企業數字檔案室建設困境與對策

李貴平

1 企業數字檔案室建設面臨的困境

企業數字檔案室建設是檔案信息化建設的重要環節，也是企業信息化進程中的重要環節。企業數字檔案室在建設過程中出現的問題及困境引起了企業檔案工作者的關注。

2004年，劉永玲、計媛媛在《數字化檔案室建設要點》一文中將檔案信息安全與防護、知識產權意識、技術過時問題、電子原件與紙質設計成品一致性、完整性保障等問題視為企業數字檔案室建設中亟待解決的“瓶頸”。茆榮珍2005年在《大學圖書情報學刊》中發表的《數字化檔案室建設論》一文中也持幾乎完全相同的看法。

隨著企業數字檔案室建設的推進，到2012年，畢葒在《數字化檔案室建設的實踐與探索》一文中將信息安全、電子文件掛接和數據備份列為企業數字檔案室建設面臨的重要問題。認為：“信息安全問題是數字化檔案室建設的重要問題，如果不引起重視，出了問題，會造成企業的重大損失，也會阻撓數字化檔案室的發展進程。”“電子文件掛接正確性問題是數字化檔案室建設的最基本問題”，并強調“數據備份是數字化檔案室建設的有效儲備”。同年，田芳在《數字化檔案室建設中的瓶頸》一文中則將“資金不足，設備落后；復合型人才缺乏；缺乏實用、有效的檔案數字化管理軟件；檔案著錄的質量不高”列為企業數字檔案室建設的“瓶頸”。

歸納起來，企業由于性質、規模、信息化基礎以及對信息化依賴程度的差異，面臨的問題與困境有相同之處，也有不同之處，更多的是不同之處。

2 企業數字檔案室建設的解決之道

企業數字檔案室建設面臨的問題不同，采取的措施與方法也各不相同。

例如，“首鋼”作為國有大型企業，其數字檔案室建設過程中則采用了主動出擊、加強宣傳、提高認識；制定基本原則、提供建設標準、開展應用培訓；開展試點、樹立典型、以點帶面、逐步推廣的策略。因為自“首鋼”從北京遷出后，“‘首鋼的產業布局、產品結構、產權結構等都已經發生了重大變化。各單位檔案工作水平參差不齊，數字檔案室建設不適合全面在‘首鋼鋪開。為此我們決定開展試點、樹立典型，以點帶面，逐步推廣數字檔案室建設。在數字檔案室建設方法步驟上劃定為準備階段、試點階段、實施階段、驗收階段，使建設單位準備充分、方法得當、操作科學”。

浙江舜宇集團采用的則是制定分步工作目標，制訂周密的工作計劃，營造良好的工作氛圍，搭建信息資源共享平臺，培養專業人才隊伍的數字檔案室建設策略。其核心是“三步走”計劃。一是根據國家方針、行業規定、通用規范，聯系相關法律規定，從管理、業務、技術三方面建立和制定各項制度，包括電子文件歸檔制度、檔案數字化規程、檔案安全保密制度等。二是按照滿足公司現實需要并適度超前的原則，做好服務器、終端、掃描儀等硬件設備和管理軟件的配置。三是開展檔案數字化工作，建立覆蓋集團公司各類常用檔案的目錄數據庫、重要檔案全文數據庫和多媒體數據庫；加強目錄數據庫、數字化檔案的備份工作，采取內外網物理隔離、數據加密，設置防火墻等多種防護措施，確保檔案信息的絕對安全。特別是搭建的信息資源共享平臺，“規劃設計檔案信息管理系統置于各應用系統的后端，與各應用系統實現無縫連接，保證檔案信息管理系統成為整個集團各應用系統信息流程的終點。同時，在企業檔案信息管理系統中搭建網上信息采集、歸檔、共享平臺，實現網上檔案信息資源有效整合和共建共享的功能”。

再如，舟山煙草系統在數字化檔案室建設中強調健全的檔案管理網絡和管理制度；加強投入，完善設施設備；加強人員培訓。另外，還有企業認為提高認識，落實資金；加強人才培養，打造一支高素質人才隊伍；選擇適宜檔案室的檔案管理軟件是解決數字化檔案室建設中瓶頸的有力措施。

3 結語

在推進企業數字檔案室建設過程中，一定要從企業的實際情況出發，依托企業信息化的基礎，以為企業服務為根本出發點，積極穩妥地推進企業數字檔案室建設。

（作者單位：中原油田檔案館采油院檔案室 來稿日期：2013-12-16）