會計電算化對會計內部控制的影響

班麗平 賈樹強

會計電算化是會計工作的發展趨勢，會計電算化的發展又給內部控制帶來了新的問題和挑戰，文章主要分析會計電算化對內部控制的影響，并以此為基礎探討關于電算化會計信息系統環境下的內部控制建設問題，以確保企業實行會計電算化后，系統能夠正常、安全、有效地運行

一、建立電算化會計信息系統的內部控制制度

會計電算化使原有手工會計核算方法下的內部會計控制制度失去作用，它對會計內部控制工作提出了更高的要求。為了保證電算化會計信息系統的正常進行，預防、發現和糾正系統所發生的錯誤、舞弊和故障，及時提供正確可靠地會計信息，這就要求我們建立一整套適合電算化會計信息系統的內部控制制度，以保證會計信息真實、準確、完整和安全。

組織控制。實現會計電算化后，會計部門的組織機構和崗位分工必須進行重新調整，會計數據的處理將集中在計算機操作部門，要重新設計會計信息系統各部門之間和部門內部各崗位之間的內部牽制制度。一是要進行部門之間的職責劃分控制，各部門之間的不相容職責應當盡可能分離，劃清各自的工作職責和業務處理范圍。 二是要進行部門相鄰的崗位分工控制，建立崗位責任制，明確職責，責任到人。 三是要建立并嚴格執行相應的人事管理制度，加強內部控制，對某些關鍵崗位要實行定期輪換制度。

特殊要求。要建立適應電算化會計信息系統的內部控制，應考慮到它對內部控制的特殊要求，主要體現在以下幾方面：

計算機的使用改變了企業會計核算的環境，計算機的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度；健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施；建立會計信息資料的備份制度，對重要的會計信息資料要實行多級備份；強化審計線索制，強化內部審計工作；建立進入網絡環境的權限制。

二、會計電算化對內部控制的影響

電算化會計特征。電算化會計系統是指對會計數據的收集，存儲，處理與報告使用會計信息的管理系統，該系統可分為三個不同層次機構，分別為不同管理服務。會計數據處理系統結構為操作層服務，會計管理信息系統結構為中層管理服務，會計決策支持系統結構，為高層服務，同事，會計管理信息系統又是企業管理信息系統的一個重要子系統，

人機交互作用的特征。會計電算化不僅具有核算的功能還具有治理和控制的功能，所以，他離不開人的交互作用， 是一個人機互動的“智能型”的管理系統。會計電算化是會計學進信息時代的發展，它是會計學、電子技術、財務管理學科互相交叉結合產生的管理技術，從某種意義上說，會計電算化是為了滿足現代企業制度的需要，應用現代科技與方法對傳統的會計進行改造和整合后產生的能適應信息化社會要求的新興應用技術。

內部控制制度發生了變化。會計電算化改變了原有的手工記賬會計組織體制，會計工作組織和會計崗位發生了變化。大中型企事業單位設置的會計部門由總會計師、財務數據準備組、系統操作維護組、財務管理組、會計管理檔案組和系統研發組等組成。其中，財務管理部門是電算化會計系統的核心部門，崗位劃分比原來更細，并提高了財務管理要求。所以在電算化會計條件下，必須構建內部牽制制度

內部控制的形式和財務重點發生了變化。實行會計電算化以后，使會計內部控制的形式發生了變化，一些傳統的內部控制形式已無存在的意義 。由于會計核算工作全部由計算機完成，整個處理過程分為數據錄入、處理和輸出三個環節，從錄入會計憑證到輸出會計報表輸出，可以一氣呵成。如果系統安全可靠，沒有非法操和計算機病毒的破壞，是不會出現賬賬、賬證不符、試算不平衡現象，該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//www.ems86.com總第577期2014年第45期-----轉載須注名來源所以數據控制的重點轉移到了數據錄入環節。同時，計算機的應用也給我們提供了先進的控制技術，使內部控制的許多方法和措施可以利用計算機程序進行控制。計算機控制比人工控制更嚴格、更可靠，它可以克服人工控制的隨意性。總之，在電算化會計條件下，會計內部控制方式已部分被計算機所取代。

三、建設會計電算化內部控制是會計發展的必然要求

手工記賬方式有較好的直觀性，各不相同的筆跡也可作為控制的手段。 會計數據直接記錄在紙上，而且在長期的工作實踐中已積累了大量的經驗和管理制度。實現會計電算化后，就迫使電算化會計信息系統必須建立嚴格的內部控制制度。

組織與管理控制。組織與管理控制是指通過部門的設置、人員的分工、崗位職責的制定、權限的劃分等形式進行的控制，其基本目標是建立恰當的組織機構和職責分工制度，以達到相互牽制、相互制約的目的。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括出納、會計核算、稽核、會計主管、會計檔案管理等工作崗位；其中較重要的崗位有系統管理和審核崗位。系統維護人員從技術上保證系統的正常運行。 對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞等，有效地限制和及時發現錯誤或違法行為。

系統日常操作管理控制。系統操作控制主要表現為操作員權限控制和操作規程控制兩個方面。操作權限控制是指每個崗位的人員只能按照所授予的權限對系統進行操作，不得超越權限操作其他系統。操作規程應明確職責、操作程序和注意事項，并形成一套電算化系統文件，規定交接班手續和登記運行日志；規定數據備份及機器的使用規范；規定軟盤專用以防病毒感染等等。

系統維護控制。系統的維護是指日常為保障系統正常運行而對系統硬軟件進行的安裝、修正、更新、擴展、備份等方面的工作。系統維護控制就是針對這些工作而實施的控制。硬件維護主要包括定期進行檢查并做好記錄；出現故障要及時進行故障分析并做好記錄。而軟件維護包括定期維護、適應性維護和完善性維護。在軟件修改、升級和硬件更換過程中，要保證實際會計數據的連續和安全，并由有關人員進行監督。

數據和程序控制。數據和程序控制主要是指對數據、程序的安全性進行控制。程序的安全與否直接影響著系統的運行，而數據的安全與否關系到財務信息的完整性和保密性。

總之，應用會計電算化，加強會計電算化的內部控制工作， 更好地利用會計電算化系統組織會計工作，提供準確，及時的會計信息，確保企業財產的安全，從而促進企業的發展，提高企業的經濟效益。但是任何計算機系統都不是無懈可擊的，企業應順應會計電算化的發展同時，應建立和完善企業的內部控制制度，從而提升整個電算化的科學管理水平。

（作者單位：1.錫林郭勒盟醫院；2. 中國農業銀行錫林郭勒分行）