國企人事檔案管理的發展與完善

何靜

摘 要：本文從國企人事檔案管理的角度出發，運用檔案管理的相關理論，綜合分析了國企人事檔案管理發展過程中存在的問題，并提出相關的對策與建議。通過分析得出：國企人事檔案管理工作應該走信息化和動態管理的道路。

關鍵字：國企；人事檔案管理；完善

1 引言

進入21世紀，知識在經濟發展過程中越來越重要，整個社會已經進入知識時代、高新技術時代、全球一體化時代，人本管理的時代。在社會所有資源中，人力資源是知識時代首要資源，人力資源管理與企業人事檔案管理有直接的聯系。

國有企業不僅是社會主義公有制的主要表現形式，也是社會主義基本經濟制度的主要體現特征，它在中國特色社會主義事業中，對經濟、政治、文化等各個領域都發揮著不可替代的巨大作用，是中國社會長治久安的主要經濟基礎。

當前，有人認為：人事檔案管理工作在國企中所起的作用正漸漸的淡化，員工在工作崗位上與檔案之間的聯系也漸漸減弱。原因一：因為多數國企對于員工能力的評價不僅僅局限于人事檔案所記載的內容；原因二：人才的流動越來越快，越來越多的人成為“社會人”，注重工資福利的心理淡化，在這樣的情況下，檔案作用已經不這么明顯。本人認為這種看法有點片面性，人事檔案管理工作應該被國企重視，國有企業人事檔案記錄每一個員工的個人基本資料、社會關系以及業務能力等內容，與員工工資待遇、社會勞動保證等有直接的關系，此外人事檔案是國有企業人事部門和組織部門內部選聘員工的主要依據?？傊瑖衅髽I人力資源管理的水平受人事檔案管理的水平的影響，做好人事檔案管理是國有企業可持續健康發展的基本途徑。

基于此背景，本文針對國企人事檔案管理的現狀，如國企人員基數大，檔案管理工作負責化的同時，找出國企人事檔案管理過程中存在的問題，并根據存在問題，提出國企人事檔案管理發展對策與建議，希望通過本文的研究對于國企人事檔案管理工作有所幫助。

2 國企人事檔案管理存在問題分析

近年來，為了適應市場規律，國企積極進行了大范圍的改革，國企在管理方面取得了很大的進步，尤其是人事檔案管理工作取得的進步最大，但是進步的同時也存在一定的問題，具體問題如下：

2.1 檔案管理意識不強

當前，我國國企將過多的精力放在生產經營管理、企業形象的塑造等方面，很少關注企業的內部管理，特別是不太重視企業人事檔案管理工作。多數管理人員包括高層管理人數和人事檔案管理部門檔案管理意識不強，其原因在于他們認為人事檔案管理工作不會給企業帶來實際的收益，因此，不必花過多的時間和精力在人事檔案管理工作上。這種檔案管理意識直接制約了我國國企人事檔案管理工作的開展。

2.2 人事檔案管理制度不完善

當前，國企人事檔案管理制度不完善、不科學、不合理的問題日漸凸顯，很多國企人事檔案管理正處于人工和經驗管理階段，此狀況直接影響了人事檔案管理的效率，直接阻礙了國企人事檔案管理的發展，越來越不能滿足國企人事檔案管理工作的需要。

2.3 人事檔案管理的人員水平參差不齊

國企人事檔案管理的人員水平參差不齊，有研究生學歷的，有本科學歷的，也有專科以下學歷的，很多管理人員檔案管理知識匱乏，并且缺乏專業管理能力，這影響了管理工作的效率，此外人事檔案管理人員不能夠定期參加培訓，能力得不到提高，這也影響了國企人事檔案管理水平的提高。

2.4 人事檔案內容陳舊、簡單

當前，很多國企業的人事檔案材料里面只記錄了員工的姓名、年齡扥基本資料，這樣的檔案材料已經不適應新時代檔案管理的發展。并且檔案歷史材料很多，現有材料出現缺失現象，這種人事檔案無法為用人單位晉升和輪崗提供依據。反映員工工資、職務評聘、工作業績的材料卻沒有收集完整，這直接造成人事檔案的完整性。

當然，現階段國企的用人更加的靈活，勞務派遣、短期招聘的現象經常出現，國企常常會忽視這部分員工檔案材料的管理工作。

2.5 人事檔案管理仍停留在手工的傳統管理階段

20世紀90年代以后，計算機的迅速興起直接推動了信息技術的發展，全球進入了信息化革命時代。信息化水平可以作為衡量一個國家或者地區綜合實力的重要標志，其高低不僅僅影響企業的競爭力，還影響國家的競爭力，信息化水平高，會促進企業和國家的發展。

在信息化時代，國企人事檔案管理仍然停留在手工的傳統管理階段，管理工作跟不上時代的步伐，手工的傳統管理工作和信息化管理工作相比，效率低下，并且材料在保管過程中極容易損壞。在國企檔案轉遞過程中，紙質版的材料在傳遞過程中過程復雜，丟失現象時常發生，這種情況都不利于國企人事檔案的管理，信息化管理可以幫助國企在人事檔案管理過程中實現無紙化管理，效率很高。

3 國企人事檔案管理的改進和發展

3.1 加大宣傳力度，增強檔案管理意識

人事檔案管理工作不被重視的現象出現在很多國有企業，改變這種狀況，首先從思想上下手，讓管理者了解人事檔案管理的重要性，得到領導的重視和支持，加大對人事檔案管理的資金投入，改善人事檔案管理的硬件和軟件設施，讓其增強人事檔案管理意識。

3.2 國企應實現動態的人事檔案管理

國企在人事檔案管理應該實現動態性，檔案材料應該及時的更新和補充，此外員工在查閱自己人事檔案的時候應該注意查閱流程，不僅僅要為員工查閱檔案提供方便，還應該注意保密工作。此外，還應該將一些員工獲獎狀況加入檔案里面，以便人事部門和組織部門在內部選聘員工時候有依可循。

3.3 加強國企人事檔案管理人員的培訓

若實現國企人事檔案管理的信息化，需要高素質的檔案管理人才。人事檔案管理信息化、電子化的最終決定因素是人。鑒于國企人事檔案管理員工素質的參差不齊的情況，所以需要加強國企人事檔案管理人員的培訓工作。

國企人事檔案管理人員的培訓工作主要包括業務技能的培訓和基礎理論的培訓。檔案管理人員不僅僅要掌握檔案學的相關理論，還應該熟練掌握檔案管理的各種業務技能，包括檔案管理的方法、管理技巧、信息化檔案管理的操作等等。

3.4 國企人事檔案管理應實現信息化

手工的傳統人事檔案管理缺乏快速、高效的信息化管理的先進的理念。人事檔案管理的信息化已經成為人事檔案管理工作發展的必然趨勢。國企應該重視人事檔案管理的信息化，加大信息化建設滿足企業競爭和業務發展的需要，國企可以購買開發檔案管理的軟件，即人事檔案管理信息系統，此外還應該實現聯網，這樣企業之間就能夠通過網絡收集、追蹤管理檔案信息，信息化檔案管理可以提升國企人事檔案管理工作的效率。

4 總結

人事檔案管理工作是一項基礎性很強的工作，需要人事檔案管理人員付出勞動和耐心，隨著信息時代的來臨，國企人事檔案管理工作需要作出一定調整和變化，這要求國企人事檔案人員不斷的學習與實現才能做好這項工作。

綜述，人事檔案涉及每一個人的一生，不僅僅對個人非常重要，還對整個社會非常重要，國企人事檔案管理工作應該走信息化和動態管理的道路，這樣的管理模式才能促進國企人事檔案管理工作更好的發展。

參考文獻

[1] 龐波.淺談企業人事檔案管理的現狀及發展策略[J].科技致富向導，2011（21）

[2] 高玉霞.企業人事檔案管理存在的問題及創新[J].黑龍江史志，2010（05）

[3]黃丹妮.我國企業人事檔案管理研究[D].廣西民族大學，2007，4

[4]趙亞敏.基于開放和實用的人事檔案管理改革研究[D].山東大學，2007

[5]姜之茂.檔案人員崗位培訓教程[M].中國檔案出版社，2002.5

[6]朱玉媛.現代人事檔案管理[M].中國檔案出版社，2002.4endprint