娛樂相結合

2.5 檔案文化推廣與國際合作。韓國國家記錄院倡導以檔案為基礎的韓國傳統文化推廣，將館藏的世界遺產制作成紀錄片，進行檔案文化普及。并開設以家庭、班級為單位面向中小學生的檔案文化體驗活動，如傳統手工制作、書法體驗等。在鍛煉中小學生動手動腦能力之余，從小培養孩子們的檔案意識，在快樂中收獲傳統文化知識。

此外，韓國國家記錄院注重走向世界，力圖將本國文化及檔案精髓展現給世界人民，并為國際檔案事業作出應有的貢獻。自1979年7月加入國際檔案理事會以來，在其中扮演著積極角色，與中國、俄羅斯、蒙古、越南、英國等國家的檔案機構展開一系列交流與合作。如1997年6月中韓簽訂《中韓檔案交換計劃》，為檔案管理工作人員的互訪和收集在中國的韓國檔案奠定了基礎，并伴隨檔案事業的新形勢與新需求，2001年7月與2004年7月兩次進行修訂。

3 結語

無論國家意識形態與社會制度的差異有多大，以公共服務為導向的檔案信息資源服務是今后檔案事業發展的共同趨勢。國際交流的最大益處就在于取長補短，我國應以此為參考審視我國檔案服務工作的發展現狀，創造性地吸收與借鑒。

另外，雖然韓國國家記錄院的服務非常周到，豪華的展廳、3D多功能體驗設備等巨大投入也體現出韓國政府對于本國歷史文化與檔案資源的重視程度與弘揚意識，但是其利用效度與廣度依然有待提高。據采訪，主動來到檔案館參觀的人并不是很多，包括很多大學生在內的青年群體對于此類相關信息并不知曉。實際上，在韓國國家記錄院的網站上非常清晰地提供了專門面向社會大眾開放的參觀機構名稱。由此可見，預期效果與實際反響仍存在一定距離，如何減少其中的誤差，將是韓國國家記錄院日后需要關注的問題，也是世界其他各國檔案館值得思考的問題。

參考文獻：

[1]韓國國家記錄院服務手冊[M].首爾：韓國國家記錄院.2012：6～7.

[2]韓國那啦檔案館門戶網站[2013-7-31]

http：//contents.archives.go.kr/next/content/viewMain.do.

[3]韓國總統檔案館門戶網站[2013-7-31]http：//www.pa.go.kr/.

[4]韓國國家記錄院網站[2013-7-31]http：//www.archives.go.kr/china/index.jsp.

（作者單位：山東大學歷史文化學院 來稿日期：2013-12-18）