中小企業運用科技信息手段實現固定資產動態化管理

李坤

加強信息化建設，實現信息化管理是中小企業的一項重要工作。固定資產信息化管理是信息化系統的一部分，是加強固定資產管理的一種有效手段，有助于企業整個信息化工作的發展。

一、當前中小企業固定資產信息化管理現狀

（一）固定資產信息化管理意識淡薄，管理粗放

對固定資產信息化管理重視程度不夠，沒有建立一套科學、系統、完整的維修與保養管理制度，對使用責任不明確、對損壞責任不追究，造成對固定資產重使用、輕維修、少保養，導致固定資產完好率下降。普遍存在重資金管理，輕實物資產管理；重購建過程管理，輕后續日常使用過程中的管理等現象，更談不上運用現代化固定資產信息管理系統管理固定資產。

（二）固定資產的信息化管理手段比較落后

目前，中小企業在規劃設計、人力資源、辦公自動化等各環節都應用了信息技術，但在實現固定資產管理信息化方面卻幾乎是一片空白，賬、卡、物的管理各自獨立，相互分離，沒有一套系統把他們有機地聯系在一起。對每一項資產的管理僅限僅從賬、卡上了解其購置時間、資產折舊、存放地點等基本內容。采用傳統的手工登記、粘貼紙質資產標簽、年終組織相關人員進行實物盤點的方式，不僅工作效率低，浪費了大量人力、物力，而且由于采用手工方式錄入數據，很容易產生錯誤，甚至賬實不符。

二、實現固定資產動態管理的必要性

中小企業的固定資產需要實行信息化管理。一方面，中小企業固定資產種類較多、占用和使用情況復雜；另一方面，中小企業的資產分散、增減變化方式較多，單位價值較高，在企業的運營成本中，設備費用、材料費用、維修費用占據了一定的比重。因此，需要中小企業實現固定資產信息化管理，全面提升中小企業的資產維護管理水平。

加強固定資產信息化管理，可實現固定資產動態跟蹤管理，有效對資源進行配置，提高資產的利用率，發揮固定資產的最大效益；能最大限度地杜絕管理漏洞，避免企業固定資產的流失，確保資產的安全完整；可實現動態化信息管理，節約管理時間，提高管理效率，加強資產管理的科學性；可實現資產數據信息共享，便于企業高層管理人員及時掌握企業的資產狀況，改善企業固定資產的結構。

三、如何加強中小企業固定資產信息化管理

要改善中小企業當前固定資產管理現狀，需在傳統管理方法的基礎上引進信息化管理手段，構建新型管理模式。

（一）引進信息化流程管理方式

對實物管理從項目立項開始跟蹤，到工程完工資產驗收止，將其立項依據、批復、付款、發票、驗收等資料完整地納入信息化管理系統，涵蓋采購、使用、捐贈、借用、歸還、轉移、調撥、維修、報廢、處置等整個生命周期，實現資產完整生命周期的動態跟蹤與管理。充分發揮資產固定資產管理系統借出超期、維修、資產報廢、易耗品庫存等預警提醒功能，及時對資產進行處置或維護，確保資產的安全、完整。

（二）引進圖片管理方式

將所屬固定資產實物形態的電子圖片引入固定資產管理系統，包括固定資產的相關輔助資料圖片，使管理者足不出戶就能清楚地了解實物資產有關信息和實物狀態，提高了資產管理效率。

（三）引進條形碼技術管理方式

以固定資產為核心，以條形碼為主線，在資產進入使用單位時即賦予唯一的“資產編碼”（條形碼），從資產產生的源頭開始控制，實現資產的源頭管理；條形碼技術輸入速度快、可靠性高、采集信息量大、靈活實用，是迄今為止最經濟、實用的一種自動識別技術。利用資產管理軟件系統中的條形碼管理功能模塊，自動生成固定資產唯一的條形碼身份信息標簽。

（四）引入實物資產條碼采集器管理方式

條碼采集器的引入能夠給盤點工作帶來極大的方便，盤點人員不必通過記錄資產編碼、核對卡片的方式進行盤點，只須通過專門的實物資產條碼采集器對固定資產上的條形碼識讀，卡內信息自動存儲在條碼采集器中，清查結束后，系統將清查結果自動匯總，并與相關財務數據核對，以方便各資產管理員根據清查結果尋找缺失物品。

（五）建立靈活的系統接口，搭建固定資產管理信息平臺

固定資產管理信息系統與財務核算、預算管理軟件、OA等系統接口后，系統為資產需求部門申請資產支出提供了平臺。系統采用工作流管理，當申請被提出后，信息會流轉到有關部門負責人或領導處，領導根據資產管理信息分析功能，以迅速做出決策，提高管理效率。

（六）完善制度，促進固定資產管理信息平臺高效運轉

進一步完善固定資產管理制度，規范資產的購置、調配、處置程序，確保固定資產安全、完整。一是，嚴格按預算管理、內部控制和業務流程進行添置固定資產，對較大型的基建項目，還需對其進行全過程跟蹤審計。二是，對固定資產內部調撥程序規范化，對每一項固定資產在 “戶籍”上做好記錄后，實物才能轉移。三是，對固定資產處置要科學、及時，閑置或利用率不高的資產要經過權威管理部門進行科學評估，本著“公開、公正、公平”的原則，合理處置這部分資產，杜絕暗箱操作，避免不廉現象發生。四是，對閑置固定資產、產權證書統一管理，重點監控。根據閑置原因及閑置狀況，有針對性地進行處置。

通過實現固定資產信息化管理，使固定資產實現"賬、卡、物"的聯動和一致，做到賬實動態時時相符、準確掌控固定資產動態使用情況，有效摒棄固定資產傳統管理模式下的不足，更好地滿足現代企業精細化管理的需要。endprint