提高辦公室文書處理質量和效率

龔沙

辦公室作為一個單位和部門的重要科室，擔負著上傳下達、綜合協調、內部管理、公文辦理、會務接待和后勤服務等重要職責。在實際工作中，辦公室又是領導的參謀和助手，是單位或部門的綜合信息中心，辦公室文書處理工作就顯得尤為重要，如何提高辦公室文書處理質量和效率談一些體會或思考。

一、提高辦公室文書處理質量和效率的基本條件

文書處理工作是辦公室的一項主要工作，辦公室文書處理的質量和效率直接影響全局工作的順利進行從辦公室的實際情況看，存在著工作頭緒多瑣碎性工作多，突發性工作多；規律性工作少。階段性工作少人員相對少。加之職責不明確，工作任務不明確，規章制度不明確，導致了工作中出現脫節。斷檔甚至延誤工作的現象，所以，我們經常講：辦公室工作沒有大小之分，也沒有輕重之別筆者認為，應制定相應措施，改進工作方法和效率一是明確崗位職責，實施五定做法在明確科室職責任務的基礎上，設置辦公室內部崗位，并實施五定，即：以職責定崗位以崗位定人員以人員定任務以任務定考核以考核定獎懲二是完善規章制度，實施制度管人。管理是手段，方法是途徑，制度是保證制訂一套適合本單位本部門行之有效的考勤制度考核制度獎懲制度責任追究制度文件收發和傳閱制度文件材料打印復印制度文書處理工作制度收集整理歸檔制度檔案資料查借閱制度等規章制度，確保各項工作的高效有序進行

二、構建正確辦公室文書工作的態度

作為服務性質的崗位，辦公室文書應樹立服務優先意識，在工作中把奉獻與敬業放在第一位。不僅要意識到服務有被動與主動之分，還要考慮到自身的崗位性質，肯定會因為工作處理不到位與崗位職責所在，受到領導或者同事的誤解。所以在工作中，辦公室文書要有豁達的心胸，要有遠見，心態要放正、放平淡然處事工作作風要過硬。才能真正達到對事不對，人負責敬業的工作目標。

由于辦公室文書日常工作狀態，就決定了整個辦公室的工作狀態與精神面貌。基于此作為辦公室文書，不僅要發揮出敬崗愛業，創新向上的精神風貌。還應在日常工作中保持工作黨的激情，積極向上，以提高整個辦公室的工作效率。對于自身所負責的工作要從嚴從細，認識到自身工作的任何一個細節都是關系到整個工作程度能否正確順利進行的因素。作為辦公室文書人員應強調自身的執行意識，保持隨叫隨到的工作狀態，對于可能發生的緊急情況要有隨時待命，立接立辦的責任意識。

對于辦公室文書而言學習是一項基本的素質也是一項應時時進行的工作內容。為了達到正確處理妥善處理領導所交待下來的各項工作任務。辦公室文書應利用工作機會，多溝通，多交流，多向前輩與身邊年長同事取經。多向領導學習，深入學習與認真領會各項工作的內涵與性質。工作實踐中應敢挑重擔，敢做大事。在各項工作中去鍛煉與發現自己的辦事潛能與提高自身素質。多從身邊人和事中去總結與歸納，多從自己不足與弱點中去發現和反思，多從實踐與學習中去領悟和學習。才能達到提高自身品德，提高自身思想境界，提高自身業務素質的目的。

考慮到辦公室文書這一崗位的特殊性與機要性。在實際工作中，接收郵件與收發公文的過程中經常會有涉密與受控性文件出現。此類文件只要求領導知道，作為辦公室文書，不僅要有嚴格的崗位操守還要有強烈的保密意識。身處領導左右，信息來源多，信息量大，辦公室文書應明白什么可以說，什么不能說，什么可以，做什么不能做。特別是對于辦公室的公章管理來說要嚴格遵照公章管理規定執行，對于使用公章的場合一律要求蓋章人簽字經辦人簽字，領導層最后審批后方可加蓋公章。

三、提高辦公室文書日常事務處理能力的方法

提高效率。 講程序，工作就沒有質量和效率辦公室工作性質瑣碎零雜，應首先從文書處理工作入手，狠抓工作程序的規范，建立和完善嚴格的收文程序和發文程序，嚴把文件的進出關。在收文程序上，應設置專人收文。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//www.ems86.com總第577期2014年第45期-----轉載須注名來源專人登記專人傳閱，并附傳閱卡蓋文書處理章送辦公室主任閱處送主要領導閱示送分管領導閱示送有關科室辦理，同時做好交辦登記催辦辦畢后交辦公室存檔，機要文件還要登記并按時清退等。在發文工作中，應堅持確有必要注重效用的原則，在發文程序上，應設置領導安排承辦科室起草辦公室登記編號附發文卡（辦公室主任分管領導主要領導簽字）確定密級領導簽發辦公室安排打印核定份數承辦科室校對附印審核蓋章裝訂存檔（附底稿）登記發文正式文件存檔三份，即：一份存檔一份做發文匯集一份做重要文件匯編，發文卡。附件轉發件均要存檔其次，在歸檔工作中，應根據本單位本部門的工作職責和性質，確定歸檔范圍，制定分類方案，整理及移交規定或具體辦法。在歸檔范圍上，對上級機關來文需要本單位貫徹執行的文件材料；對本單位本部門自身形成的文件材料；對同級單位或部門的來文，均要立卷歸檔。在搜集過程中，要堅持多多益善和齊全完整的原則，主要采取平時搜集主動搜集和重點搜集的辦法進行。在組卷工作中，應做到平時組卷和集中組卷相結合的方法，這樣既避免文件缺失，又能提高案卷的質量在整理過程中，需堅持維持原貌保持聯系實行五分原則（五分：即分級別分年度分問題分密級分保管期限）。在歸檔程序上，應采取裝訂分類排列編制檔號編制目錄和裝盒移交本單位檔案室等七個步驟辦公室還應建立收發文登記簿文書檔案登記簿查借閱登記簿利用效果登記簿文件材料移交清冊移交檔案登記簿收發文卡等整套簿表卡冊管理臺帳第三，增加設施，強化管理，提高效率。還需增加必要的設施設備，如：打印機。復印機傳真機照相機錄像機和掃描儀等

掌握工作技巧與工作要點。由于整個文書工作從接電話到會議安排，文件處理，資料歸檔，從接待來訪到完成領導與公司實時指令與要求。其工作中所面臨的事項瑣碎繁雜，為了辦好每一件事，保證不出錯，文書工作中的技巧就相當重要。而備忘本的重要性就體現出來了，把接到的事情都按列記錄在本子上，以輕重緩急來安排做事順序，對于重要的急事應優先處理，對于可以總結成一次性的工作應進行歸納與統一整理。避免頻繁打擾領導對于提前十幾天就發布的開會通知當場進行提醒，但同時應進行標注在臨近開會時再進行提醒以盡到自身的工作職責。另外對于工作中的小細節應實時落實，如打印機與復印機等小毛病，在開會做會議紀要時，應進行調整與修復，防止由于此類小問題而造成整個會議工作的成效大打折扣。細節決定成敗辦公室文書人員應樹立不出錯就是一種水平的崗位意識。

辦公室文書工作的核心內容就是為領導服務。辦公室工作的主要內容就應樹立以領導需要為中心，對于自身崗位職責要時刻與領導需求掛鉤。緊跟領導要求，對于各項工作中的細節與重點，要做到忙而不亂，多而不雜，不遺漏細節，不拖沓大事。對于各類辦公室文書日常事務要妥善處理，有所側重。

（作者單位：中國石油青海油田英東采油廠）